Autora:
Monica Porter
Data De La Creació:
21 Març 2021
Data D’Actualització:
3 Juliol 2024
Content
Si voleu que algú patrocini l'esdeveniment o el treball que esteu fent, heu d'escriure una carta de patrocini oberta. La vostra carta no només ha de convèncer el vostre patrocinador que el que feu val la pena de la donació, sinó que també ha d’indicar clarament els beneficis que rebrà el donant. Una carta de patrocini raonable és el factor clau per decidir si podeu sol·licitar finançament o ser ignorat completament.
Passos
Primera part de 3: Preparació per a una subvenció
Definiu clarament els vostres objectius. Concretament, què voleu obtenir amb la vostra carta de patrocini? Què vols lluir? Quina activitat necessiteu finançar i per què és important? Abans d’escriure una carta de patrocini, heu de conèixer les respostes a les preguntes anteriors.
- Les obertures de patrocini han de ser clares i enfocades. Una carta oberta poc clara o no esteu segur de què necessiteu o per què no donarà bons resultats.
- Compreneu per què heu d’assolir el vostre objectiu. Una carta de patrocini té més possibilitats d’èxit si té un cert significat. Convenceu el vostre donant per què val la pena aportar el seu temps o diners. Per exemple, podeu explicar-los una història sobre com l’esdeveniment pot ajudar a una persona o a una comunitat.
Feu una llista de patrocinadors. Quin d’ells podrà donar suport al vostre esdeveniment? Potser un propietari d’empresa us ajudarà per un motiu personal. O potser hi haurà una organització sense ànim de lucre que doni suport a activitats similars. Qui ha patrocinat aquests esdeveniments? Cal aprendre amb molta cura.- Recordeu incloure persones o empreses que tinguin una relació personal amb vosaltres o els vostres companys de feina. Mai menystingueu les relacions personals.
- No oblideu les petites empreses. És probable que també estiguin encantats d’ajudar-los. Recordeu destacar on organitzareu l’esdeveniment. Les empreses locals sovint volen mantenir relacions amb la gent que hi és perquè això els proporciona molts avantatges.
- Si treballeu en equip, dividiu la llista de patrocinadors per igual per cada membre de l’equip per encarregar-vos de contactar-hi.
Assegureu-vos del que voleu. Hi ha moltes maneres diferents de patrocinar. Abans d’escriure una carta, heu d’estar segur del que voleu.- L’assistència en efectiu o la donació són possibles. El suport de regals significa que l'empresa regalarà productes, subministraments o, de vegades, proporcionarà serveis que es puguin utilitzar en l'esdeveniment en lloc de diners en efectiu.
- Potser esteu disposat a acceptar ajuda amb recursos humans en lloc de productes. Sigui quin sigui el propòsit, heu d’indicar el que voleu.
Assegureu-vos del que recomaneu. Normalment, les cartes de patrocini permetran als destinataris triar entre diferents nivells de finançament. Això permet que les petites empreses que no tinguin tant pressupost com les grans empreses hi puguin participar.- Decidiu els nivells de finançament.Heu d’esmentar clarament els diferents beneficis que es poden aconseguir amb cada nivell de finançament. Els que donin més haurien de rebre més a canvi.
- Anuncis publicitaris, anuncis públics sobre informació d’empreses o patrocinadors, logotips d’empreses que apareixen al vostre lloc web o en programes de publicitat són només alguns exemples dels avantatges que podeu oferir.
Definiu el nom de la persona que rebrà la carta. No inclogueu els destinataris en general, com ara "Als interessats". Sembla una mica superficial.
- Normalment, la persona que heu d’enviar serà el gerent de recursos humans o el director general d’operacions. Heu de trucar directament a l’empresa o informar-vos al lloc web per saber qui s’encarrega del patrocini. No ho endevineu! La carta de patrocini s’ha d’adreçar a les persones adequades per tenir èxit. Saber escriure el nom exacte, així com la posició de la persona que s’enviarà.
- També heu d’esbrinar si l’empresa o l’organització té una política filantròpica perquè no hagueu de perdre el temps i pugueu relacionar la vostra sol·licitud amb la seva política.
Part 2 de 3: Comprensió de l'estructura
Estudiem algunes de les obertures de patrocini. Podeu trobar fàcilment moltes formes de cartes de patrocini en línia. Alguns d’ells requereixen tarifes, però la majoria són gratuïts. Heu de llegir cartes que tinguin el format i el contingut adequats.
- Tanmateix, no dupliqueu cap carta de mostra. Heu de modificar la carta per fer-la menys rígida i més personal.
- Per exemple, si sabeu que el director general de l'empresa té una connexió personal amb els vostres objectius. Podeu personalitzar la vostra carta a aquesta persona. Tingueu en compte l’empresa o la persona que sol·liciteu i adapteu la carta a cada persona.
