Content

• Per trepitjar
• Part 1 de 3: Planificació d’un informe de treball
• Part 2 de 3: Redacció d’un informe de treball
• Part 3 de 3: Fer efectiu l'informe
• Consells
• Advertiments

Escriure un informe de treball pot ser impressionant, tot i que pot ser més fàcil del que es podria pensar. Normalment, s’utilitzen informes de treball per explicar el progrés d’un projecte de treball o per proporcionar conclusions i recomanacions sobre qüestions laborals. Per escriure fàcilment un informe de treball eficaç, comenceu per considerar el vostre objectiu, el vostre públic, la investigació i el missatge. A continuació, prepareu l'informe amb un format d'informe d'empresa estàndard. Finalment, podeu modificar l'informe perquè sigui efectiu.

Per trepitjar

Part 1 de 3: Planificació d’un informe de treball

1. Determineu l’objectiu i el tema de l’informe. Potser algú us ha demanat un informe. És probable que l’objectiu o el tema s’inclogui a la sol·licitud. Si no esteu segur de quin és l’objectiu o el tema, considereu el que esteu transmetent al vostre públic. També podeu demanar aclariments al vostre cap o supervisor.
   • Per exemple, l'objectiu podria ser analitzar un problema empresarial, explicar els resultats d'un projecte en el qual heu treballat o donar al vostre supervisor una visió general del progrés del vostre treball.
2. Determineu el to i el llenguatge adequats per al públic objectiu. Penseu en el que el públic objectiu ja sap, així com en l'argot que entendran. Quan escriviu un informe de treball, sovint podeu utilitzar un llenguatge i un llenguatge més professionals que quan escriviu per al públic en general.
   • Qui llegirà l'informe? Incloeu qualsevol persona del vostre públic que pugui utilitzar raonablement l'informe.
   • Si escriviu per a diferents tipus de lectors, incloeu tota la informació necessària perquè fins i tot el lector menys informat pugui entendre-la fàcilment. Tot i això, utilitzeu encapçalaments per a cada secció perquè els lectors informats puguin ometre la informació que no els sigui necessària. També podeu incloure seccions per a cada públic per satisfer les seves necessitats individuals.
3. Reuniu la vostra investigació i materials de suport, si s’escau. Incloeu els materials que heu utilitzat per treure conclusions o elaborar recomanacions. Us referireu a això mentre prepareu l'informe i és possible que hàgiu d'incloure'l als annexos de l'informe. Aquests són els tipus de coses que cal incloure a l’hora de preparar l’informe:
   • Dades financeres
   • Taules
   • Gràfics
   • Estadístiques
   • Enquestes
   • Qüestionaris
   • Converses amb experts, col·legues, clients, etc.
4. Consulteu el vostre progrés quan escriviu un informe de progrés. Un bon informe de progrés proporciona una visió general ràpida de la feina que heu fet, què faràs i si el projecte està en bon camí. El millor és pensar-ho com una resposta a les preguntes que la gent té sobre el vostre projecte. A continuació, s'indica què heu d'incloure al vostre informe:
   • Ha canviat el termini del projecte?
   • Quines tasques heu fet des de l'últim informe de progrés?
   • Quines tasques faràs a continuació?
   • Esteu en camí de completar el projecte a temps? Si no, per què?
   • Quins colls d'ampolla us heu trobat i com els solucioneu?
   • Heu après alguna cosa aquest mes?
5. Feu un esquema amb la informació que cal incloure al vostre informe. Anoteu les vostres idees en un esquema i utilitzeu-les com a ajut per a la redacció. Mentre feu això, desenvolupeu els titulars del vostre informe per ajudar-vos a organitzar què voleu dir. La visió general no ha de ser ordenada ni ben desenvolupada, perquè només és per al vostre ús.
   • En la majoria dels casos, haureu de començar l'informe explicant els resultats i les conclusions o recomanacions. A continuació, expliqueu com heu arribat a aquest punt i el vostre raonament, si s’escau.
   • Si esteu a punt de fer una conclusió o recomanació controvertida, expliqueu primer el procés i el raonament perquè el vostre públic objectiu pugui entendre per què se us ha acudit aquesta idea.

