Content

• Per trepitjar
• Primera part de 3: Preparació de l'informe de rendiment
• Part 2 de 3: Creació de contingut significatiu
• Part 3 de 3: utilitzar un llenguatge eficaç
• Consells

Heu d’escriure un informe de rendiment? Molts càrrecs ho requereixen, i sovint es tracta d’autoavaluacions que us demanen que informeu del que heu estat fent durant tot l’any. És possible que se us hagi indicat que escriviu un informe sobre una reunió. El coneixement sobre com escriure adequadament un informe d’aquest tipus pot marcar una gran diferència tant si es percep o no com si tingués èxit.

Per trepitjar

Primera part de 3: Preparació de l'informe de rendiment

1. Comenceu amb un paràgraf resum. Resumeix la visió general a la part superior de l’avaluació. Informeu els lectors sobre el rendiment general.
   • És possible que escriviu un informe de rendiment per a una organització sense ànim de lucre. Podeu resumir èxits com ara organitzar esdeveniments d’èxit per a les parts interessades, obtenir el reconeixement de la indústria i ampliar la base de clients.
   • No heu de desordenar el resum amb detalls. Aquí resumiu els punts més importants. Proporcioneu una visió general. Intenteu que l'informe no sigui massa llarg. Dues pàgines són una bona norma general, tret que l’empresari tingui un desig específic. Pregunteu al vostre empresari per veure si hi ha un format recomanat.
2. Proporcioneu detalls per donar suport a cada punt del resum. Ara cal justificar els punts principals del resum al principi, amb detalls més endavant a l'informe.
   • Utilitzeu un esquema de text. Organitzeu diferents àrees en els seus propis paràgrafs i utilitzeu subencapçalaments sota cada encapçalament. Per exemple, un dels vostres paràgrafs es pot anomenar "Esdeveniments organitzats".
   • Sota aquesta capçalera, podeu publicar (amb punts o lletres) un breu resum de cada esdeveniment, el seu propòsit i com va ajudar la missió del grup. Sigueu específics aquí.
3. Utilitzeu un format professional. No recolliu l'informe. Voleu que l'informe es vegi ben organitzat, amb un tipus de lletra professional i amb bon paper.
   • Creeu un títol i centreu-lo a la part superior de la pàgina. Utilitzeu subtítols en negreta per organitzar la informació.
   • Proporcioneu la informació bàsica a la part superior de l'informe. Presenteu les dates cobertes per l’avaluació i el nom i el títol de la persona que la va crear.
4. Mantingueu un registre durant tot el període en qüestió. Es fa molt més fàcil si es fa un seguiment del progrés tal com passa.
   • Guardeu un diari o carpeta on feu un seguiment del vostre rendiment durant el període d’avaluació. Això us facilitarà la vida molt a l’hora d’escriure l’informe.
   • Si no ho feu, pot oblidar-se dels assoliments importants que es van produir al començament del període.

