Content

• Passos

La forma en què escolliu respondre a algú pot afectar la forma en què ells i altres us perceben. Afortunadament, saber com i quan donar comentaris és una cosa que es pot aprendre a millorar. Si parleu amb algú cara a cara, la clau és prestar-hi atenció i deixar-los expressar els seus pensaments abans de donar una resposta considerada. Quan xategeu amb missatges de text, hi ha algunes regles tàcites que heu de seguir per comunicar-vos amb èxit. El correu electrònic és la forma més formal de comunicació amb convencions professionals que heu de seguir per comunicar-vos eficaçment i respondre adequadament.

Passos

Mètode 1 de 3: Respondre als missatges de text

1. 

   Utilitzeu el llenguatge quotidià quan envieu missatges de text. El correu electrònic, la correspondència i fins i tot el xat presencial poden tenir lloc d’una manera més formal.A causa de la naturalesa breu i limitada dels missatges de text, l'ús d'un llenguatge més relaxat és adequat i transmet el missatge que la conversa és més personal.
   • Per exemple, podeu utilitzar "b" en lloc de "vosaltres" per estalviar espai, enviar un missatge més ràpid i expressar un to relaxat.
   • Les regles de puntuació solen ser més còmodes en la missatgeria de text. Per exemple, la regla obligatòria de les comes pot fer que la conversa sigui bombàstica i formal.
   • No sempre suposeu que els missatges de text estan bé, però si l’altra persona utilitza un llenguatge quotidià, responeu-los per ajudar-vos a relaxar-vos.

2. 

   
   
   Feu preguntes obertes per desenvolupar la conversa. Si voleu mantenir un xat de text, fer preguntes obertes ajuda l’altra persona a parlar més i a expressar la seva opinió sobre un tema. Fer preguntes que proporcionin una resposta concisa, sí o no, farà que la conversa sigui avorrida.
   • Per exemple, si parleu amb algú sobre el vostre negoci, podeu preguntar-vos: "Com us sembla un projecte nou?"
   • Si voleu obtenir més informació sobre els pensaments d'una persona sobre un tema, proveu de enviar-li missatges de text de la manera següent: "Estic d'acord amb vosaltres, però per què ho creieu?"

3. 

   
   
   Eviteu enviar respostes dures o d'una sola paraula. Els missatges de text han de ser relativament curts, però una resposta ràpida o precipitada pot transmetre el missatge que està enfadat o molest amb la persona. Si responeu al missatge d'algú, envieu-li una resposta significativa que contingui com a mínim 1 o 2 frases.
   • De vegades, és perfectament acceptable respondre "D'acord" si té sentit en el context. Tot i així, eviteu tornar a enviar la paraula "K", ja que se sent grollera i grollera.

   Consells: Si soleu donar respostes breus, podeu continuar fent-ho.

   
   

4. 

   Utilitzeu la puntuació i els emojis per transmetre to. A causa de la naturalesa objectiva dels missatges de text, les persones poden entendre el to o les emocions mitjançant un llenguatge concís. Podeu comunicar clarament les vostres idees mitjançant puntuació i emojis si el vostre missatge sembla imprecís.
   • Per exemple, podeu respondre: "Ho sé, gràcies. :) ”aleshores el text no se sent com si estigués molest o brusquejat amb la persona.
   • De vegades, l’ús de punts fa sentir que estigueu enfadat. Per exemple, és més còmode dir "No, no hi és" en lloc de dir "No. No té ".

5. 

   Reviseu el missatge abans d'enviar-lo. Abans d’enviar el missatge, hauríeu de comprovar-ho ràpidament. Comproveu si hi ha errors tipogràfics i assegureu-vos que transmeteu el missatge correcte i que utilitzeu el to correcte.
   • Un cop enviat el missatge, no el podreu recuperar. Per tant, és millor fer un control ràpid abans d’enviar-lo.

6. 

   No envieu el següent lot de missatges. Els lots de notificacions i fils de missatges de text poden molestar i frustrar els altres. Envieu una resposta que inclogui tot el que vulgueu dir, en lloc d'enviar molts missatges curts.
   • També és normal enviar un text addicional si oblideu la vostra ment o necessiteu aclarir alguna cosa.
   • Si algú no respon a dos missatges seguits, probablement no vulgui parlar amb vosaltres o no estarà al telèfon. Sigui com sigui, els haureu de donar temps i espai per respondre.

7. 

