Autora:
Bobbie Johnson
Data De La Creació:
2 Abril 2021
Data D’Actualització:
24 Juny 2024
Content
Se us ha assignat la tasca monumental d’organitzar una conferència, que comportarà una enorme llista de tasques. Hi ha un lloc per a conferències, llista de convidats, materials, tecnologia i fins i tot refrescos per pensar i planificar. Si comenceu a lamentar la nova confiança del vostre cap en vosaltres, traieu-la, respireu i sabeu que teniu totes les habilitats necessàries per esbrinar com organitzar una conferència.
Passos
1 Escriviu els vostres objectius i agenda. Haureu de tenir clar què voleu aconseguir amb aquesta conferència, perquè això determinarà la resta de les vostres decisions. Conegueu què voleu comunicar i a qui abans de començar qualsevol altra activitat en l'organització de la conferència per alleujar l'estrès. 
2 Desenvolupeu el vostre pressupost. No hi ha res a fer fins que no esbrineu quants diners haureu de gastar en total i, a continuació, desgloseu aquesta quantitat per assignació, com ara el lloc de la conferència, el material i els honoraris dels altaveus.Seguiu el vostre pressupost i, si heu subcontractat responsabilitats, assegureu-vos que els assistents també compleixin els seus límits d’efectiu. 
3 Seleccioneu un lloc de conferència. Quan busqueu un lloc, tingueu en compte el nombre de participants, la comoditat de la ubicació, l’estacionament i la proximitat al transport públic, l’aeroport i l’hotel. El vostre objectiu per trobar un lloc per a una conferència és facilitar la conferència als assistents. 
4 Definiu el menú. Quan organitzeu una conferència, heu de recordar que els assistents no voldran seure tot el dia sense un bon menjar i molts no saben què hi ha a la zona circumdant. Penseu en si contractareu un servei de càtering per preparar esmorzars, dinars i aperitius, o si el lloc de la conferència que trieu proporcionarà servei de càtering als participants. 
5 Obteniu el suport del personal de la sala de conferències. Si heu triat un lloc famós per organitzar conferències, feu servir aquest recurs inestimable. Això és el que fan cada dia el personal i han de poder respondre a qualsevol dubte o inquietud i proporcionar assessorament quan sigui necessari. 
6 Insisteix a assajar. Un cop hàgiu completat tots els preparatius per a la vostra conferència, no deixeu res a l'atzar i estigueu amb la resta de participants si la conferència està a punt de començar. Presenteu-vos al lloc de la conferència i de la reunió del personal la nit anterior per assegurar-vos que tot està al seu lloc i tenir cura dels darrers detalls.
Consells
- Pregunteu als altaveus amb antelació si necessiteu equip addicional per a les seves actuacions, com ara podi, televisió, pantalles grans o ordinadors.
- Esbrineu si algun dels assistents a la conferència té requisits dietètics especials a l'hora de preparar els menús.
- En comparar els preus dels llocs, també pregunteu sobre el preu dels aliments, aigua, begudes, etc. Poden ser molt cars.
- Penseu en el propòsit de la conferència a l’hora de configurar la sala: oferiu una sala per a un públic assegut o amb seients i taules per prendre notes.
