Content

• Passos
• Consells
• Advertiment

Necessiteu escriure una carta de treball professional i educada? La majoria dels missatges de treball tenen un format preformat i són fàcils de copiar, només cal canviar el contingut del missatge. El correu comercial sempre ha d’incloure la data, la informació sobre el remitent, el destinatari i alguns paràgrafs al cos del missatge. Si voleu escriure una imatge, seguiu els passos següents i corregiu els punts necessaris perquè coincideixin amb els estàndards de la vostra empresa.

Passos

Part 1 de 4: Missatge d'obertura

1. 

   Comprendre el format. Independentment de quina sigui la vostra carta, hi ha algunes normes per a l’aparició de la carta que heu de seguir. Les cartes comercials s’han d’escriure i escriure amb una font popular com Arial o Times New Roman. Heu de ressaltar els paràgrafs dels missatges manualment. Això vol dir que comenceu un paràgraf nou escrivint la tecla "retorn" dues vegades. No utilitzeu l'ordre sagnat per ressaltar els paràgrafs.
   • Deixeu el marge uns 2 cm a totes les vores.
   • El correu electrònic també s’hauria d’escriure amb fonts populars. No utilitzeu tipus de lletra que imitin l’escriptura a mà ni que siguin vistosos, excepte el blanc i negre al correu de treball.

2. 

   
   
   Trieu el tipus de paper correcte. La carta de treball s’ha d’imprimir en mida de paper de 22 cm x 28 cm (mida “mida de lletra”). Si no sou als Estats Units, podeu utilitzar paper de mida A4. Alguns contractes llargs es poden imprimir en paper de 22 cm x 36 cm ("mida legal").
   • Si imprimiu per correu, hauríeu d’imprimir-lo al capçal de l’empresa. Això dóna a la carta un aspecte més professional i també proporciona el logotip i la informació de contacte de la vostra empresa.

3. 

   
   
   Proporcioneu informació sobre la vostra empresa. Proporcioneu el nom i l'adreça de l'empresa, en què cada part de l'adreça està escrita en una línia diferent. Si sou propietari o treballeu com a autònom, substituïu el nom de l'empresa pel vostre propi nom o escriviu el vostre nom a sobre del nom de l'empresa.
   • Si la vostra empresa té un capçal de carta dissenyat prèviament, podeu utilitzar-lo en lloc d'escriure el nom i l'adreça de l'empresa.
   • Si escriviu l'adreça vosaltres mateixos, hauríeu d'alinear a la dreta o a l'esquerra a la part superior de la pàgina, en funció de les preferències de la vostra empresa i de vosaltres.
   • Si envieu correu internacionalment, escriviu el nom del país amb majúscules.

4. 

   
   
   Afegiu la data. L’escriptura completa és l’opció més professional. Per exemple, podeu escriure "1 d'abril de 2012" o "1 d'abril de 2012". La data s'ha de deixar justificada, unes línies a sota de l'adreça del remitent.
   • Si la vostra carta està escrita en pocs dies, deixeu la data en què la completeu.

5. 

   Proporcioneu informació del destinatari. Escriviu el nom complet, el títol (si n’hi ha), el nom de l’empresa i l’adreça postal del destinatari i dividiu aquesta informació en línies separades. Si cal, afegiu un número de referència. La informació del destinatari s'ha de deixar justificada per unes línies per sota de la data.
   • El millor és enviar una carta a una persona identificada. D'aquesta manera, la persona a qui envieu el missatge pot respondre-hi. Si no sabeu el nom de la persona a qui haureu d'enviar per correu electrònic, comproveu-ne una mica. Podeu trucar a la seva empresa per demanar el nom i el títol exactes de la persona.

6. 

