Content

• Passos
• Part 1 de 2: Format de carta comercial
• Part 2 de 2: Com escriure una carta comercial
• Consells

Si teniu el vostre propi negoci, probablement haureu d’escriure cartes comercials als vostres clients. Els objectius poden ser diferents: informar sobre nous esdeveniments o condicions, respondre a les queixes dels clients en nom de l’empresa. Independentment del motiu d’escriptura, és important mantenir un to professional i un estil de negoci en tot moment.

Passos

Part 1 de 2: Format de carta comercial

1. 1 Utilitzeu un paper amb capçalera professional. La carta comercial representa la vostra empresa. En aquest sentit, la carta hauria de tenir la forma adequada. A més, no oblideu utilitzar el logotip o la marca de la vostra empresa.
   • Podeu crear una capçalera de lletra mitjançant plantilles de colors ja preparades per a Microsoft Word. Utilitzeu un logotip o una marca real de l'empresa.
2. 2 Obriu un editor de text. Totes les cartes comercials de l'empresa sempre s'han d'escriure en un ordinador.
   • Creeu un document nou i configureu els marges a 2,54 centímetres.
   • Utilitzeu un tipus de lletra serif com Times New Roman, Geòrgia o Arial. Per tant, la mida de la lletra no hauria de ser superior a 12, ni inferior a 10. El tipus o la mida de la lletra no hauria d’afectar negativament la llegibilitat de la lletra.
   • Utilitzeu l’interlineat d’una sola línia.
3. 3 Personalitzeu la forma del bloc. El formulari de blocs és el format més comú per a les cartes comercials. També és el més fàcil de configurar i seguir. Cada element queda justificat i separat per un espai. Per fer-ho des de la part superior de la pàgina fins a la part inferior, una carta comercial hauria d'incloure els elements següents:
   • La data d’avui o la data d’enviament de la carta. No oblideu incloure la data, ja que l’utilitza per a la comptabilitat del remitent i del destinatari, així com amb finalitats legals. Indiqueu la data exacta.
   • Adreça del remitent. Aquesta és la vostra adreça en format estàndard. Si la vostra adreça ja apareix a la capçalera de la carta, podeu ometre aquest pas.
   • Adreça de sortida. Introduïu el nom i l'adreça del destinatari de la carta. Podeu utilitzar l'adreça "Mestre" o "Mistress". Per tant, si la destinatària és Nina Serova, podeu escriure tant "Sra. Nina Serova" com "Nina Serova".
   • Salutacions. Podeu escriure "Benvolguda senyora Serova" o "Benvolguda Nina Serova". Si no esteu segur de qui llegirà la carta, escriviu "Benvolguts senyors". També hi ha una opció "Per a informació de tots els interessats", però s'hauria de deixar com a últim recurs si es desconeix el destinatari.
   • El cos principal de la carta. Aquesta part es tractarà amb més detall a la següent secció.
   • Part final i signatura. Escriviu: "Atentament", o bé: "Els millors desitjos".

