Content

• Per trepitjar
• Mètode 1 de 2: creeu un pla per gestionar el canvi organitzatiu
• Mètode 2 de 2: feu un seguiment dels canvis en un projecte
• Consells

Hi ha dos tipus de plans de gestió del canvi. Un està preocupat per l’impacte que té un canvi en una organització i suavitzar la transició. L'altre fa canvis en un projecte i produeix un registre clar dels ajustos o canvis realitzats al producte a nivell de projecte. Tots dos plans tenen com a objectiu comunicar clarament què cal fer correctament i amb precisió.

Per trepitjar

Mètode 1 de 2: creeu un pla per gestionar el canvi organitzatiu

1. Mostra els motius del canvi. Enumereu els factors que van conduir a la decisió de canviar, com ara els buits de rendiment, la nova tecnologia o un canvi en la declaració de missió de l'organització.
   • Un enfocament possible és descriure la situació actual de l’organització i la situació futura que aquest pla vol provocar.
2. Determineu quin canvi voleu fer i la seva magnitud. Descriviu breument la naturalesa esperada del pla de gestió del canvi. Especifiqueu si això afectarà les descripcions de treballs, els procediments, la política i / o l'organització estructural. Enumereu els departaments, grups de treball, sistemes o altres àrees que experimentaran canvis.
3. Enumereu el suport dels grups d'interès. Enumereu tots els grups d'interès afectats pel pla, com ara, per exemple, la direcció alta, els gestors de projectes, els patrocinadors del projecte, els usuaris finals i / o els empleats. Escriviu a cada grup si l’interessat dóna suport al canvi.
   • Podeu mostrar un gràfic per comunicar aquestes dades de manera breu i clara. Podeu dividir els gràfics en "Sensibilització", "Nivell de suport" i "Influència" per a cada grup d'interès, segons una qualificació alta / mitjana / baixa.
   • Si és possible, podeu mantenir converses individuals per obtenir assistència.
4. Reuneix un equip de gestió de canvis. Aquest equip és responsable de comunicar-se bé amb totes les parts interessades, enumerar les preocupacions i garantir que el procés de canvi sigui el més fluït possible. Tria persones que gaudeixin d’una gran credibilitat a l’empresa i que tinguin bones habilitats comunicatives.
   • Aquest equip inclou un iniciador del procés de canvi des del màxim nivell de gestió. Destacar que això implica un treball realment actiu per impulsar els canvis i que no es tracta només d’aprovar el pla.
5. Desenvolupeu un enfocament per incorporar el personal executiu de l’organització. És de la màxima importància obtenir el suport dels líders de l’organització perquè el canvi sigui un èxit. Feu que cada membre executiu del personal proporcioni comentaris sobre el canvi i treballi amb cada persona per tenir un paper actiu en la promoció del canvi.
6. Prepareu un pla per a cada part interessada. Avalueu els riscos i les preocupacions de cada part interessada, inclosos els que donen suport al canvi. Feu la tasca de l'equip de gestió de canvis per resoldre aquestes preocupacions.
7. Elabora un pla de comunicació. La comunicació és la part més important del pla de gestió del canvi. Comunicar-se periòdicament amb qualsevol persona que afecti el treball als canvis. Emfatitzeu les raons per fer els canvis i els avantatges que comporten.
   • Els interessats haurien de tenir l'opció de comunicacions bidireccionals cara a cara. Les reunions privades són molt importants.
   • La comunicació hauria de venir de l’iniciador principal del canvi, del supervisor immediat de cada empleat i de qualsevol portaveu addicional de confiança de l’interès. Tota comunicació ha de transmetre un missatge coherent.
8. Esbrineu d’on ve l’oposició. Els canvis sempre porten a oposició. Això passa a nivell individual, així que parleu amb els grups d'interès personalment per saber per què. Feu un seguiment de les queixes perquè l’equip de gestió de canvis les pugui resoldre. Aquests inclouen en particular:
   • la gent no té cap motivació per canviar ni té cap sentit de la urgència
   • la gent no entén el panorama general ni per què són necessaris els canvis
   • hi ha una manca de participació en el procés
   • les persones no estan segures sobre la seva feina, la seva posició futura o els requisits i habilitats
   • la gestió no compleix les expectatives quant a la implementació o la comunicació dels canvis
9. Fer front als bloqueigs. Es poden abordar moltes queixes comunicant-se de manera més intensa o canviant l’estratègia de comunicació de manera que es discuteixin problemes específics. Altres queixes requereixen diferents enfocaments que es poden integrar al vostre pla o assignar-los a l’equip de gestió de canvis per implementar-los. Penseu quin d'aquests enfocaments s'adapta a la situació de la vostra organització:
   • Per als canvis en les descripcions o procediments de llocs de treball, feu que la formació dels empleats sigui una prioritat.
   • Si espereu una transició estressant o amb poca motivació, organitzeu un esdeveniment o proporcioneu avantatges als empleats.
   • Si els grups d'interès no estan motivats per canviar, proporcioneu incentius.
   • Si els grups d'interès se senten exclosos, organitzeu una reunió per recollir comentaris i considereu quins canvis podeu fer al pla.