Part 2 de 3: Redacció d’un informe de treball

1. Utilitzeu una portada o una pàgina de títol. La pàgina de títol hauria d’incloure el nom de l’informe, seguit de la data (en una línia separada) en què l’heu enviat. En una tercera línia, indiqueu els noms de tots els autors. A continuació, escriviu el nom de la vostra organització a la quarta línia.
   • En alguns casos, també podeu incloure una carta de motivació que expliqui per què heu escrit l’informe, què implica i què creieu que hauríeu de fer a continuació. Això és més comú amb els informes que han trigat molt a preparar-se o requereixen una explicació addicional abans que el lector vegi l'informe mateix.
   • Amb un informe de progrés, indiqueu el nom, el nom del projecte, la data i el període d'informes a la pàgina de títol. Col·loqueu cada element en una línia independent. Podeu etiquetar cada línia amb "nom", "nom del projecte", "data" i "període d'informes", o simplement podeu enumerar la informació.
   • Pregunteu al vostre cap si hi ha recomanacions específiques per donar format al vostre informe de treball. Ell o ella és la millor font per preparar el vostre informe.
2. Proporcioneu un resum de la informació més important. Incloeu les vostres conclusions, justificacions i recomanacions. Això permet entendre els punts principals del vostre informe sense haver de llegir-lo íntegrament. No cal que escriviu explicacions detallades, però el lector hauria de poder entendre de què tracta l’informe. El resum hauria d’estar d’una a cinc pàgines.
   • No cal resumir l'informe complet. Centreu-vos només en les idees principals de l'informe, com ara les recomanacions o conclusions principals que presenteu.
   • Si esteu escrivint un informe de progrés, podeu ometre aquesta secció.
3. Incloeu una taula de continguts amb el contingut de l'informe. Indiqueu els encapçalaments de secció a la taula de continguts i els números de pàgina on comença aquesta secció. Això permet als lectors navegar fàcilment per l'informe per trobar la informació necessària.
   • Utilitzeu títols i encapçalaments per a cada secció perquè l'informe sigui fàcil de llegir.
   • Quan escriviu un informe de progrés, normalment no cal incloure una taula de continguts, tret que el vostre cap ho prefereixi. Tot i això, afegiu títols i capçaleres per a cada secció per facilitar la navegació per l’informe.
4. Escriu una introducció per donar una visió general de l'informe. Digueu al lector per què heu escrit aquest informe de treball. Resumeix el context que envolta l'informe i explica el teu objectiu. Indiqueu les preguntes que respondreu o el problema que resoldreu. Indiqueu el termini de l'informe i un pla d'acció amb el seu contingut.
   • La introducció no ha de ser llarga. Sigueu directes i específics perquè el lector entengui el context i el propòsit sense una llarga explicació.
   • Escriviu dos a quatre paràgrafs per a la introducció.
   • En un informe de progrés, la introducció no pot contenir més d’un o dos paràgrafs. Hauria de resumir el projecte i el que espereu aconseguir. També podeu indicar el que ja heu completat i què fareu a continuació.
5. Expliqueu els resultats o conclusions que presenteu. Proporcioneu una visió general bàsica de la investigació o avaluacions que heu realitzat en relació amb aquest projecte. A continuació, discutiu i interpreteu les vostres observacions i la seva relació amb el tema de l'informe.
   • En la majoria dels casos, aquesta secció conté un paràgraf introductori i una llista de les conclusions a què heu arribat.
   • Així és com sembla una conclusió: "1. La nostra població envelleix, cosa que comporta més riscos per a la salut dels nostres clients ".