Trieu la redacció adequada. Això dependrà de qui sigui el destinatari. Tot i això, sempre heu de ser professionals i no fer servir expressions excessivament col·loquials.
- Escriviu per escrit amb el logotip i el nom de l’organització a punt. Això farà que la vostra sol·licitud sembli més professional. Si sol·liciteu autofinançament, podeu crear la vostra pròpia plantilla de carta professional amb el vostre nom imprès a la part superior.
- Si escriviu a una altra empresa o organització, escriviu el més formal possible. Si escriviu a un familiar o amic, podeu utilitzar un llenguatge més informal, però no sigueu massa col·loquial, ja que demostra que no respecteu el destinatari. Per tant, escriure un correu electrònic amb un estil informal sovint no produeix els resultats esperats en ambdós casos.
Si us plau, utilitzeu Plantilles estàndard de cartes comercials. Una carta de reclamació típica sol utilitzar la mateixa plantilla que les cartes comercials. Utilitzeu la plantilla adequada si no voleu que la vostra carta sembli poc professional.
- Comenceu la carta amb la data seguida del nom i l'adreça del patrocinador.
- A continuació, espaieu una línia i comenceu la salutació amb: Estimat (nom del destinatari) acompanyat d'una coma.
- Deixeu-ho curt. Idealment, la carta de patrocini hauria de tenir una pàgina aproximada. Sovint la gent no té prou temps per llegir-ne més. La majoria de donants només gastaran aproximadament "un minut" en la vostra carta. Per tant, no només heu d’escriure en resum, sinó també un contingut clar i clar.
- Envieu un correu per correu. L’ús del correu electrònic per sol·licitar patrocini sovint els fa sentir que realment no hi esteu prestant molta atenció.
Acabeu la carta amb un agraïment. Al final del missatge, heu d’agrair al destinatari la cura. Assegureu-vos de traçar una línia i de deixar prou espai perquè pugueu signar.
- Escriviu amb un aval professional, per exemple: Atentament, seguit del vostre nom, títol i signatura manuscrita.
- Adjunteu els documents necessaris. Probablement voldreu incloure els vostres fullets preimpresos amb la vostra carta de patrocini per proporcionar-vos detalls del vostre esdeveniment o empresa. Això augmentarà el nivell de confiança i farà que l’empresa se senti més còmoda donant-li suport.
- De la mateixa manera, si la vostra organització arriba al diari, podeu adjuntar-lo per donar suport al vostre treball.
Part 3 de 3: contingut complet
L'obertura ha d'estar ben preparada. Al principi de la carta, us hauríeu de presentar específicament a vosaltres mateixos, a la vostra empresa o al vostre esdeveniment. No sonis. El destinatari ha de conèixer el problema correcte des del principi.
- No suposeu que saben qui sou o què fa la vostra organització. Expliqueu-ho tot amb claredat. Comenceu amb informació sobre l’empresa (si es tracta d’una carta d’interès oberta) o informació personal (si és una carta de patrocini per a vosaltres mateixos). Per exemple, l'organització ABC és una organització sense ànim de lucre amb la finalitat ... etc.
- Destacar alguns assoliments ha demostrat que patrocinar el vostre treball no comportarà cap risc. Sigui clar i específic sobre com utilitzarà els diners.
- Al segon o primer paràgraf, heu d’indicar la vostra sol·licitud directament i explicar per què la necessiteu.
Descriu els avantatges. Per patrocinar-vos, una empresa o una persona necessita veure els avantatges que obtindrà d’ella. Així doncs, a la part central de la carta, ressalteu els beneficis per als benefactors.
- Per exemple, si el patrocinador cridarà l'atenció del públic a través de l'incident, expliqueu amb detall i detalls: L'esdeveniment es rodarà a la televisió? Quanta gent assistirà? Hi ha convidats VIPS? Si altres empreses de bona reputació o els seus competidors patrocinen el vostre esdeveniment, mencioneu-ho.
- Si us plau, seleccioneu el vostre patrocinador. Estaran satisfets si hi ha diferents opcions per adaptar-se a les seves necessitats i pressupost.
Convenceu-los amb les proves reals. Per exemple, algunes xifres específiques de visitants o estadístiques sobre el nombre de persones a qui poden arribar.
- I no oblideu els factors que poden despertar la seva empatia (per exemple, donar una història sobre una persona que obté ajuda si pot ser breu (en una frase o dues), això farà que molt commovedor.
- Expliqueu com podeu donar a conèixer el vostre donant mitjançant el seu patrocini. Potser tindran un espai gratuït per al vostre estand d’esdeveniments que valgui la pena el patrocini.