   Demaneu una trucada telefònica si la conversa es complica massa per enviar missatges de text. Els missatges de text han de ser breus i concisos. Si el xat de text comença a ser massa maldestre fins al punt que no podeu expressar correctament els vostres pensaments, pregunteu si la persona us pot trucar perquè pugueu parlar amb detall o discutir els vostres pensaments correctament. Declaració completa de la tesi.
   • Proveu de enviar missatges de text així: "Serà més fàcil explicar-ho per telèfon. Em podeu trucar, gràcies! "
   publicitat

Mètode 2 de 3: xatejar directament amb algú

1. 

   Escolta atentament quan algú et parla. Sempre que algú us parli, tingueu contacte visual i fixeu-vos en el que diu. Això demostra que escolteu i enteneu el que diuen.
   • Presteu tota l’atenció a l’altaveu perquè se sentin còmodes parlant amb vosaltres.
   • Apropeu-vos o pregunteu a la vostra parella si us podeu traslladar a un lloc més tranquil si us costa escoltar amb claredat.

2. 

   Presteu atenció a les indicacions no verbals del parlant. El llenguatge corporal pot transmetre més que les paraules d’una persona. Mentre algú parla, observeu el llenguatge corporal per veure com haureu de respondre.
   • Per exemple, si algú continua mirant al seu voltant o gira els peus endavant i enrere, pot estar preocupat o espantat. Pregunteu-los si estan bé en lloc de respondre al que diuen.
   • També heu d’escoltar la forma en què parlen. Si parlen en veu alta o ofensius, probablement estiguin molestos o enfadats per la conversa. Necessitareu un enfocament diferent a l’hora de respondre per evitar més estrès.

3. 

   Eviteu respondre mentre algú parla. Si esteu massa emocionats o entusiastes de respondre abans que algú acabi de parlar, s’adonarà i pot estar molest. Espereu fins que hagin acabat de parlar i hagueu sentit tot el que volen dir abans de donar cap resposta.
   • Seria groller interferir amb els vostres propis pensaments mentre algú parla.

   Consells: Escolteu i tingueu en compte els punts principals als quals teniu previst respondre mentre algú parla, però no ignoreu el que diuen després perquè pugueu donar respostes més intel·ligents o ràpides. ràpid.

4. 

   Espereu fins que acabin de parlar abans que parleu. Quan parleu amb algú, deixeu-lo acabar els seus pensaments abans de respondre. D’aquesta manera, coneixereu tots els fets i la informació que volen transmetre perquè pugueu donar respostes perspicaços i perspicaços.
   • De vegades, la gent afegeix una mica més d’informació després d’haver acabat de parlar. Per exemple, podrien dir: "Oh, espera, m'he oblidat de dir això". Deixeu-los dir tot el que vulguin dir.

5. 

   Penseu en la resposta per poder parlar amb confiança. Abans de respondre, preneu-vos un moment per considerar tota la informació que ja coneixeu. Si responeu fora del tema, l’altra persona pensarà que realment no escoltava el que deia.
   • Prendre un moment per pensar com respondre també garanteix una resposta intel·ligent.

6. 

   Feu preguntes si necessiteu explicació o més informació. Si no podeu escoltar o entendre el que algú diu, no intenteu respondre amb un malentès o un malentès. Pregunteu-los què van dir o què volien dir perquè pugueu respondre en conseqüència.
   • Si no esteu segur de les intencions d'algú o voleu que expliquin el seu veritable significat abans de respondre, feu una pregunta oberta: "Què voleu dir?"
   • Està bé tornar a preguntar a algú si no pot escoltar ni entendre del tot el que ha dit.

7. 

   Parleu de manera directa i clara quan responeu. Després de ponderar la informació que obtindràs i pensaràs sobre el que vols dir, parla clar i amb seguretat. No utilitzeu un llenguatge ambigu o contradictori per intentar semblar més ràpid o més intel·ligent. La gent aprecia la veritat, així que doneu comentaris honestos per demostrar que us interessa i els enteneu.
   • Assegureu-vos que estiguin atents per no haver de repetir-los.
   • Saber si algú més vol parlar i donar-li l'oportunitat de parlar.
   • Deixeu que l'altra persona respongui al que heu dit. No deixeu ni finalitzeu la conversa perquè heu tingut l'oportunitat de parlar.

8. 