Part 2 de 2: Com escriure una carta comercial

1. 1 Definiu el vostre públic objectiu. El to de la carta sempre hauria de ser professional independentment del públic, però l’elecció de les paraules i de l’idioma depèn del destinatari de la carta. Si la carta és per al departament de recursos humans d’una altra empresa, s’hauria d’utilitzar un llenguatge més formal. Quan us adreceu a un client concret, podeu recórrer a un llenguatge informal i senzill.
   • També us ajudarà a evitar malentesos. No utilitzeu termes que siguin incomprensibles per al lector. Per exemple, és possible que els clients no coneguin les abreviatures que s’utilitzen per al programa espacial de la vostra empresa, de manera que no les utilitzeu a la vostra carta.
   • La regla més important de l'escriptura empresarial és que el text sigui clar, concís i cortès.
2. 2 Indiqueu l'objectiu de la carta a la primera línia. Penseu en el propòsit de la carta. Voleu proporcionar una nova adreça d'oficina? Recordeu al client el deute? Voleu respondre a la queixa? Tingueu-ho en compte quan hàgiu d’escriure la primera frase de la carta. No utilitzeu una redacció vaga i aneu directament al punt.
   • Escriviu en primera persona si expresseu la vostra opinió com a propietari d’una empresa. Escriviu en segona persona si us dirigiu en nom d’una empresa o organització.
   • Utilitzeu una afirmació inequívoca, com ara: "Us informem per la present" - o: "Volem saber el següent". Escriviu en primera persona si us dirigiu com a propietari de l'empresa com: "Vull contactar amb vosaltres", o bé: "He après recentment ..., així que m'agradaria ...".
   • Per exemple, vosaltres (el propietari de l'empresa) voleu informar Nina Serova sobre el deute d'un mes. Comenceu la vostra carta així: "M'agradaria informar-vos que a partir del març de 2015 hi ha un deute al vostre compte".
   • Si sou empleat d'una empresa i responeu a una queixa del client sobre el programa espacial de la vostra empresa, comenceu així: "Vam rebre els vostres comentaris sobre el nostre programa de colonització de Mart".
   • De vegades, cal dir al lector que va guanyar un concurs o que va aconseguir una plaça en una institució educativa. Comenceu així: "Estic encantat d'informar ...", - o: "Estem encantats d'informar ...".
   • Si necessiteu informar de males notícies, comenceu per aquesta frase: "Amb pena us informem ...", o: "Després d'una atenta reflexió, es va decidir ...".
3. 3 Utilitzeu una veu vàlida. En el discurs oficial, sovint s’utilitza la veu passiva, però pot fer que el text de la carta sigui monòton o incomprensible. Una veu vàlida permet transmetre informació amb un to decisiu.
   • Un exemple de veu passiva: "Quins passos es poden fer?" En aquest cas, el tema "passos" no és l'executor de l'acció, sinó que experimenta l'acció sobre si mateixa.
   • Exemple de veu vàlida: "Quins passos podem fer?" En aquesta versió, s’utilitza una veu activa, que permet transmetre la idea de manera clara i clara.
   • De vegades, la veu passiva us permet transmetre el vostre missatge i no cridar massa l'atenció sobre un error o un fet desagradable. Utilitzeu-lo només en aquest cas. Normalment, es prefereix una veu vàlida.
4. 4 Enllaç a esdeveniments anteriors o comunicació amb el lector. És possible que hagueu informat prèviament a Nina Serova sobre el deute. El lector va poder expressar la seva insatisfacció amb el vostre programa espacial a la darrera conferència. Si ja us heu comunicat, recordeu aquest fet. El lector podrà recordar detalls importants i la vostra carta serà molt més important i urgent.
   • Utilitzeu frases com ara: "Segons la carta anterior de ...", "Gràcies pel vostre pagament oportú el mes passat" o: "Estem encantats d'escoltar els vostres comentaris constructius a la conferència de maig".
5. 5 Feu una sol·licitud o oferiu ajuda. Doneu un to positiu amb una petició educada o ofereu cooperació en forma d’ajuda.
   • Suposem que teniu una empresa i voleu convèncer un client de pagar un deute. Utilitzeu la frase: "Agrairia la vostra ajuda i el vostre pagament immediat".
   • Si escriviu en nom d'una empresa, utilitzeu la frase: "Ens agradaria organitzar una reunió personal amb el nostre gerent de recursos humans".
   • Oferiu-vos també per respondre a totes les preguntes possibles i dissipar els dubtes del lector. Exemple: "Estarem encantats de respondre qualsevol de les vostres preguntes o d'aclarir qualsevol dubte sobre el pagament", o: "Voleu conèixer més detalls sobre el nostre programa?"
6. 6 Completa la carta. Utilitzeu una crida a l'acció del vostre costat o del client. Pot ser una sol·licitud per pagar el deute en un termini determinat o una oferta per organitzar una reunió amb un client.
   • Escriviu una proposta amb l'esperança de comunicar-vos en el futur: "Esperem conèixer-vos a la reunió de pressupostos de la setmana que ve", o bé: "Ens complau parlar de tots aquests aspectes amb més detall quan ens reunim a la nostra oficina ".
   • Indiqueu si s’adjunten documents a la carta. Afegiu una frase com ara: "Us enviem una factura del mes passat", o bé: "A la carta s'adjunta una còpia del programa espacial".
   • Utilitzeu una frase final al final. El millor és que els clients escriguin: "Sincerament", - o: "Els millors desitjos".
   • Utilitzeu la frase "Salutacions" en cartes formals per a desconeguts.
   • Escriviu: "Tot el millor" si coneixeu o col·laboreu amb una persona.
7. 7 Corregeix els errors. El format i la redacció correctes no tindran cap paper si hi ha errors gramaticals a la carta.
   • Intenteu trobar tots els casos de la veu passiva i feu els ajustos adequats.
   • Presteu atenció a frases llargues i confuses. En una carta comercial, s'aplica la regla "Millor menys és millor", de manera que s'han de descartar les frases llargues.

Consells

• Imprimiu la carta en paper A4 sense folre. Si envieu per correu, doblegueu la carta tres vegades i col·loqueu-la en un sobre estàndard.