Content

• Per trepitjar
• Mètode 1 de 2: primera part: tenir les habilitats adequades
• Mètode 2 de 2: Part 2: sigueu representatius
• Consells
• Advertiments

Tota empresa que rep visitants necessita un recepcionista. Un recepcionista és algú que rep visitants al mostrador de l’empresa o institució. Normalment és la primera persona que el visitant ha de conèixer i, com ja sabeu, les primeres impressions sempre són molt importants. La recepcionista ha de rebre el visitant amb cortesia i respondre correctament, també per telèfon o per correu electrònic. És, per dir-ho així, la targeta de presentació de l’empresa.

Per trepitjar

Mètode 1 de 2: primera part: tenir les habilitats adequades

1. Tenir excel·lents habilitats organitzatives. Com a recepcionista, sou la targeta de visita de l’empresa: sou la persona amb qui el client parla primer i a qui els empleats acudeixen per obtenir informació i planificació. A més de rebre trucades i derivar visitants, sovint heu de tractar amb els clients, organitzar tot tipus d’esdeveniments, organitzar cites, etc. Com que això comporta moltes responsabilitats, és important que, com a recepcionista, estigueu ben organitzat perquè pugueu fer diverses coses al mateix temps. Si no podeu assumir diverses tasques alhora i completar-les en l'ordre correcte, no durareu molt de temps com a recepcionista.
   • Una bona manera d’organitzar-se és invertir en un sistema d’arxiu amb el qual pugueu treballar. És important que sàpiga quins documents i informació pot necessitar el vostre cap, col·legues i clients. Conserveu tota aquesta informació a diferents carpetes, a l'escriptori de l'ordinador o en paper. Organitzeu el sistema de la manera que millor us funcioni; si necessiteu notes adhesives de neó, també està bé.
   • Organitzar-se també significa que es pot motivar: no cal que ningú us digui com fer alguna cosa o que us mantingui en el bon camí. Si esteu ben organitzat, sabreu exactament quines tasques heu de realitzar en un dia i quines coses tenen prioritat.
   • Assegureu-vos que teniu a la vostra disposició (molts) números de telèfon, per exemple, els de companys de feina, contractistes, venedors, serveis d’emergència, etc. Els necessitareu tots en un moment determinat. Emmagatzemeu els números de telèfon en un programa especial per a ordinador o en un Rolodex.
2. Assegureu-vos de tenir una mica de coneixements tècnics. La tecnologia més important que ha de tractar un recepcionista és el telèfon, i tots aquells botons i línies que hi estan associats. Els coneixements informàtics també són indispensables: la majoria de recepcionistes han de saber enviar correus electrònics i ser bons en l’ús d’un processador de textos. També és útil si sabeu crear fulls de càlcul i utilitzar programes específics de l’empresa per a la qual treballeu.
   • Tingueu en compte que és probable que també hàgiu de poder gestionar la copiadora, l’escàner i la impressora (i solucionar els problemes que experimenten els companys de feina quan treballeu amb aquests dispositius). Si sabeu quin tipus d’equip utilitzeu, aprofundeu en els manuals per resoldre els problemes més habituals.
3. Sigues de confiança. S’espera que la recepcionista estigui sempre al seu taulell: l’empresa té mal nom si ningú no respon al telèfon o si els temps d’espera són molt llargs. Fes de la teva confiança la teva prioritat: si el teu cap sap que pot confiar en tu i que sempre hi ets per ajudar, et fas indispensable.
4. Ser un bon oient. Una part important de ser recepcionista és escoltar altres persones: per telèfon, quan un client fa una pregunta a l’escriptori o quan se us transmet informació. Si sou un bon oient, podeu treballar amb més eficiència: podreu resoldre els problemes amb més facilitat si enteneu immediatament el que algú us demana i podeu derivar millor els clients al departament on se’ls pot ajudar.
5. Preneu nota de tot. Quan el vostre cap us demani que feu alguna cosa, anoteu els detalls. Quan un client truqui, assegureu-vos d’escriure la seva informació (nom, dades de contacte, allò que vol, etc.). Les notes us ajuden a mantenir-vos organitzats i us recorden totes les petites coses que apareixen en un dia. Anoteu les notes en un quadern o portàtil i guardeu-les sempre. Us sorprendrà el útil que és, sobretot si voleu saber què volia aquella persona que va trucar fa cinc hores.
   • Assegureu-vos que escriviu els missatges amb detall i llegiu el que heu escrit. Repetiu el missatge i / o les dades de contacte mentre l’anoteu per assegurar-vos que teniu la informació correcta.
6. Respondre educadament al telèfon amb una salutació estàndard, com ara "Bon dia, està parlant amb ____ (el seu nom), de ____ (nom de l'empresa), com us puc ajudar?Assegureu-vos de respondre el telèfon després que hagin sonat un o dos trucs. No està bé deixar la gent en espera durant més d’un minut (és més llarg del que es podria pensar).
   • Escolteu atentament el nom de la persona que demana la persona que truca. Repetiu-ho si voleu assegurar-vos. Pregunteu si la persona que truca pot lletrejar el nom si és difícil d’entendre.
   • Transfereixi perfectament la conversa amb una frase estàndard, com ara "Espera un minut, et diré al senyor Smith". O si la persona està en una conversa: "Mister Smit està actualment en una conversa. Voleu esperar o he de passar el missatge?". Agraïu educadament la persona que truca i transfereix la trucada.
7. Saludeu els distribuïdors de paquets amb la mateixa professionalitat i cortesia que qualsevol altre visitant. És possible que hagueu de signar per un lliurament. Assegureu-vos que la vostra signatura sigui llegible. És possible que el repartidor necessiti indicacions on col·locar el paquet. Assegureu-vos de contactar amb els empleats adequats per a aquestes qüestions.
8. Rebre els clients que arribin al negoci de manera eficaç i educada. Després que el visitant us digui qui és i qui busca, us connectareu amb aquesta persona i els direu qui hi és. Una frase estàndard que podeu utilitzar per a això és: "Sr. Smit, la senyora Jansen de XYZ b.v. és aquí per a la cita a les 2 en punt". Intenteu sempre donar un nom i cognoms i l’empresa que representen. És útil preguntar-li si té cita. A continuació, el senyor Smit donarà més instruccions sobre on fer esperar el client i quant de temps trigarà. Aleshores podeu dir al visitant: "El senyor Smit hi serà en un minut". O bé: "El senyor Smit diu que està acabant una reunió i que hi serà en 5 minuts. Si us plau, seieu".

