Com ordenar els documents alfabèticament

Content

Passos
Mètode 1 de 2: Ordeneu alfabèticament
Mètode 2 de 2: indexació de documents
Consells
Advertiments

L’organització dels vostres documents impresos, tant per a motius laborals com personals, es pot fer sense molèsties ordenant-los alfabèticament. Aquesta organització de documents permetrà a vosaltres i a qualsevol altra persona trobar ràpidament la informació que necessiteu, així com garantir la protecció dels documents. Tot i això, no tot és tan senzill i hi ha diverses subtileses en l’ordenació alfabètica de documents, que ara us parlarem.

Passos

Mètode 1 de 2: Ordeneu alfabèticament

1 Organitzeu els documents alfabèticament en funció del seu títol. Utilitzeu l'anomenat índex alfabètic per a això.
2 Col·loqueu els documents en una o altra carpeta de lletres, en funció de la lletra amb què comencin. L'ordenació de documents que comencin per la mateixa lletra s'ha de basar en la segona lletra del nom. Si la segona lletra és la mateixa, llavors la tercera. O el quart. O cinquè. Aquí no hi ha desviacions d’aquest algorisme i no hi pot haver, però us recompensarà cent vegades: aquesta classificació esborrarà totes les taques blanques de la documentació.
3 Descriviu com heu ordenat els documents. Voleu que tothom que tingui accés als documents que heu demanat sàpiga com s’organitzen.
4 Col·loqueu els documents en un calaix o bé on s’haurien de guardar en ordre. Quan afegiu alguna cosa nova als documents, no us oblideu de l’alfabet!

Mètode 2 de 2: indexació de documents

1 Utilitzeu etiquetes amb lletres de l’alfabet. La indexació (és a dir, la signatura) de documents és la base dels fonaments bàsics de l’organització dels documents. En aquesta etapa, els documents es transferiran a les seccions i seccions adequades del vostre catàleg. En realitat, els noms de les seccions s’utilitzen per descriure el seu contingut i, a continuació, el nom de la secció també es converteix en el nom del document. Ordeneu alfabèticament les seccions seguint els consells següents.
2 Els noms propis es poden indexar en l’ordre següent: cognom, després nom, després patronímic o segon nom. La puntuació es pot ignorar.
- Si s’utilitzen prefixos, concateneu el prefix amb la part del nom que precedeix i poseu-lo primer. No cal puntuació.
- Es poden ignorar els guions i s’han de posar primer les parts del nom abans i després del guionet.
- Les abreviatures i les paraules d’una lletra s’indexen tal com són. Les inicials es divideixen en parts separades.
- Les posicions i els sufixos nominals s’enumeren en darrer lloc, amb la posició indicada primer, després el sufix.
3 Els documents relacionats amb les organitzacions es poden ordenar pel nom d’aquestes empreses. En aquest cas, cada paraula del nom de l'organització es considera un element separat. La comptabilitat es troba en el mateix ordre en què es presenten les paraules al títol.
- Les abreviatures i les paraules d’una lletra s’indexen tal com són. En aquest cas, les lletres s’han de separar per espais i considerar-les com a elements separats entre si.
- Els signes de puntuació en aquest cas s’ometen, les paraules abans i després dels signes de puntuació s’indiquen al primer element.
- Els números i els números s’escriuen en format de lletra i s’indexen de la mateixa manera que si fossin paraules originàriament. Es tornen a ometre els signes de puntuació. Els documents, el nom dels quals comença amb xifres romanes, es troben abans que els similars, el nom dels quals comença amb xifres àrabs, mentre que els números s’indiquen des del més petit fins al més gran. Només així podeu col·locar documents que comencin per paraules.
- Tots els caràcters s’escriuen amb paraules, tots els números associats directament amb un caràcter s’han d’especificar al primer element.
4 En primer lloc, els noms de les organitzacions governamentals s’indiquen amb el país i la regió de jurisdicció d’una organització concreta. El nom de l’organització s’indica a l’element següent i, al final, s’indiquen les paraules “gestió”, “oficina”, “representant” i similars.
5 En cas que els noms siguin els mateixos, utilitzeu l'adreça per catalogar documents. Utilitzeu l'ordre següent: nom> regió> ciutat> nom del carrer> número de casa.

Consells

Poseu sempre els vostres documents on els heu pres.
A l’hora d’indexar, és important, primer de tot, seguir les regles estàndard i només després - a les corporatives.
Desenvolupeu un sistema per indicar quan i per qui s’ha rebut el document.