   Trieu una salutació. Una salutació és un punt de respecte per al destinatari del missatge i la salutació que es faci servir depèn de si coneixeu la persona a qui envieu el missatge, de la vostra coneixement i de la solemnitat de la carta. . Podeu tenir en compte les opcions següents:
   • "A qui pot preocupar" (Per als implicats) només quan No sabeu a qui, especialment a qui voleu enviar el missatge.
   • Si no coneixeu el destinatari del vostre correu, començar amb "Benvolgut senyor / senyora" (Benvolgut senyor / senyora) és una opció segura.
   • També podeu utilitzar el títol i el nom del destinatari, per exemple "Benvolgut Dr. Smith" (Benvolgut professor Smith).
   • Si coneixeu bé el destinatari del correu i teniu una estreta relació amb ells, podeu trucar-los pel seu nom, com ara "Estimada Susan".
   • Si no esteu segur del gènere del destinatari del missatge, simplement escriviu el nom complet, per exemple, "Estimat Kris Smith" (Hola Kris Smith).
   • No oblideu escriure una coma després de la felicitació o bé dos punts després de "A qui pot preocupar".
   publicitat

Part 2 de 4: Redacció del contingut del missatge

1. 

   Directament al problema. El temps és diners, com diu la màxima, la majoria dels empresaris odien perdre el temps. Per tant, el contingut de la carta s’ha de presentar de forma breu i professional. Escriviu una carta on el destinatari pugui llegir-la ràpidament si es posa directament al punt i resumeix la vostra opinió al primer paràgraf. Per exemple, sempre podeu començar amb "Us escric sobre ..." (li escric sobre ...) i començar des d'allà.
   • No utilitzeu llenguatges amb textura, grans cops o frases llargues i rodones; hauríeu de comunicar el que heu de dir de la manera més concisa i clara possible.
   • Expressa-ho de manera convincent. Sembla que la major part del propòsit d’escriure una carta és convèncer el lector de fer alguna cosa: canviar d’opinió, corregir un error, enviar diners o fer alguna acció. Intenteu convèncer el destinatari del missatge perquè faci el que vulgueu.

2. 

   Utilitzeu el pronom de persona. Idealment, hauríeu d’utilitzar els pronoms de persona "jo" (jo), "nosaltres" (nosaltres) i "vosaltres" (vosaltres) a la vostra carta. Descriviu-lo com a "jo" (jo) i truqueu al lector "vosaltres" (amic / avi / àvia / germà / germana).
   • Tingueu en compte si escriviu en nom d'una organització. Si proporcioneu les perspectives de creixement de la vostra empresa, hauríeu d'utilitzar "nosaltres" (nosaltres) per fer saber als lectors que parleu en nom de l'empresa. Si escriviu sobre la vostra opinió personal, utilitzeu "jo" (jo).

3. 

   
   
   Escriviu de manera clara, concisa i concisa. Feu saber als vostres lectors exactament el que voleu dir. Els lectors només respondran ràpidament al vostre missatge si el contingut del missatge és clar. En particular, si voleu que els lectors concloguin o actuïn en resposta a la vostra carta, digueu-los-ho. Expliqueu la vostra tesi de la manera més breu possible.

4. 

   
   
   Utilitzeu frases actives. Quan descriviu una situació o feu una sol·licitud, feu servir actiu en lloc de passiu. Les frases passives poden fer que la vostra carta sigui fosca o no especifiqui la persona implicada. A més, la frase activa és més simplificada i senzilla. Per exemple:
   • Oració passiva: les ulleres de sol no es dissenyen ni fabriquen en funció de la seva durabilitat.
   • Declaració proactiva: la vostra empresa dissenya i fabrica ulleres de sol sense tenir en compte la seva durabilitat.

5. 

   
   
   Sigues adequadament obert de ment. Les cartes són escrites per éssers humans i s’adrecen als humans, per tant, eviteu les lletres rígides si és possible. No es pot establir una nova relació amb una carta no personal i amb manca d’obertura. Tanmateix, eviteu utilitzar llenguatges col·loquials o paraules d'argot com ara "saps" (ja saps), "vull dir" (vull dir) o "vull" (vull fer - abreviatura de "vull") gran '). Mantingueu el to seriós, però amable i entusiasta.
   • Si coneixeu bé el destinatari, hauríeu de tenir-los una bona línia de desitjos.
   • Utilitzeu el vostre propi criteri a l’hora de decidir fins a quin punt us heu d’expressar. De vegades, una mica d'humor us pot ajudar a aconseguir un acord amb èxit, però aneu amb compte a l'hora de provocar-lo, pot ser un error.