- Proporcioneu la informació necessària a l’acord de patrocini que han de decidir. No oblideu incloure la vostra informació de contacte. També podeu incloure la vostra adreça personal i sobres pre-estampats perquè puguin respondre més còmodament. No oblideu incloure la data en què heu de rebre una resposta.
- Pregunteu al patrocinador de quina manera voldrien ser promocionats. Per exemple, com apareixeran els seus noms o empreses o volen que es coneguin? Feu uns quants suggeriments, però no ho admiteu absolutament. Si us plau pregunteu!
Proporciona informació bàsica sobre el vostre esdeveniment. Haureu de proporcionar-los informació específica que beneficiï la vostra organització o persona.
- Per exemple, si escriviu una carta de donació a l'organisme benèfic, expliqueu la informació bàsica sobre l'organització benèfica, com quan es va fundar, qui és el líder, respon. i els premis i recompenses que ha rebut el fons.
- Demostreu-ho, no només paraules. No els expliqueu només que la vostra organització o esdeveniment és bona i que val la pena tenir-la en compte. Convenceu-los mitjançant proves concretes que demostrin el bé que té la vostra organització o esdeveniment i per què. Normalment, les proves concretes són més convincents.
Si us plau vingui al lloc. Només enviar una carta no és la millor manera de desenvolupar una relació. Tot i que una carta oberta per demanar patrocini no és una mala idea, anar en persona continua sent una manera més intel·ligent de comportar-se.
- Podeu trucar o en persona si no rebeu cap resposta en un termini de 10 dies. Tingueu en compte, però, que els executius de les empreses estan molt ocupats i això pot resultar frustrant.Per tant, haureu de concertar una cita o trucar amb antelació.
- Assegureu-vos de comunicar les vostres expectatives pel vostre projecte. Eviteu esmentar coses negatives. No els facis pensar que estàs suplicant o tractant d’atraure’ls a un afer arriscat.
- Si la resposta és "potser", no tingueu por de tornar-ho a provar. Simplement no vingueu a molestar-los de seguida ni massa, els farà incòmodes.
- Mai no confieu massa. No suposeu que programaran la vostra cita ni us patrocinaran. Agraïu-los la seva consideració.
- No oblideu agrair-los si us patrocinen.
Correcció. És possible que perdeu les possibilitats d’obtenir finançament si no reviseu amb atenció la carta oberta. Les lletres plenes d’errors ortogràfics o gramaticals semblen poc professionals. A més, per què algú voldria que el seu nom anés amb tanta falta de professionalitat?
- Comproveu la puntuació. Molta gent no sap utilitzar correctament les comes o els apòstrofs. Aquestes petites coses també tenen un paper molt important.
- Proveu una còpia de la vostra carta i llegiu-la una i altra vegada durant unes hores. De vegades, els vostres ulls estan tan familiaritzats amb el contingut en línia que és fàcil ignorar els errors bàsics quan llegiu a l'ordinador.
- Assegureu-vos d’enviar-lo en un sobre empresarial dedicat.
- Aquí teniu un exemple: publicitat
Adreça: _________ _________________ _________________
Benvolguts senyors i senyores: _______,
Fa poc em van convidar a participar a la ronda preliminar del concurs Miss Estats Units d'Amèrica. I a la ronda d’exàmens preliminars, tindré l’oportunitat de ser seleccionat com a representant de l’Estat per participar als Miss States of America.
Estaria molt agraït que em poguéssiu ajudar a patrocinar-me a la competició de Miss Colorado. El concurs comptarà amb uns 20-50 concursants. Aquest esdeveniment es televisarà en un canal local amb prop de 200.000 a 300.000 espectadors i els noms de tots els meus patrocinadors apareixeran durant la representació, així com al lloc web oficial de la competició.
Hi ha diferents nivells de finançament. Podeu triar una de les opcions següents per ajudar-me.
$ ____ - El vostre nom, informació i logotip
$ ____ - El vostre nom i informació
$ ____ - El vostre nom i logotip
$ ____ - El vostre nom
Si esteu interessats en aquest patrocini, responeu-me a ___________________.
Agraeixo sincerament.
Salutacions cordials,
(Signe)
Nom complet
Consells
- No doneu ordres. Pregunteu educadament.
- Busqueu-ne un persona de contacte principal en lloc de secretari o tercer.
- A menys que la vostra lletra sigui molt maca, escriviu. Això es veurà més professional.
- Imprimiu la carta en paper d'alta qualitat
- Les empreses solen rebre moltes ofertes de patrocini per a diferents esdeveniments, així que assegureu-vos de donar-los el motiu pel qual aquesta empresa és el patrocinador més adequat per a l’esdeveniment. la teva demanda.
- Incloeu un formulari de patrocini per emplenar l'empresa.