Part 2 de 3: Creació de contingut significatiu

1. Recordeu a la gent els vostres objectius i expectatives de rendiment. Cal recordar a la gent quins eren els objectius al començament del període d’avaluació. Quins eren els objectius? Quines expectatives té la tasca? Si no ho sabeu, demaneu-ho al vostre empresari.
   • A continuació, expliqueu com es van aconseguir mostrant els números reals. La qüestió és comparar quines eren les vostres activitats o resultats amb els projectes originals.
   • Per exemple: si heu recaptat més diners del que s'esperava, els inversors o els superiors es posaran de manera positiva. Tot i això, si no proporcioneu un punt de referència, és més difícil avaluar si i fins a quin punt ha estat un èxit.
2. Proporcionar imatges. Incloeu alguns gràfics o gràfics si creieu que ajudaran el lector a avaluar les dades que presenteu.
   • Recordeu que alguns lectors només analitzaran l’informe perquè és probable que estiguin ocupats. Per tant, els ajuts visuals poden transmetre el vostre punt una mica més eficaçment.
   • Tot i això, no bombardegeu el lector amb massa gràfics. Seleccioneu un o dos gràfics que ressaltin els punts principals.
3. Centreu-vos en el CAR. Aquesta tècnica us ajuda a documentar el vostre rendiment. Significa Desafiament, acció i resultats. Això us ajudarà a organitzar la vostra actuació.
   • Veure el repte de la tasca. A continuació, descriviu l'acció que heu fet per solucionar el problema i, a continuació, documenteu els resultats. Per exemple, suposem que sou gerent d’un restaurant. Podríeu escriure: Desafiament: les línies s’allargaven massa a l’hora de sopar i augmentaven les queixes dels clients un 10%. Acció: una cambrera desplegada una hora abans per augmentar el nombre d'empleats durant les hores de feina. Resultat: les queixes dels clients sobre llargs temps d’espera van disminuir a dos, amb una disminució del 80%.
   • El punt principal és ser específic aquí. Els assoliments generals com ara "Sóc un jugador d'equip" no tenen gaire sentit perquè qualsevol persona pot dir coses així. La clau és enllaçar els resultats amb problemes bàsics i demostrar l’èxit mitjançant dades i especificacions.
4. Indiqueu la vostra metodologia. Si el vostre programa implicava algun tipus de recopilació de dades, és una bona idea explicar breument la metodologia que heu utilitzat.
   • Feu saber als lectors el motiu del mètode de recerca escollit. Expliqueu els beneficis i els resultats de l'enquesta. Per què era un mètode creïble? Per exemple, utilitzeu l’escenari del restaurant per explicar per què té sentit utilitzar les queixes com a metodologia.
   • Expliqueu què signifiquen les dades de la investigació i què heu intentat aconseguir amb la investigació.
5. Centreu-vos en vosaltres rendiment. Per afinar els èxits que voleu presentar, penseu de què us sentiu més orgullós durant aquest període. Potser va ser el vostre efecte calmant sobre els visitants preocupats. Potser estava entrenant a altres. No llenceu massa detalls davant dels lectors.
   • Un altre mètode que podeu utilitzar per fer-ho és el mètode STAR. Aquest mètode consisteix a descriure breument una situació i una tasca, l’acció que heu fet per aconseguir-la i els resultats que heu aconseguit. Igual que amb el mètode CAR, l'objectiu aquí és vincular problemes amb resultats i explicar com els heu aconseguit.
   • Centreu-vos en aspectes com la dificultat, la singularitat, la primera vegada, l’alta visibilitat, el compliment dels terminis, la innovació i l’abast i l’impacte del vostre treball.
   • Un exemple d’això és explicar que quan vau començar com a gerent d’oficina, la facturació anual dels empleats era del 35 per cent. Heu implementat una enquesta de satisfacció dels empleats, heu configurat la tutoria dels empleats i heu iniciat una reunió setmanal del personal. Com a resultat, la rotació de personal ha baixat fins al 15 per cent. Com mostra aquest exemple, el rendiment no ha de ser excessivament textual, sempre que proporcioni els enllaços correctes.
6. Explica el teu valor. No només digueu quins són els vostres resultats, sinó també expliqueu per què aquestes actuacions són de valor per a l’organització.
   • Per exemple, suposem que vau començar a fer reunions de personal. I llavors? Quin valor ha creat això per a l'organització? Penseu-hi bé. Si no hi ha cap valor concret, potser haureu de destacar una altra cosa.
   • Si les reunions de personal van ajudar a augmentar la moral dels empleats, com ho demostra la caiguda dels dies de malaltia (que va estalviar diners a l’empresari), llavors heu demostrat el vostre valor.
7. Reviseu l'informe abans d'enviar-lo. Venceu el propòsit d'un informe de finalització si envieu alguna cosa desarticulat que no sigui professional.
   • Reviseu l'informe per si hi hagi errors gramaticals, de puntuació i d'ortografia. Deixeu l'informe durant la nit i torneu a llegir-lo l'endemà al matí. No escriviu l'informe a l'últim moment.
   • Imprimiu una còpia impresa i comproveu si hi ha errors durant la revisió. De vegades, els ulls d'una persona queden tan units a la pantalla de l'ordinador que ja no es noten errors evidents.

Part 3 de 3: utilitzar un llenguatge eficaç

1. Enuncieu les coses negatives de manera positiva. Si hi ha alguna cosa que no hagi complert les expectatives, és millor no evitar-la. No el converteixi en el focus central de l’informe, sinó que se centri en ell.
   • Tracteu les àrees on no us ha sortit tan bé amb un llenguatge positiu. Per exemple, centreu-vos en els passos concrets que esteu prenent per solucionar el problema, en lloc de centrar-vos en la culpa o les disculpes.
   • No en culpeu els altres en un informe de rendiment. Estigueu concentrats en el que heu fet. Mantenir una actitud positiva. Centreu-vos en les coses que vosaltres o el vostre grup van fer bé. Determineu les àrees que podeu destacar.
2. Utilitzeu números i estadístiques. Si podeu ser molt específic, les vostres respostes semblaran més versemblants. Quan sigui possible, confirmeu el que dieu amb alguna cosa mesurable.
   • Els superlatius generals com "excel·lent" o "fiable" no tenen gaire sentit. Qualsevol persona pot dir que dir a algú que ha tingut "un any excel·lent".
   • Recordeu aquesta frase: No ho expliqueu, mostreu-la. En lloc d’explicar a la gent que vau passar un any excel·lent, mostreu-los els vostres èxits a través de detalls i dades. En lloc de dir que esteu bé en les relacions amb els clients, citeu els resultats de les enquestes de satisfacció dels clients, les cartes que heu rebut i la disminució de les queixes dels clients.
   • Xifres d'ús. Dir que heu gestionat un gran nombre d'empleats no vol dir molt si no està clar la quantitat d'aquest nombre. Utilitzeu números per expressar la mida d’un pressupost i esbossar la mida de les tasques.
3. Digues sempre la veritat. No exagereu. No menteixis. Si us enganxa una mentida, podríeu tenir problemes.
   • L'altre problema de la mentida, fins i tot per una omissió òbvia, és que finalment perdreu confiança i no podreu millorar-vos.
   • Mostreu més aviat una valoració honesta del període d’avaluació, amb punts febles i punts positius. Abordar els punts febles. Només cal trobar una manera positiva de fer-ho.
4. Doneu als altres el reconeixement que mereixen. Molts cursos d'escriptura empresarial i tècnica recomanen no utilitzar el pronom "jo". En alguns casos, podeu fer-ho en un informe de rendiment.
   • Per exemple, podeu dir "he contractat 100 persones". Tot i així, no oblideu la resta de persones que van contribuir als èxits. Consulteu l'equip (si escau).
   • Obtindràs punts addicionals si no sembles arrogant. Varia l'estructura de la frase perquè cada frase no comenci per la paraula "jo".

Consells

• No prengueu mai cap nota enfadada en un informe de rendiment. Gairebé sempre val la pena mantenir-se en positiu.
• Utilitzeu un llenguatge professional i formal.