6. 

   Cortès i cortès. Fins i tot si escriviu una carta per queixar-vos o expressar inquietuds, encara podeu ser educat. Poseu-vos a la pell del receptor i penseu en les idees que tingueu, d’una manera assenyada perquè els lectors vegin que sempre esteu entusiasmat i disposat a ajudar-vos.
   • Per exemple, podeu fer una dura queixa com aquesta: "Crec que les vostres ulleres de sol són dolentes i no les tornaré a comprar mai més". No obstant això, podeu escriure d'una manera més cortesana: Estic decebut amb el producte d’ulleres de sol de la vostra empresa i tinc previst comprar ulleres en altres llocs del futur.

7. 

   Utilitzeu la plantilla de capçalera "segona pàgina" per obtenir pàgines addicionals. La majoria de cartes comercials han de ser curtes en una pàgina. Però si el problema del qual parleu és més llarg, com ara un contracte o un problema legal, és possible que necessiteu unes quantes pàgines més. Utilitzeu la plantilla de capçalera de "segona pàgina", que sol tenir una adreça abreujada i el mateix tipus de paper que el capçal de la primera pàgina.
   • Numeració de pàgines a la part superior de la pàgina amb la segona i les següents. També podeu afegir noms i dates de destinataris.

8. 

   Resum de contingut. Al paràgraf final, resumeix els punts principals i indica clarament els passos del teu pla d’acció o què pots esperar del destinatari del missatge. Tingueu en compte que el destinatari pot contactar amb vosaltres per preguntar-vos o parlar, agraïu-los l'interès per la carta i el vostre problema. publicitat

Part 3 de 4: Cartes finals

1. 

   Trieu l’oració final. La frase final, com una salutació, mostra respecte al destinatari de la carta i el grau de solemnitat de la carta. "El vostre sincerament" o "Sincerament" sol ser una opció segura; Podeu considerar altres opcions com "Cordialment", "Respectuosament" (Salutacions cordials), "Salutacions" i "Atentament" (Atentament). També podeu triar un final una mica menys formal però professional, com ara "Tots els millors", "Els millors desitjos" (Els millors desitjos) , "Salutacions cordials" i "Gràcies" i "Gràcies". Utilitzeu comes després de la frase.

2. 

   Signe. Deixeu en blanc unes quatre línies i signeu-la. Firmeu la vostra signatura després d'imprimir la carta o, si l'envieu per correu electrònic, escanegeu la imatge de la signatura i enganxeu-la en aquesta part del missatge. Heu de triar tinta blava o negra per a la signatura.
   • Si signeu una carta per algú, escriviu "pp:" davant de la vostra signatura. "Pp" significa "per procurationem" (com "per agència" o "en nom de").

3. 

   Escriviu el vostre nom i la vostra informació de contacte. Sota la vostra signatura, escriviu el vostre nom complet, títol, número de telèfon, adreça de correu electrònic i els possibles mètodes de contacte. Cada informació s’escriu en una línia separada.

4. 

   Afegiu l’abreviatura del mecanògraf. Si algú que no fos tu va escriure la carta, hauries d'incloure les inicials d'aquesta persona a la signatura. De vegades, s'incloïa l'abreviatura de la persona que va escriure la carta. Per tant, és important distingir entre la persona que va escriure la carta i qui la va escriure.
   • Per exemple, si només afegiu les inicials del mecanògraf, escriviu-les en minúscules: mj
   • Si afegiu les inicials de l'escriptor, escriviu-les en majúscules i les inicials del mecanògraf en minúscula: RW: mj. També podeu utilitzar una barra inclinada entre les dues abreviatures: RW / mj.

5. 

   Tingueu en compte els documents adjunts. Si adjunteu un document perquè el destinatari el vegi, anoteu-lo unes quantes línies a sota de la vostra informació de contacte, anotant el número i el tipus del document. Per exemple, podeu escriure: "Recintes (2): currículum, fulletó" ("Adjunt (2): currículum, fulletó").
   • També podeu abreujar "Tancaments" com a "Tancaments". o "Enc.".

6. 