   Prepareu-vos quan algú s’oposi. Fins i tot si heu considerat el que voleu dir, sempre hi ha la possibilitat que algú s’oposi a les vostres paraules. També està bé! Estigueu preparats per si algú discuteix o intenta desentendre’s del que dieu.
   • Mantingueu la calma i no us enfadeu si algú intenta provocar-vos.
   • Deixeu que altres confirmin les seves creences i opinions. No intenteu obligar-los a acceptar el vostre punt de vista.
   publicitat

Mètode 3 de 3: envieu un correu electrònic de resposta

1. 

   Respondre als correus electrònics en un termini de 48 hores. Respondre a temps als correus electrònics és important per demostrar cortesia i professionalitat.No cal que respongueu immediatament, però hauríeu de respondre-ho en un termini mínim de 2 dies.
   • Si el correu electrònic és irrellevant per a vostè o per error, responeu al remitent per fer-li saber que ha enviat la persona equivocada.

2. 

   Utilitzeu una salutació professional al correu electrònic de resposta. El correu electrònic sol ser més important que els missatges de text o les trucades telefòniques. Respon amb "Hola" o "Hola" davant del nom d'una persona per iniciar correctament el correu electrònic.
   • Si la persona a qui responeu té una preferència particular per saludar o vol que la truqueu pel seu nom, feu el que calgui. Per exemple, si volen que els digueu un nom curt, com ara "Bob" en lloc de "Robert", utilitzeu aquest nom.

3. 

   Limiteu l’ús de signes d’exclamació. La resposta hauria de tenir gramàtica, ortografia i puntuació adequades. Tot i això, si utilitzeu massa signe d’exclamació us pot semblar insincer o massa agressiu. Eviteu utilitzar-los tret que sigui apropiat.
   • Els signes d’exclamació són una manera excel·lent de felicitar algú o transmetre emoció, però si s’abusen d’aquests seran ineficaços.

4. 

   Eviteu els tipus de lletra que siguin difícils de veure quan envieu correus electrònics. Trieu un tipus de lletra bàsic perquè el vostre correu electrònic sembli professional. No utilitzeu cap tipus de lletra o tipus de lletra de colors com Comic Sans quan envieu correus electrònics de comentaris.
   • Una opció bàsica és una mida de 10 o 12 per a la font Arial o Times New Roman.

5. 

   Presteu atenció al destinatari al correu electrònic de resposta. De vegades, ajuda a incloure una altra persona a la resposta perquè pugueu incloure-la al debat. Tanmateix, enviar-lo a un conseller o col·lega no relacionat realment molestarà o enfadarà a la persona a qui responeu.
   • Si heu d'incloure una altra persona al correu electrònic, utilitzeu la funció "BCC", que significa enviar correus electrònics a moltes persones, però la informació sobre aquestes persones es mantindrà privada.

6. 

   Especifiqueu a qui voleu respondre en un correu electrònic de grup. Si la resposta a tots els membres del grup va ser la resposta correcta, trieu "Respon a tots" quan la torneu a enviar. Tanmateix, si heu de preguntar o aclarir un tema o problema concret amb una persona, envieu-lo directament a aquesta persona.
   • Si hi ha un gran grup de persones en un correu electrònic, però només heu de respondre a unes quantes persones, només heu de triar respondre-hi.

7. 

   Eviteu enviar un correu electrònic d’agraïment tret que sigui necessari. No serà necessari un breu correu electrònic que no sigui útil per a una conversa. Tret que el remitent us demani que confirmeu que heu rebut i entès el correu electrònic, l'enviament de correus electrònics "Gràcies" serà innecessari i molest.

   Consells: Si algú us envia un missatge "vist", confirmeu que heu rebut el correu electrònic fent clic al missatge per enviar-li una notificació.

8. 

   Torneu a llegir el correu electrònic i comproveu el destinatari abans d'enviar-lo. Els errors ortogràfics o gramaticals poden fer que el vostre correu electrònic sembli poc professional. Abans d'enviar-lo, preneu-vos un moment per tornar a llegir la resposta. Comproveu l'ortografia i la gramàtica correctes i assegureu-vos que envieu la persona adequada.
   • No depeneu de la correcció ortogràfica per trobar tots els errors.
   • Proveu de llegir el correu electrònic en veu alta abans d’enviar-lo perquè pugueu escoltar el contingut amb claredat.
   • Les aplicacions o els programes de correu electrònic sovint omplen automàticament les adreces de correu electrònic a mesura que escriviu els camps de dades del destinatari, cosa que pot fer que envieu correus electrònics accidentalment a la persona equivocada.
   publicitat