Content

• Passos
• Consells
• Què necessites

Organitzar fitxers d’oficina no és una tasca senzilla, sobretot a l’hora d’organitzar grans quantitats de fitxers i documents. Tot i això, podeu superar aquest repte planificant amb antelació i decidint per un sistema de fitxers. Això us ajuda a organitzar el vostre currículum perquè s’adapti al vostre negoci i us garanteix que trobareu documents importants més ràpidament. Podeu trobar l’article següent sobre com organitzar els registres de l’oficina per iniciar la vostra tasca.

Passos

Primera part de 3: organitzeu el moment adequat

1. 

   Dediqueu una quantitat determinada de temps per organitzar la vostra aplicació per evitar distraccions. Abans de començar, teniu el cartró i els adhesius a punt per crear un perfil nou. publicitat

Part 2 de 3: organitzar documents i registres

1. 

   
   
   Dividiu piles de documents i fitxers en trossos més petits i més manejables.
   • Maneu les piles una per una i netegeu o destruïu papers innecessaris per reduir la quantitat i limitar la redundància.
   • Dividiu la resta de documents i fitxers en dues parts separades, una per als fitxers que cal processar durant els propers mesos i l'altra per als fitxers d'arxiu que no requereixen un processament urgent.

2. 

   
   
   Organitzeu les carpetes alfabèticament si teniu perfils de client. Per exemple, si cada carpeta era el nom d'una persona o empresa, podeu ordenar els registres pel nom d'aquesta persona. En aquest cas, heu d’etiquetar cada targeta de perfil que contingui el nom complet del client.Organitzeu les portades alfabèticament i, a continuació, etiqueteu el calaix de fitxers per veure quin calaix té un nom que comença amb una lletra determinada.

3. 

   
   
   Ordeneu per categoria si els registres pertanyen a moltes parts del negoci. Alguns registres estan relacionats amb factures, garanties o contractes i cal dividir-los en diferents categories. Etiqueu cada registre segons convingui i col·loqueu tots els documents rellevants al registre. És possible que hàgiu de crear un perfil secundari, de manera que utilitzeu una funda penjada per marcar cada categoria i la portada sigui secundària.
   • Creeu una cartera de documents urgents perquè pugueu trobar documents importants ràpidament.
   • Col·loqueu els fitxers temporals al davant i els fitxers d’arxiu a la part posterior del calaix perquè pugueu accedir fàcilment als fitxers que cal processar.
   publicitat

Part 3 de 3: Ordeneu els registres per mes

1. 

   A més d’utilitzar els mètodes anteriors, podeu organitzar els vostres carpetes per mes (i any). Si no teniu temps per solucionar-ho immediatament, podeu posar els vostres papers al registre mensual per al processament de la data. Aquest pas també us ajudarà a determinar on emmagatzemar els vostres documents més ràpidament.
   • El registre mensual també és adequat per emmagatzemar documents d'altres tipus.

2. 

   Al final de l'any, comproveu els documents que queden al registre mensual i podreu saber que falten al sistema la plantilla, així com el nou grup de perfils (nom de la categoria). Creeu perfils per a aquells papers durant el nou any.

3. 

   Retalleu la resta de papers per mes. Mantingueu el fitxer al grup "Mixt" (Any-). publicitat

Consells

• Després d'organitzar els vostres registres, heu de mantenir-vos ordenats a l'oficina. Arregleu el sistema de manteniment de registres i torneu els papers al seu lloc.
• Llenceu, recicleu o destruïu documents innecessaris per evitar manipulacions del nou sistema de manteniment de registres.

Què necessites

• Arxivadors
• Funda penjant
• Tapa dura
• Adhesius
• Marcadors