Content

• Passos
• Part 1 de 3: Estructureu l'informe d'esdeveniments
• Part 2 de 3: cerqueu el material adequat per al vostre informe
• Part 3 de 3: tocs finals per a la redacció d’un informe d’esdeveniments
• Consells
• Què necessites

Potser haureu d’escriure un informe sobre l’esdeveniment i determinar l’èxit que va tenir i comparar els resultats amb els objectius. Això és important perquè les persones o empreses que organitzen l'esdeveniment puguin entendre si han de canviar alguna cosa. Hi ha maneres de fer que el vostre informe d’esdeveniments tingui més èxit. Això és important si teniu cap altre esdeveniment.

Passos

Part 1 de 3: Estructureu l'informe d'esdeveniments

1. 1 Determineu l’estil i el format de la vostra presentació per a un públic concret. Els informes d'esdeveniments es poden cosir, grapar, enviar per correu electrònic en format PDF, executar-se mitjançant una presentació de PowerPoint i molt més.
   • Assegureu-vos d’estructurar l’informe d’esdeveniments per seccions. Haureu de comparar els resultats de l'esdeveniment amb els objectius que us fixeu. Resumeix els principals resultats de l'esdeveniment.
   • Adapteu l'informe de l'esdeveniment a les necessitats i interessos de cada patrocinador i públic. Penseu en els objectius dels patrocinadors. En certa mesura, els patrocinadors són el públic clau del vostre informe d’esdeveniments. Volen saber si valia la pena patrocinar el vostre esdeveniment. Així que no us oblideu de considerar què volen saber i quins aspectes són realment importants per a ells.
   • També prepareu l'informe de l'esdeveniment per satisfer els requisits específics de l'esdeveniment i la singularitat del patrocinador. No heu d’escriure un informe típic estàndard.Val la pena tenir en compte que el vostre informe també es posarà en coneixement de la direcció i els gestors financers de la companyia.
2. 2 Organitzeu el procés perquè enregistreu la informació que necessiteu durant tot l'esdeveniment. No confieu només en la vostra memòria.
   • Escriure informació abans, durant i després de l’esdeveniment us permetrà crear un informe més detallat i, per tant, més eficaç. També us ajudarà a presentar informació per ordre cronològic.
   • Assegureu-vos de la recopilació continuada de dades i, si cal, recluteu més persones (inclosos els possibles interns) per a aquest propòsit. El més important és que no haureu d'esperar al final de l'esdeveniment per crear un informe.
3. 3 Reduïu l'informe a punts clau. El problema d'alguns informes d'esdeveniments és que simplement enumeren l'ordre de l'esdeveniment o se centren en ofertes promocionals. No facis això. En lloc d’això, recalqueu els punts claus de manera clara i analítica.
   • Seleccioneu alguns dels esdeveniments de l'esdeveniment per obtenir un desglossament detallat. Penseu en quins tres esdeveniments van ser els millors i quins van ser els més inesperats.
   • No sobrecarregueu l'informe amb detalls innecessaris, com ara un menú de migdia o una presentació detallada de l'orador principal. Heu de destacar el que realment importa.

