Autora:
Louise Ward
Data De La Creació:
7 Febrer 2021
Data D’Actualització:
1 Juliol 2024
Content
En essència, el correu electrònic no és formal com escriure una carta en paper. Tanmateix, hi ha vegades que cal ser més formal en la redacció de correus electrònics. Penseu qui és el destinatari i, a continuació, trieu la salutació adequada a la situació. Un cop coneguda aquesta informació, podeu continuar amb el format de salutació i l'estil de frase inicial.
Passos
Primera part de 3: tingueu en compte el destinatari
Determineu el grau de formalitat que heu de tenir. Tant si esteu escrivint un correu electrònic "formal", el grau de formalitat del correu electrònic dependrà del destinatari del mateix. Per exemple, no utilitzaríeu el mateix grau de formalisme quan escriviu a un professor que quan escriviu una carta de presentació.
- Quan contacteu amb algú per primera vegada, és millor escriure de manera més formal de l’habitual per seguretat.
Cerqueu el nom del destinatari. Haureu de fer algunes investigacions per trobar el nom de la persona si encara no el coneixeu. Conèixer el nom del destinatari fa que la salutació sigui més personal, fins i tot si utilitzeu mètodes d’escriptura de correu electrònic professionals.
Seguiu el camí del receptor. Si la persona us ha enviat un correu electrònic, és recomanable copiar la salutació. Per exemple, si escriuen "Hola" i el vostre nom, podeu respondre amb un estil similar fent servir "Hola" i el nom de la persona quan envieu el correu electrònic. publicitat
Part 2 de 3: trieu una felicitació
Utilitzeu "Benvolgut". "Benvolgut" (seguit del nom del destinatari) és la salutació clàssica. És informal sense ser intrusiu i, com que s’utilitza tan sovint, aquesta salutació sovint es converteix en la predeterminada, cosa que és bona. No voldríeu que la vostra salutació fos estranya perquè no coincideix.
Proveu "Hola", si no sabeu el nom del destinatari. "Hola" és una felicitació molt formal que podeu utilitzar als correus electrònics de l'empresa, sobretot si no coneixeu el nom del destinatari. Tot i així, sempre és millor esbrinar el nom del destinatari si és possible.
- També podeu utilitzar "Enviar a persones interessades" si el correu electrònic és particularment formal i no coneixeu el nom del destinatari. Tanmateix, aquesta salutació pot no ser d’interès per a alguns.
Penseu en "Hola" ("Hola" o "Hola") als correus electrònics menys formals. El correu electrònic sol ser menys formal que la correspondència en general, de manera que podeu escriure "Hola" en un correu electrònic sense ser massa formal. Per exemple, si envieu un correu electrònic a un professor, especialment a algú amb qui contacteu amb freqüència, funcionaria una salutació "Hola" o "Hola".
No utilitzeu la paraula "Ei". Tot i que la paraula "Hola" és acceptable en un correu electrònic formal, no seria adequat dir hola. És una forma de saludar molt arbitrària, fins i tot en un idioma parlat, de manera que heu d’evitar l’ús en qualsevol tipus de correu electrònic formal. Per exemple, fins i tot si esteu a prop del vostre cap, és millor evitar utilitzar la paraula "Ei" quan els escriviu un correu electrònic.
Utilitzeu el canvi de títol quan sigui necessari. De vegades, escriviu a algú amb qui només coneixeu el títol en companyia o organització. En aquest cas, podeu utilitzar el títol de la persona en lloc del nom, com ara "Benvolgut cap de recursos humans", "Benvolgut recurs humà" o "Benvolgut professor".
Afegiu les dades honorífiques de la persona per fer el correu electrònic més formal. Quan sigui possible, afegiu "Avi", "Àvia", "Doctor" o "Professor" davant del nom del destinatari per obtenir més formalitat. A més, podeu utilitzar el nom o el nom complet del destinatari per ser més professional, en lloc d’utilitzar només el primer nom. publicitat
Part 3 de 3: formatar i iniciar un correu electrònic
Escriviu la salutació a la primera línia. Escriviu la salutació que hàgiu triat a la línia superior, seguida del nom del destinatari. Si és possible, podeu utilitzar els honorífics de la persona, com ara l’avi, l’àvia o el metge, seguit del nom complet.
Utilitzeu comes. En general, s'utilitzarà una coma després de la salutació. Al correu formal podeu utilitzar dos punts, però sovint és massa formal per a un correu electrònic, fins i tot per a un correu electrònic professional. Una coma funciona en totes les situacions, tot i que podeu utilitzar dos punts si escriviu una carta de presentació per correu electrònic.
Aneu a la línia següent. La salutació es troba a la línia superior, de manera que, quan hàgiu acabat, premeu el botó de línia nova per anar a la línia següent. Si utilitzeu salts de línia en lloc de sagnar per crear paràgrafs, haureu de deixar una línia en blanc entre la salutació i el primer paràgraf.
Presenteu-vos a la frase inicial si cal. Si escriviu a algú per primera vegada, haureu de fer una introducció, per molt que el conegueu a la vida. Donar al destinatari una pista sobre qui sou, els animarà a continuar llegint.
- Per exemple, podeu escriure "Sóc Nguyen Van Nam i sóc el director de màrqueting de la companyia XYZ". També heu d’indicar el motiu pel qual coneixeu el destinatari: "Sóc Nguyen Manh Hung i estic a la classe de màrqueting (el departament de màrqueting 101 es fa el dimarts i dijous al migdia)".
- Si coneixeu el destinatari i els heu escrit abans, podeu utilitzar la primera frase com a felicitació. Per exemple, podeu dir "Gràcies per la resposta primerenca" o "Espero que estigueu bé".
Aneu directament al tema. La majoria de correus electrònics formals han de concentrar-se ràpidament. Això vol dir que la primera o la segona frase haurien de dir per què l’heu escrit. Recordeu ser el més concís possible quan descriviu el vostre propòsit.
- Per exemple, podeu escriure "Escric per demanar-vos ajuda amb un problema de màrqueting" o "Us escric perquè tinc dificultats a classe i espero que pugueu sortir del pas. documentació addicional útil per llegir - ne més ".