   • Quan escriviu un informe de progrés, no teniu resultats ni conclusions a presentar. En lloc d’això, indiqueu els vostres assoliments o tasques completades a la secció següent a la vostra incorporació. També podeu escriure un paràgraf breu de 2 a 4 frases en aquesta secció. No obstant això, una llista sol ser suficient. Podeu incloure: "200 € recaptats per pagar la carpa del festival", "Contractat amb el pla del partit per gestionar la planificació del festival" i "enquestat 1.500 residents per recollir aportacions públiques".
6. Doneu-vos recomanacions per al futur. Les vostres recomanacions haurien d’explicar què passarà en el futur. Expliqueu què produiran les solucions i com es relacionen amb les vostres conclusions. Després d’escriure la vostra explicació, doneu les vostres recomanacions en forma de punts d’acció en una llista numerada. Enumereu les recomanacions de les més importants a les menys importants.
   • Per exemple, podeu escriure: "1. Entreneu a tots els empleats perquè realitzin RCP ".
   • Si esteu escrivint un informe de progrés, indiqueu les tasques o els objectius que voleu assolir en el proper període de treball. Per exemple, podeu llistar "Cerqueu proveïdors del festival", "Aproveu els dissenys del festival" i "Demaneu pòsters promocionals".
7. Comenteu el procés i el raonament que van conduir a les vostres conclusions. Expliqueu com vau tractar el tema, el problema o el problema. Reviseu les vostres observacions i expliqueu com condueixen a les vostres recomanacions. Separeu el debat en diferents seccions amb encapçalaments que indiquin al lector què hi ha en aquesta secció.
   • Això inclou una discussió més llarga sobre la investigació i les avaluacions.
   • Aquesta secció hauria de ser la més llarga del registre.
   • Si esteu escrivint un informe de progrés, podeu ometre aquesta secció. En el seu lloc, incloeu una secció sobre els obstacles que heu trobat mentre treballava al projecte i com els heu abordat. Es podria escriure: "Molts residents no van retornar l'enquesta perquè no era franqueig. En el futur, inclourem el correu prepagament a les nostres enquestes o permetrem als residents completar la seva enquesta digitalment ".
8. Enumereu totes les referències que heu utilitzat per preparar l'informe. Les referències poden incloure articles de revistes, articles de notícies, entrevistes, enquestes, qüestionaris, estadístiques i altra informació relacionada. Citeu aquestes referències al final de l'informe i etiqueteu la pàgina com a "Referències".
   • Si no s’especifica el contrari, utilitzeu el format APA per als informes empresarials.
   • Podeu ometre aquesta secció si esteu preparant un informe de progrés.
9. Proporcioneu fitxers adjunts de materials com enquestes, qüestionaris o correus electrònics. No tots els informes de treball necessiten fitxers adjunts. Tanmateix, podeu incloure-les si voleu proporcionar als lectors material a què heu fet referència o si voleu proporcionar informació addicional que els pugui ajudar a entendre millor el tema o les vostres observacions. Etiqueu cada fitxer adjunt amb una lletra diferent.
   • Per exemple: "Apèndix A", "Apèndix B" i "Apèndix C."
   • Si esteu escrivint un informe de progrés, no cal que inclogueu aquesta secció.
10. Tanqueu una breu conclusió juntament amb un resum de les vostres observacions o avenços. Potser no cal que feu cap conclusió, però escriure-la pot ser un bon resum dels vostres esforços. Conserveu la conclusió en tres o quatre frases que resumeixin la informació que heu presentat al vostre informe.
    • Podríeu escriure: "El projecte de planificació del festival artístic està en bon camí i es completarà amb antelació. Hem completat el 90% de les nostres activitats de planificació prèvia i ara estem canviant el focus cap a la compra de l’equip necessari. El projecte no té obstacles pendents, però progressivament anirem solucionant qualsevol obstacle futur ".

