Content

• Passos
• Mètode 1 de 2: converteix la llista
• Mètode 2 de 2: converteix la taula

Si heu de transferir una llista o taula de dades d'un document de Word a un full de càlcul d'Excel, no cal que copieu i enganxeu cada informació a la cel·la corresponent de la taula. Podeu importar fàcilment un document sencer al format Excel amb pocs clics si primer formateu el document de Word correctament.

Passos

Mètode 1 de 2: converteix la llista

1. 1 En primer lloc, heu d’entendre com l’aplicació transforma el document. Quan importeu un document a Excel, el programa determina quina informació es col·locarà en una cel·la independent de la taula amb determinats caràcters del text. En formatar les dades del document abans d’importar-les, podeu controlar l’aspecte de la taula final i minimitzar la necessitat de formatar el document manualment. Aquest mètode és convenient quan cal importar una llista gran d'un document de Word a un full de càlcul d'Excel.
   • Aquest mètode és especialment eficaç si importeu una llista de diversos elements amb el mateix format (llista d'adreces, números de telèfon, adreces de correu electrònic, etc.).
2. 2 Comproveu si el document no presenta errors de format. Abans d’iniciar el procés de conversió, assegureu-vos que tots els elements de la llista tinguin el mateix format. Si cal, corregiu possibles errors de puntuació o reordeneu els elements que no coincideixin amb la resta. Això assegurarà una correcta transferència de dades.
3. 3 Activeu la visualització dels caràcters de format del document de Word. Mostrar marques de format ocultes us ajuda a triar la millor manera de separar els elements de la llista.Per mostrar caràcters de format, feu clic al botó Mostra tots els caràcters de la pestanya Inici o premeu la drecera de teclat Ctrl+⇧ Canvi+*
   • La majoria de llistes tindran una marca de paràgraf al final de cada línia o una al final d’una línia i una en una línia en blanc entre els elements. Utilitzarà aquests caràcters per inserir caràcters que Excel utilitza per distribuir dades entre les cel·les de la taula.
4. 4 Elimineu les marques de paràgraf entre els elements per eliminar les línies en blanc. Excel utilitza línies en blanc entre els elements de la llista per identificar línies de dades individuals, però s’han d’eliminar perquè el procés de format sigui correcte. No us preocupeu, els afegirà de nou una mica més tard. Aquest mètode és adequat quan hi ha una marca de paràgraf al final d'un element de llista i una en una línia en blanc entre paràgrafs (dos per línia).
   • Fer clic a Ctrl+H per obrir la finestra Cerca i reemplaça.
   • Introduïu al quadre de cerca ^ p ^ p... Aquest és el codi de dos caràcters de paràgraf per línia. Si cada element de llista consta d'una línia contínua i no hi ha línies en blanc entre els elements, utilitzeu l'ordre ^ pàg.
   • Al quadre Substitueix, introduïu un caràcter de separació. Aquesta marca no s'ha de repetir en cap altre lloc d'aquest document. Per exemple, podeu utilitzar el signe ~.
   • Feu clic al botó Substitueix-ho tot. Notareu que tots els elements de la llista s’han fusionat, però no us preocupeu, perquè hi ha delimitadors als llocs adequats (després de cada element).
5. 5 Seleccioneu cada element en un quadre separat. Ara que els elements de la llista estan separats de manera que es mostrin en línies seqüencials, hem d’indicar quines dades es mostraran a cada camp. Per exemple, si la primera línia de cada element conté el nom, la segona conté l'adreça i la tercera conté la regió i el codi postal, podeu
   • Feu clic a Ctrl+H per obrir la finestra Cerca i reemplaça.
   • Traieu un dels caràcters ^ pàg al quadre Cerca.
   • Canvieu el caràcter del camp Substitueix per una coma ,.
   • Feu clic al botó Substitueix-ho tot. La resta de marques de paràgraf se substituiran per comes, que separaran cada línia en un camp separat.
6. 6 Substituïu els separadors per completar el procés de format. Quan seguiu els dos passos de cerca i substitució anteriors, la llista ja no sembla una llista. Tota la informació es presentarà en una línia contínua i els seus fragments estaran separats per comes. L'última operació de cerca i substitució tornarà les vostres dades a una vista de llista, amb els fragments individuals separats per comes.
   • Fer clic a Ctrl+H per obrir la finestra Cerca i reemplaça.
   • Al quadre Cerca, introduïu el caràcter ~ (o un altre personatge que heu seleccionat anteriorment).
   • Al quadre Substitueix, introduïu ^ pàg.
   • Feu clic al botó Substitueix-ho tot. Tots els elements de la vostra llista es dividiran en grups separats separats per comes.
7. 7 Deseu el document com un simple fitxer de text. Ara que el format s'ha completat, podeu desar el document com a fitxer de text. Això permetrà a Excel llegir i analitzar les dades i col·locar cada tros al camp adequat.
   • Aneu a la pestanya Fitxer i seleccioneu "Desa com a".
   • Obriu el menú desplegable "Fitxers de tipus" i seleccioneu "Text normal".
   • Introduïu un nom per al fitxer i feu clic al botó Desa.
   • Si apareix la finestra Converteix fitxer, feu clic a D'acord.
8. 8 Obriu el fitxer amb l'aplicació Excel. Ara que heu desat el fitxer com a text pla, podeu obrir-lo amb Excel.
   • Aneu a la pestanya Fitxer i seleccioneu Obre.
   • Obriu el menú desplegable Tots els fitxers d'Excel i seleccioneu Fitxers de text.
   • A la finestra de l’assistent de text (importació), feu clic a Següent>.
   • A la llista Delimitadors, seleccioneu Coma. A la finestra de previsualització, veureu com es dividiran els elements de la llista a la taula. Feu clic a Següent>.
   • Seleccioneu un format de dades per a cada columna i feu clic a Finalitza.