Part 2 de 3: cerqueu el material adequat per al vostre informe

1. 1 Redactar un resum del projecte. L'informe d'activitat ha de contenir un resum del projecte, que és una versió abreujada de l'informe complet més detallat. Pren aquest currículum com a introducció.
   • Podeu crear dos informes: un resum del projecte dissenyat per a persones interessades en els resultats de l'esdeveniment i un informe complet més detallat per a aquells que vulguin patrocinar o organitzar un esdeveniment.
   • Al resum del projecte, us heu de centrar en els punts clau i els resultats. El resum del projecte ha de ser curt: una o dues pàgines. Ha de resumir els detalls clau de l'esdeveniment i incloure una breu interpretació de les dades.
2. 2 Incloeu material il·lustratiu al vostre informe d’esdeveniments. És molt més eficaç presentar a l’audiència un gràfic que reflecteixi informació estadística, en lloc d’avorrir l’audiència amb infinitat de números i dates.
   • Si l'esdeveniment va incloure un producte nou, podeu adjuntar-hi una foto. Les fotos de l'esdeveniment mateix il·lustraran l'informe de l'esdeveniment. Proveu de publicar anuncis de patrocinadors al vostre lloc per donar suport al vostre informe. De nou, res d’això pot esperar fins al final de l’esdeveniment.
   • Serà bo incloure mostres, reproduccions i altres exemples del lloc. Informeu del nombre de persones que han rebut cupons de patrocinadors, etc. Oferiu cobertura de l’esdeveniment tant a la premsa com a fora del lloc, per al públic i per als patrocinadors.
3. 3 Documenta qualsevol cobertura de premsa o publicitat. Heu d’avaluar el que s’ha tractat a la premsa en comparació amb els objectius que us fixeu.
   • Centreu-vos en els anuncis impresos i els articles que incloguin anuncis i noms dels patrocinadors, a més de recollir números i classificacions d’anuncis.
   • Documentar anuncis de televisió, anuncis públics, valoracions i mencions de notícies.
   • No oblideu prestar atenció a la informació de la ràdio, a l’anunci de llistes de preus, al valor de la publicitat i la promoció, als informes d’auditoria i molt més.
4. 4 Assegureu-vos d’incloure al vostre informe una menció sobre la finalitat de l’esdeveniment. És molt important correlacionar els objectius de l'esdeveniment amb el resultat, així que no oblideu esmentar quina era la missió i els objectius del projecte.
   • També podeu incloure el programa de l'esdeveniment. També heu d’esmentar els participants clau de l’esdeveniment. No us oblideu de la brevetat.
   • Dediqueu la major part del temps a llistar i discutir els resultats clau de l'esdeveniment i comparar-los amb els objectius que s'indiquen.Sigues realista i evita passar per alt aspectes que no han tingut molt d’èxit.
5. 5 Incloeu informació de finançament a l'informe de l'esdeveniment. És important proporcionar una discussió detallada sobre el pressupost de l'esdeveniment i quant es va invertir (o potencialment invertir). Assegureu-vos de comparar els costos potencials amb els reals i de mostrar què ha anat bé i què cal treballar més.
   • Heu de cobrir tots els costos, incloses les activitats de màrqueting i promoció, la compensació dels empleats i els costos de patrocini. És important desenvolupar un pressupost detallat. Els directius financers i la direcció superior voldran veure els fets que avalen els resultats.
   • Incloeu càlculs d’ingressos nets, com ara comissions, patrocinis i mostres. Però no oblideu que esteu comparant els guanys amb els guanys previstos. En comparació amb què? Bona pregunta.
6. 6 Incloeu estadístiques que siguin significatives per al lector. No creeu un informe que només inclogui informació que us faci sentir bé. També s’ha d’indicar el nombre de visitants. És una bona idea proporcionar dades mesurables.
   • Altres estadístiques rellevants són les vendes totals i els visitants. Aquest tipus de dades afegeixen credibilitat al vostre informe d'esdeveniments. Introduïu la informació del vostre visitant. Incloeu dades demogràfiques, números de visites i investigacions públiques (com ara hàbits de compra).
   • Informeu del nombre de persones que han respost a campanyes de patrocinadors i donacions a organitzacions benèfiques. Documentar l’impacte econòmic i la participació dels empleats.
7. 7 Admet les dades amb un element de qualitat. L'informe hauria d'incloure informació estadística, però també necessiteu l'aportació de la gent per proporcionar comentaris de qualitat.
   • Recopileu comentaris dels assistents i dels membres de l'equip perquè les dades sobre l'èxit i el fracàs de l'esdeveniment no provinguin exclusivament de l'autor de l'informe. D’aquesta manera, el vostre informe apareixerà més creïble.
   • Penseu en la possibilitat d’incloure investigacions independents. L’avaluació de la cobertura de premsa és un exemple d’on es pot fer recerca independent.
   • Valorar el lloc i l’escenari. Heu de dedicar una mica de temps a avaluar el lloc i l’ambientació des de la perspectiva dels altres. Comenteu el grau d'utilització de l'espai a la conferència, l'esdeveniment, etc.

Part 3 de 3: tocs finals per a la redacció d’un informe d’esdeveniments

1. 1 Prepareu l'informe a temps. Proveu de fer i publicar un informe immediatament després de l'esdeveniment. No oblideu marcar aquest esdeveniment al vostre calendari. Algunes persones pensen que l’informe s’hauria de publicar dins d’un mes després de l’esdeveniment, però d’altres argumenten que és millor fer-ho en pocs dies.
   • Sempre que hi hagi un termini, haureu de fer el vostre informe a temps. Potser esteu escrivint un informe per a alguna agència que un client hagi ordenat. Presteu atenció a tots els requisits.
   • L’important és que el vostre públic esperi un informe profund i oportú. Preneu-vos el temps per fer-ho bé, però no retardeu el procés.
2. 2 Corregiu el vostre informe. Assegureu-vos que el vostre informe d’esdeveniments estigui ben escrit i que no contingui errors ortogràfics ni de puntuació.
   • Assegureu-vos que el vostre informe sigui prou profund. Preneu nota d'una bona regla general: "mostrar, no parlar". Això vol dir que és una bona idea proporcionar exemples específics per donar suport als punts més generals que es detallen a l'informe.
   • No oblideu el vostre públic i assegureu-vos que el que escriviu soni formal i professional. Un informe d'esdeveniments no és un document rutinari; és un document important per determinar si l’activitat valia la pena els recursos invertits, de manera que l’informe hauria de sonar convincent.

Consells

• Feu més fotos de les que creieu que seran necessàries.Quan escriviu el vostre informe, apreciarà la utilitat d’aquest consell.
• Quan recopileu comentaris dels amfitrions i de les persones que van planificar l'esdeveniment, no ho heu de fer immediatament. Es mantindran al seu lloc fins i tot després de finalitzar l’esdeveniment, primer heu de preguntar a la gent de la multitud; seran els primers a abandonar l’esdeveniment. A més, no molesteu al presentador si està ocupat amb una altra cosa, el trobareu més endavant i podeu preguntar sobre tot.
• Quan recopileu comentaris, mantingueu una conversa i feu preguntes amb naturalitat, el vostre interlocutor us explicarà sincerament el que pensa sobre l’esdeveniment.
• Recopileu més ressenyes de les que creieu que necessiteu. T’alegraràs més endavant.
• Les bones fotos mostren el que passava a l’esdeveniment, així com les reaccions de la gent.
• Proveu de fer fotos de tota la imatge, incloses les persones i el presentador en una foto, per transmetre al lector la grandària de l'esdeveniment.

Què necessites

• Càmera digital
• Quadern