   Afegiu destinataris. Si envieu una còpia de la carta a una altra persona, haureu d'incloure el nom d'aquesta a la carta. Podeu fer anotacions escrivint "cc:" a la línia "Tancaments", "cc" significa "còpia de cortesia", amb el nom i el títol de la persona ("cc" per a "Còpia" (còpia) quan s'escriu una carta en paper carbó).
   • Per exemple, escriviu: "cc: Mary Smith, vicepresidenta de màrqueting" ("Benvolgut: Mary Smith, subdirectora de màrqueting").
   • Si voleu afegir un altre destinatari, escriviu el nom d'una segona persona directament a sota del nom de la primera persona i no necessiteu "cc:".
   publicitat

Part 4 de 4: Fet

1. 

   Editeu el missatge. L’aspecte és l’element clau per a un escriptor professional. Segurament, el lector veurà fàcilment que sou competent i responsable corregint els defectes més petits de la carta. Podeu executar l'ordre ortogràfic per comprovar l'ortografia de la paraula, però també podeu comprovar-ho llegint atentament la carta abans d'enviar-la.
   • Em pregunto si la carta era clara i concisa. Hi ha un paràgraf amb més de tres o quatre frases de longitud? Si és així, podeu eliminar paràgrafs innecessaris.
   • Si la carta és realment important, podeu demanar-li a un amic o company que la comprovi ràpidament. De vegades, només trigar uns segons a llegir-lo us pot ajudar a detectar errors o un ús maldestre de paraules que potser no hauríeu vist.

2. 

   No grabeu el correu. Si el missatge té moltes pàgines, eviteu grapar-lo. Si voleu assegurar-vos que les pàgines estiguin alineades correctament, utilitzeu el clip a la part superior esquerra.

3. 

   Correu electrònic. Si envieu un correu electrònic, utilitzeu un sobre empresarial. Si hi ha disponible un sobre amb el logotip de la vostra empresa, utilitzeu-lo. Imprimiu clarament l'adreça de retorn i l'adreça del destinatari. Plegueu la carta en tres parts, de manera que quan el destinatari obri el missatge, la primera part del missatge es plega a la part superior i, a continuació, s’obre al plec inferior. Assegureu-vos que teniu prou segells i envieu-los.
   • Si creieu que l'adreça escrita a mà està manchada i no coincideix amb el vostre estil professional, escriviu l'adreça en paraula, poseu el sobre a la impressora i imprimiu l'adreça al sobre.
   • Si la carta és extremadament important i / o urgent, l’haureu d’enviar per missatgeria.
   • Si voleu enviar el missatge per correu electrònic, convertiu-lo a format HTML o deseu el missatge com a PDF per mantenir el format. No obstant això, el correu en paper és millor.
   publicitat

Consells

• Feu servir un bon bolígraf per signar cartes.
• Ràpid. Si no podeu respondre a la sol·licitud del remitent en el termini d’una setmana, informeu-lo i informeu-los quan poden obtenir una resposta vostra.
• Centreu-vos en els aspectes positius. Parleu de les coses que podeu fer i no de les que no podeu fer. Per exemple, si no teniu cap article en estoc, no digueu al client que no podeu complir la seva comanda; en lloc d'això, digueu que el producte és popular perquè el vostre costat estigui esgotat. . A continuació, digueu-los quan podeu oferir-los el producte.
• Si escriviu una carta amb molt de contingut, primer hauríeu d’enumerar aquestes coses.
  • Enumereu totes les coses que voleu cobrir. No us preocupeu per la comanda.
  • Per a cada contingut, enumereu les paraules clau, exemples, arguments i fets.
  • Reviseu el contingut del vostre esquema perquè sigui adequat al vostre propòsit i al vostre públic.
  • Esborreu qualsevol problema que no estigui relacionat.
  • Organitzeu la informació en l’ordre que millor s’adapti al lector.

Advertiment

• No escriviu cartes amb frases afalagadores. Un compliment real és acceptable, però si ho feu en excés, el lector us sentirà afalagador i no per la vostra capacitat.
• No utilitzeu un to massa dur i imponent. Recordeu que esteu intentant enfortir o iniciar una relació professional amb una carta comercial.