Content

• Passos
• Mètode 1 d’1: prepareu-vos per a la reunió
• Consells
• Advertiments

Per tal que la reunió tingui èxit, és molt important preparar-la a fons.Les reunions tenen un paper important en la majoria d’indústries professionals. Seguiu aquests passos perquè la vostra propera reunió sigui un èxit.

Passos

Mètode 1 d’1: prepareu-vos per a la reunió

1. 1 Saber preparar una reunió és molt important per a tots els empleats i, sobretot, per a qualsevol gerent o supervisor. Saber quan no es té una reunió és igualment important.
2. 2 Decidiu quin tipus de reunió organitzareu:
   • Informatiu
   • Creativa
   • Per prendre una decisió
   • Motivacional
3. 3 Assigneu rols i assigneu membres. Els rols poden ser els següents:
   • Deixeu-vos guiar per
   • Assistent / organitzador
   • Secretari (registre de documents)
   • Cronometrador (fa un seguiment del temps)
   • Participants
4. 4 Prepareu avisos que incloguin la data, hora, agenda i ubicació de la reunió. Envieu notificacions per endavant a tots els participants.
5. 5 Preneu-vos una estona per debatre sobre la reunió anterior (si n’hi va haver). Així, els participants poden aclarir punts incomprensibles o expressar desacord.
6. 6 Dissenyeu les coses necessàries en alguns llocs. Organitzeu taules i cadires amb antelació. Proporcionar a cada persona un bolígraf i un paper. Col·loqueu un decantador d’aigua al centre de la paraula i organitzeu els gots.
7. 7 Truca a tothom a l’ordre. Aquest és el moment en què el president fa una crida a tothom a deixar de parlar i anuncia el començament de la reunió. Definiu objectius. L’agenda és una llista de temes relacionats amb un tema i el temps assignat a cadascun d’ells. Per exemple: "1. Avalueu el compliment dels objectius anteriors (15 minuts), 2. Discutiu altres objectius per ordre (20 minuts), 3. Seleccioneu 5 objectius principals (10 minuts).
8. 8 Abans de la reunió, passeu un llibre major especial o només un tros de paper en cercle perquè els presents hi anotin els seus noms. Aquests noms es programaran cada minut.
9. 9 Demaneu a la secretària que escrigui els aspectes més destacats de la reunió perquè puguin ser tractats més endavant.
10. 10 Al final de la reunió, pregunteu si algú té alguna pregunta sobre altres temes. Estableix una data per a la propera reunió i anuncia el final.

Consells

• El president és nombrat sovint a la Junta General Anual. El president gestiona la reunió, manté l'ordre i s'assegura que tothom s'adhereixi a l'agenda.
• Si el president no ha estat elegit, busqueu algú disposat a ocupar aquest paper.
• Fins i tot si la reunió és informal, encara heu d’enviar a la gent un avís previ de la data i l’hora. Per exemple, podeu enviar correus electrònics a tothom.
• El mateix passa amb la secretària que pren notes.
• Aquestes instruccions també s'apliquen a les reunions formals.
  • L’agenda manté la reunió en línia i impedeix que la gent debati sobre un tema durant massa temps.
• És molt important fer un seguiment del temps perquè no hi hagi cap controvèrsia en el futur.

Advertiments

• El president ha de ser una persona respectada i justa per poder dur a terme una reunió amb competència.