Content

• Passos
• Mètode 1 de 9: desenvolupar una agenda
• Mètode 2 de 9: enviar invitacions
• Mètode 3 de 9: prepareu la ubicació de la reunió
• Mètode 4 de 9: proporcioneu les eines necessàries per a la reunió
• Mètode 5 de 9: prepareu un qüestionari o qüestionari
• Mètode 6 de 9: envieu un recordatori de reunió
• Mètode 7 de 9: Comenceu a reunir-vos a la programació
• Mètode 8 de 9: ateniu-vos al tema de la reunió
• Mètode 9 de 9: responeu a tantes preguntes com sigui possible

Qualsevol persona que intervingui o organitzi una reunió es beneficiarà d’aquests consells. Les responsabilitats de l’organitzador inclouen convidar participants i proporcionar-los tot el que necessiten per treballar de la manera més eficient possible.L’amfitrió també és responsable del transcurs de la reunió. Ha d’assegurar la màxima concentració en el tema de la reunió, evitant que els participants es facin personals i debati sobre les regles de la reunió. Aquest material facilitarà l’organització i el funcionament de la reunió perquè sigui un èxit.

Passos

Mètode 1 de 9: desenvolupar una agenda

1. 1 Especifiqueu els horaris d’inici i finalització de la reunió i els terminis de discussió de cada tema. Els participants a la reunió ho prendran com una cortesia per part vostra.
2. 2 Pregunteu a la gent de la vostra organització o a la persona que convoca la reunió quins temes cal incloure a l’agenda i també demaneu una breu descripció de cada número.

Mètode 2 de 9: enviar invitacions

1. 1 La millor manera d’enviar invitacions és per correu electrònic, sobretot si els vostres empleats tenen un programa que combina les funcions de correu electrònic amb un calendari i recordatoris.
2. 2 Especifiqueu un termini per reservar places. Això us permetrà preparar la quantitat de recursos necessària perquè no interrompeu la reunió per preparar els materials que falten.

Mètode 3 de 9: prepareu la ubicació de la reunió

1. 1 Per a una reunió fluida, heu de preparar adequadament la sala. Quan llogueu un espai que s’utilitza sovint per a reunions (per exemple, en una habitació d’hotel o en un servei dedicat), podeu comptar amb el personal local per tenir coneixements i familiaritzar-se amb els matisos de preparació de l’espai.
   • Col·locació de la conferència: les cadires estan alineades de manera que el professor estigui al centre de l'atenció. Aquesta ubicació és especialment eficaç si el propòsit principal és comunicar alguna informació.
   • Disposició teatral: hi ha instal·lat un presidi a la part davantera de la sala (una taula on seuen els altaveus i els experts). La disposició de les cadires dels altres participants s’assembla a una sala de conferències.
   • Disseny escolar: les taules es col·loquen davant de les fileres de cadires per permetre que els participants de la reunió prenguin notes mentre parlen. El focus es posa en l’altaveu.
   • Taula rodona. Trieu aquest acord si els participants han d’actuar com a equips separats i estimular l’intercanvi d’idees entre grups o participants individuals.
   • Configureu una taula en forma d’U. És un estil de sala de juntes que permet als participants veure’s i interactuar segons sigui necessari.
   • Si teniu previst una reunió oberta que impliqui comunicació amb el públic, col·loqueu les cadires en cercle amb l’altaveu al centre.

Mètode 4 de 9: proporcioneu les eines necessàries per a la reunió

1. 1 Una preparació completa de la reunió inclou un conjunt de bolígrafs, quaderns, ajudes per al treball, fullets i qualsevol altra cosa que pugueu necessitar durant la reunió.
2. 2 Deixeu espai per a preguntes. Pot ser un pòster o un tauler on els participants poden escriure les seves preguntes o adjuntar-les mitjançant adhesius de paper adhesius. Els participants de la reunió sabran que en un moment determinat rebran una resposta a les seves preguntes i la reunió es desenvoluparà de manera més fluida.
3. 3 Prepareu begudes i aperitius per als participants de la reunió. Per a reunions curtes, n’hi ha prou amb posar ampolles d’aigua i un bol de dolços a cada taula.

Mètode 5 de 9: prepareu un qüestionari o qüestionari

1. 1 Els participants a la reunió poden avaluar-ne la qualitat immediatament després de la reunió o omplir un qüestionari i enviar-lo per correu electrònic en 1-2 dies.
2. 2 Els fulls d’avaluació i els qüestionaris permeten determinar com la reunió va ser percebuda pels seus participants.

Mètode 6 de 9: envieu un recordatori de reunió

1. 1 Els recordatoris s’envien l’últim dia d’inscripció dels participants o 1-2 dies abans.
2. 2 Demaneu que informeu si algú ha canviat de pla i es veu obligat a retirar-se de la participació.

Mètode 7 de 9: Comenceu a reunir-vos a la programació

1. 1 Els que arriben tard a una reunió són capaços de "posar-se al dia", però fer esperar als altres es considera descortés.
2. 2 Al començament de la reunió, feu anuncis organitzatius, inclosos els horaris de descans i de dinar, llocs de lavabo i on i com els participants a la reunió poden fer preguntes.

Mètode 8 de 9: ateniu-vos al tema de la reunió

1. 1 L'organitzador de la reunió ha de guiar els participants cap al tema de la reunió. El fet de permetre’ls sortir sobre temes relacionats comporta un risc d’alterar el vostre horari laboral.
2. 2 Seguiu les pauses i els horaris de dinar designats.

Mètode 9 de 9: responeu a tantes preguntes com sigui possible

1. 1 Recolliu preguntes dels participants de la reunió. Dediqueu prou temps perquè les respostes satisfacin l’interès de tanta gent com sigui possible.
2. 2 Després de la reunió, mantingueu-vos a l’abast perquè els participants de la reunió que tinguin vergonya de parlar davant d’altres persones o que tinguin problemes específics que requereixin un debat cara a cara us acostin.
3. 3 Recordeu als participants de la reunió que completin el qüestionari o la llista de comprovació i agraïu-los que assistissin a la reunió.