Mètode 2 de 2: Part 2: sigueu representatius

1. Tenir una actitud positiva. Com s’ha esmentat anteriorment, la recepcionista és la targeta de visita de l’empresa: els clients us veuen primer i responen a les preguntes de persones que no poden venir a l’oficina. Ningú vol rebre una cara àcida o malhumorada. Sempre tingueu un somriure a la cara i una personalitat alegre. Tingueu paciència amb clients difícils, fins i tot si us molesten.
   • Fins i tot si teniu un client molt difícil, seguiu recordant-vos que teniu una personalitat forta i feliç. Digueu-vos que us eliminen les frustracions, però sabeu que, sempre que feu el possible per acomodar-los, no sou qui faci alguna cosa malament. Millor mantenir la calma que explotar.
2. Tingueu a punt una salutació. Sempre és important saludar els clients d’una manera amable. Fins i tot si heu d’acabar alguna cosa abans d’ajudar el client, és important saludar-lo perquè sàpiguen que els han vist i que se’ls ajudarà.
   • Per exemple, podeu saludar amb: "Bon dia! Si us asseieu, estaré bé amb vosaltres!".
3. Ser cortès. Sigues respectuós. Tracteu a tothom com si fossin la persona més important a entrar avui al despatx. Aquesta és la vostra feina: a ningú li importa que hagueu passat hores en un embús de trànsit aquest matí o que només hagueu abocat cafè sobre les sabates de cuir noves. Deixeu les preocupacions personals a casa. Feu que el client se senti còmode i gaudeixi parlant amb vosaltres.
4. Representant del vestit. Representeu una empresa i, per tant, haureu de semblar ordenat. Invertiu en roba que coincideixi amb la cultura corporativa. Si sou recepcionista en un tipus específic d’empresa (per exemple, una marca de roba), pot ser bo portar roba d’aquesta marca. Tendeix al costat conservador, tret que treballis en un lloc on la moda o altres factors siguin importants.
   • Comproveu si la vostra empresa té normatives específiques sobre roba. La vostra empresa pot estar bé amb roba de treball formal, però mai no us recordeu de vosaltres a vesteix-te formalment (és possible que no s’agraeixin els pantalons de xandall)
5. Sembla sempre ordenat.

Consells

• Mantingueu les coses personals separades de la feina. Això també significa que no gestioneu les converses i els correus electrònics personals a la feina. El departament de TI pot supervisar les activitats de l’ordinador.
• Sigues amable amb els gestors, a veure si els pots ajudar quan no tens res a fer.
• Recordeu qui paga el vostre sou i sigueu sempre respectuosos amb ells.
• Trobeu algú que pugui vigilar l’escriptori o el telèfon quan necessiteu anar al bany, quan sortiu a dinar, de vacances, etc. D’aquesta manera no hi haurà gent enfadada que us esperi quan torneu.
• Pregunteu als companys si podeu ajudar amb alguna cosa. Pots fer amics millor ajudant que enemics queixant-te.
• La manipulació del correu electrònic també sol formar part de la vostra feina. El primer dia, esbrineu immediatament on ha d’anar, qui l’entregarà i quan.
• Estigueu sempre disposat a aprendre una nova tasca. La versatilitat us pot aportar molt.
• Escriviu missatges per duplicat i doneu-ne una còpia a la persona a qui va destinat el missatge. O feu servir un diari perquè sigui més fàcil de trobar, sobretot si esteu buscant un nom o un número de telèfon.

Advertiments

• No digueu mai "no ho faré". Aleshores perdreu ràpidament la feina.
• No fingeixis que ets simpàtic. La gent ho veu bé. Sigueu realment interessats, educats i respectuosos. Si no ho podeu fer, no us heu de convertir en recepcionista. Derroca la reputació de l’empresa. A continuació, busqueu una feina d’oficina on no hagueu de sortir en públic.
• No discuteixis amb un client o una persona que truca. Remeteu-lo a un superior.