Mètode 2 de 2: feu un seguiment dels canvis en un projecte

1. Definiu les funcions de gestió de canvis. Enumereu les funcions que s’assignaran per a aquest projecte. Descriviu les responsabilitats i habilitats de cada lloc. Heu de proporcionar com a mínim un gestor de projectes per implementar el canvi al dia a dia i un patrocinador del projecte per supervisar el progrés general i prendre decisions de gestió de canvis d’alt nivell.
   • Per a grans projectes d'una gran organització, podeu dividir el paper de gestor de projectes entre diferents persones, cadascuna amb habilitats específiques.
2. Penseu a crear un comitè de control de canvis. Els projectes de programari solen tenir un comitè de control de canvis format per representants de cada grup d’interessats. Aquest comitè aprova les sol·licituds de canvi en lloc del gestor del projecte i comunica les decisions als grups d'interès. Aquest enfocament funciona bé per a projectes que impliquen diferents parts interessades i projectes l’abast i els objectius dels quals s’hagin de tornar a avaluar.
3. Establir un procediment per emetre sol·licituds de canvi. Un cop algú de l’equip del projecte ha trobat la manera d’avançar, com feu realitat aquesta idea? En aquest pla, descriviu el procediment aprovat per l'equip. Aquí teniu un exemple:
   • Un membre de l’equip omple un formulari per sol·licitar un canvi i l’envia al gestor del projecte.
   • El gestor del projecte introdueix el formulari al registre de sol·licituds de canvis i actualitza aquest registre a mesura que s’executen o rebutgen les sol·licituds.
   • El gerent assigna els membres de l'equip per desenvolupar un pla més detallat i estimar l'esforç necessari.
   • El cap del projecte envia el pla al patrocinador del projecte per a la seva acceptació o rebuig.
   • El canvi està implementat. Les parts interessades s’informen regularment dels avenços.
4. Creeu un formulari per sol·licitar un canvi. La informació següent s’ha d’incloure amb cada sol·licitud i afegir-la al registre:
   • data del canvi de sol·licitud
   • número de la sol·licitud de canvi, que l’administra el projecte
   • títol i descripció
   • nom, correu electrònic i número de telèfon del remitent
   • prioritat (alta, mitjana o baixa). Els plans urgents de gestió del canvi tenen terminis diferents.
   • número i versió del producte (per a projectes de programari)
5. Afegiu informació addicional al registre de canvis. Aquest registre també ha de registrar les decisions i la seva execució. A més de la informació proporcionada al formulari de sol·licitud de canvi, heu de proporcionar espai per a la informació següent:
   • aprovació o rebuig
   • signatura de la persona que aprova o rebutja la sol·licitud
   • data límit per implementar el canvi
   • data de finalització del canvi
6. Feu un seguiment de les grans decisions. A més del registre de canvis que fa un seguiment dels canvis diaris, també podeu portar un registre de totes les decisions importants que es prenen. Gràcies a aquest informe, és més fàcil trobar projectes a llarg termini o que pateixin canvis en la seva gestió. Aquest informe també pot servir de base per comunicar-se amb els clients o el personal d’alta direcció. Per a qualsevol canvi de termini, mida de projecte o requisits del projecte, nivells de prioritat o estratègia, feu un seguiment de la informació següent:
   • qui va prendre la decisió
   • quan es va prendre la decisió
   • un resum dels motius de la decisió i del procediment per aplicar-la. Afegiu documents relacionats amb aquest procediment.

Consells

• Feu confiança i lleialtat tant amb el vostre personal com amb els vostres clients. Sovint la gent se sent incòmoda amb el canvi. En transmetre el missatge que assegureu que prioritzeu els interessos dels vostres empleats, obtindreu el seu suport.