Content

• Passos
• Mètode 1 de 2: abans d'enviar un fax
• Mètode 2 de 2: enviament d'un fax
• Consells
• Advertiments
• Què necessites

Si sou d’aquelles persones ignorants que mai no havien sentit parlar de fax o que abans ho sabien, però que se n’oblidaven, llavors és hora de refrescar-vos la memòria i aprendre més sobre les noves tecnologies. Tingueu en compte que hi ha un gran nombre de màquines de fax, de manera que primer heu d’estudiar el manual d’instruccions d’aquest dispositiu que inclou el kit. La majoria de màquines de fax requereixen que envieu primer una carta de presentació i, a continuació, marqueu el número i envieu el fax directament.

Passos

Mètode 1 de 2: abans d'enviar un fax

1. 1 Crea una carta de presentació. Les màquines de fax són sovint utilitzades per tothom en una oficina o un grup específic de persones. Com que qualsevol persona dels voltants pot llegir el fax, pot ser una bona idea enviar una carta de presentació. Garantirà que la persona adequada obtingui el vostre fax.
   • La carta de presentació inclou el nom del destinatari, el contingut del fax i el nombre de pàgines. També hauria de contenir informació sobre el remitent, com ara el nom i el número de fax, perquè el destinatari pugui enviar una resposta si cal.
2. 2 Marqueu el número de fax. A continuació, haureu de marcar el número de fax, tal com acostumeu a marcar un número de telèfon. La majoria de màquines de fax noves no necessiten introduir cap codi per enviar un document dins d’una ciutat, però encara és necessari per a enviaments de llarga distància. Algunes màquines de fax requereixen que introduïu un prefix independentment de la vostra ubicació. Informeu-vos o pregunteu a algú sobre la vostra màquina.
   • El codi de país (per exemple, Rússia correspon al número "7" al començament dels números de telèfon i de fax) també és aplicable a vegades per a les trucades locals, però només en combinació amb el prefix. L'ús del codi de país gairebé sempre es requereix quan s'utilitzen trucades internacionals.
   • A més, per a les comunicacions de llarga distància dins d’un país, sovint haureu de marcar “8”. Llegiu les instruccions o pregunteu a algú sobre les funcions de la vostra màquina de fax.
   • Assegureu-vos que utilitzeu el número de fax i no el número de telèfon de la persona amb qui voleu contactar. Sovint, aquests números s’imprimeixen un al costat de l’altre en una targeta de visita i és molt fàcil confondre’ls mirant la línia equivocada.
3. 3 Determineu el mètode d’alimentació del paper. Heu d’assegurar-vos que heu inserit el full amb els materials que s’enviaran a la part correcta del fax. Només és possible escanejar el contingut d’un document quan el paper es col·loca d’una manera determinada i enviarà un fax en blanc si s’insereix el full cap per avall. Assegureu-vos que el paper es troba a la posició correcta abans d’enviar un fax.
   • El mètode d’alimentació del paper és diferent d’un fax a un altre. Afortunadament, tots els faxos tenen marques que indiquen la posició correcta del paper. Cerqueu el símbol de full de paper plegat a prop de l'àrea d'alimentació del paper. Veureu que un dels costats d’aquest full està net i que hi ha línies a l’altre.
     • Si les línies es mostren al costat plegat, introduïu el paper amb el costat en blanc cap amunt.
     • Si la cantonada plegada està buida, el full s'ha d'inserir a la màquina de fax amb la part frontal orientada cap a vostè.
4. 4 Envieu per fax el format correcte. Les màquines de fax estan dissenyades per funcionar amb fulls de mida estàndard. Si intenteu enviar un document de mida no estàndard, no podreu fer-ho, ja que pot provocar embussos de paper o fins i tot malmetre el fax.No obstant això, si cal enviar un document de mida no estàndard, haureu de fer una còpia d'una mida adequada mitjançant una fotocopiadora i enviar-la ja, no l'original.
   • Les mides de paper més habituals per a faxos i impressores són A4 i paper amb capçalera.

Mètode 2 de 2: enviament d'un fax

1. 1 Utilitzeu la màquina de fax per enviar el document. Després de completar tots els passos anteriors, podeu començar a enviar el fax. Ara inseriu el paper amb la cara correcta, marqueu el número que necessiteu i feu clic al botó "enviar". Normalment es tracta d’un botó gran i visible. Enhorabona! Heu enviat un fax!
   • Notareu que, després de prémer el botó d’enviament, el dispositiu emet un so diverses vegades i brunzeix una mica. Està bé. Així es comuniquen els faxos entre ells. Al cap d’un parell de minuts després d’enviar el fax amb èxit, sentireu un senyal clar per confirmar-ho. Si hi ha problemes durant l'enviament i el fax no s'ha produït, sentireu un so desagradable característic. Ara haureu de comprovar la màquina de fax per determinar el problema que teniu.
2. 2 Utilitzeu Internet per enviar un fax. També es poden enviar materials de fax a fax mitjançant Internet. Hi ha diverses empreses que ofereixen assistència d’aquest tipus, els serveis dels quals, en la majoria dels casos, costen diners. Això pot suposar una inversió encertada, però només si rarament envieu faxos i, per tant, no voleu comprar una màquina de fax ni utilitzar els serveis de missatgeria amb aquest propòsit.
   • PamFax és un servei de fax Skype excel·lent. No obstant això, en aquest cas, haurà de pagar una mica.
   • HelloFax és un servei que s’integra molt bé amb Google Drive i facilita l’enviament per fax de documents de Google Docs. Se us donarà l’opció d’enviar diversos faxs de forma gratuïta com a servei de prova, però s’aplicaran càrrecs més endavant.
3. 3 Utilitzeu el correu electrònic per enviar un fax. En funció del número de fax del destinatari, és possible que pugueu enviar el document gratuïtament. Però aquí val la pena considerar que aquesta funció s'aplica a un nombre limitat de números de fax i us permet enviar informació en volums limitats.
   • Podeu comprovar la disponibilitat d'aquesta opció per a un número de fax específic a Internet.
   • Utilitzeu aquesta plantilla per crear l'adreça a la qual enviarà el correu electrònic: "[email protected]"
   • Elimineu les cometes i canvieu el número de fax (inclosos els codis de país i regió) i el nom i cognoms ("primer" i "cognom") a la persona a qui envieu el fax.
   • Tingueu en compte que només es pot transmetre text d'aquesta manera. No podeu adjuntar un fitxer PDF ni cap altre material a la carta.

Consells

• Introduïu sempre el número complet, inclosos el codi de país i el prefix.
• La majoria de màquines de fax inclouen un manual d’instruccions. Estudieu-lo a fons abans d’actuar.

Advertiments

• Quan envieu informació confidencial, heu de tenir en compte el fet que QUALSEVOL podrà llegir el fax imprès a la part receptora. Abans d'enviar, comproveu el número per assegurar-vos que el destinatari es troba a prop del fax.

Què necessites

• Carta de presentació
• Documents a enviar per fax
• Número de fax del destinatari
• Fax o ordinador