Mètode 2 de 2: converteix la taula

1. 1 Creeu una taula amb dades en un document de Word. Si teniu una llista de dades al document, podeu convertir-la a una taula de Word i copiar-la ràpidament a Excel. Si les vostres dades ja són en forma de taula, continueu amb el pas següent.
   • Seleccioneu tot el text que vulgueu formatar en una taula.
   • Aneu a la pestanya Insereix i feu clic al botó Taula.
   • Seleccioneu "Converteix a taula".
   • Al camp Nombre de columnes, especifiqueu el nombre de files del registre. Si els registres estan separats per línies en blanc, afegiu una línia al total.
   • Feu clic a D'acord.
2. 2 Comproveu el format de la taula. Word crearà una taula basada en la vostra configuració. Comproveu detingudament que totes les dades estiguin al seu lloc.
3. 3 Feu clic al petit botó "+" que apareix a l'extrem superior esquerre de la taula. Apareix quan passeu el ratolí per sobre de la taula. En fer clic sobre aquest botó, seleccionareu totes les dades de la taula.
4. 4 Feu clic a.Ctrl+Cper copiar les dades seleccionades... Això també es pot fer fent clic al botó "Copia" de la pestanya Inici.
5. 5 Obriu l'aplicació Excel. Un cop hàgiu copiat les dades seleccionades, podeu obrir Excel. Si voleu inserir dades en un full de càlcul d'Excel ja preparat, obriu-lo. Moveu el cursor per sobre de la cel·la on voleu enganxar la cel·la superior esquerra de la taula copiada.
6. 6 Feu clic a.Ctrl+Vper enganxar les dades copiades... Les cel·les de taula individuals del document de Word es col·loquen a les cel·les corresponents de la taula d'Excel.
7. 7 Dividiu les columnes restants. En funció del tipus de dades que importeu, és possible que hàgiu de fer ajustos de format addicionals. Per exemple, si importeu adreces, el nom de la ciutat, l'estat i el codi postal poden caure a la mateixa cel·la. Podeu fer que Excel els divideixi automàticament.
   • Seleccioneu tota la columna que vulgueu dividir fent clic a la seva capçalera
   • Aneu a la pestanya Dades i feu clic al botó Text per columnes.
   • Feu clic a Següent> i seleccioneu Coma al menú Caràcters separadors. En el cas del nostre exemple, el nom de la ciutat se separarà de l'abreviatura de l'àrea i del codi postal.
   • Feu clic a Finalitza per desar els canvis.
   • Seleccioneu la columna que també vulgueu separar i repetiu els mateixos passos amb "Espai" en lloc d'una coma com a separador. Això separarà l'abreviatura de l'àrea del codi postal.