Part 3 de 3: Fer efectiu l'informe

1. Utilitzeu titulars clars per ajudar el vostre públic a navegar per l'informe. Creeu titulars directes i directament al punt. El lector ha de saber exactament què conté l'informe.
   • Els titulars podrien incloure introducció, tasques completades, objectius per al proper trimestre, obstacles i solucions i conclusió.
   • Feu coincidir els encapçalaments amb la informació de l'informe.
   • En un informe de progrés, és probable que els lectors siguin el vostre supervisor, l'equip o els clients.
2. Utilitzeu un llenguatge senzill i directe per comunicar les vostres idees. Un informe de treball no ha de contenir paraules difícils ni frases creatives. Només heu de fer arribar el vostre punt al lector. Expressa les teves idees amb les paraules més senzilles possibles i fins al punt.
   • Podríeu escriure: "Els ingressos augmenten un 50% durant el quart trimestre", en lloc de "Els ingressos augmenten un 50% per generar grans ingressos del quart trimestre".
3. Escriviu breument perquè l’informe sigui el més breu possible. L’escriptura redundant perd el vostre temps i el dels lectors. No sigueu superficials i aneu directament al negoci.
   • Tingueu en compte que alguns informes de treball poden ser força llargs, ja que poden contenir molta informació. Tot i això, la vostra redacció sempre ha de ser concisa.
   • Està bé escriure: "Les vendes han augmentat en l'últim trimestre després que la força de vendes hagi aplicat trucades en fred", en lloc de "Vam veure un augment exponencial dels ingressos en l'últim trimestre, ja que els nostres venedors amb talent i dedicació eren clients potencials trucant per demanar-los que comprin més productes ».
4. Expressa les teves idees en un llenguatge objectiu i no emocional. Seguiu els fets i deixeu que el lector tregui les seves pròpies conclusions sobre la base d’una visió objectiva del tema. Tot i que podeu fer recomanacions per a un problema, no intenteu evocar les emocions dels lectors per convèncer-los. Deixeu que el lector formi les seves pròpies idees i criteris basats en una visió objectiva dels fets.
   • En lloc d’escriure, "Els empleats desvinculats tenen una moral baixa, cosa que converteix l’oficina en una màquina sense ànima", podríeu escriure: "Els empleats amb una puntuació de productivitat inferior a la resta van informar que se sentien involucrats".
5. Eviteu l'argot, així com la paraula "jo" a la majoria d'informes. Pot ser apropiat utilitzar "jo" en un informe de progrés quan escriviu sobre un projecte en el qual esteu treballant sol. Si no, no utilitzeu la paraula "jo" ni cap altra argot al vostre informe de feina. Tot i això, està bé utilitzar "tu" quan dirigeixis una frase cap al lector previst.
   • Mantingueu el vostre idioma professional durant tot l'informe.
6. Reviseu l'informe per assegurar-vos que no conté errors. Les errades gramaticals i ortogràfiques minen la professionalitat del vostre informe de treball. És essencial que reviseu l'informe per assegurar-vos que no heu fet servir errors tipogràfics, redacció incorrecta ni paraules mal utilitzades. El millor és consultar l'informe almenys dues vegades.
   • Si és possible, demaneu a algú altre que revisi l'informe, ja que és difícil detectar els vostres propis errors.
   • Si ho permet, haureu de deixar l'informe durant almenys 24 hores abans de comprovar-lo.

Consells

• Després d’haver escrit el primer informe de treball, el podeu utilitzar com a plantilla per a futurs informes.
• Probablement ja tingueu una plantilla per als informes de treball al vostre lloc de treball. Poseu-vos en contacte amb el vostre supervisor per veure si podeu utilitzar una plantilla per al vostre informe.
• Si és possible, baseu el format de l'informe en un informe de treball existent de la vostra empresa o organització. Consulteu els fitxers a la vostra oficina o demaneu a un company o al vostre supervisor una còpia d’un informe existent.

Advertiments

• Si utilitzeu un informe existent com a exemple, no copieu la redacció que hi figura. Es tracta d’un plagi i és probable que comporti conseqüències professionals.