Content

• Per trepitjar
• Part 1 de 3: Comunicar-se clarament
• Part 2 de 3: sigueu un bon oient
• Part 3 de 3: Comunicar-se electrònicament
• Consells

La mala comunicació pot ser alhora divertida i frustrant. Si voleu reduir les males comunicacions, parleu clar i no assumiu res. Consulti amb la persona per assegurar-se que s’entén. Quan us comuniqueu electrònicament, sigueu clars, concisos i informatius. Ser un bon oient també pot ajudar a evitar males comunicacions. Si manteniu l’atenció en les vostres converses, podeu reduir les possibilitats de mala comunicació.

Per trepitjar

Part 1 de 3: Comunicar-se clarament

1. Pensa abans de parlar. Pensar què heu de dir primer us pot ajudar a organitzar els vostres pensaments i a preparar-vos per dir alguna cosa significativa. Especialment si esteu a punt de mantenir una conversa important, assegureu-vos que les vostres paraules estiguin organitzades de manera que pugueu dir el que voleu dir.
   • Recordeu que la vostra actitud i to us poden transmetre molt. Limiteu la vostra atenció al tema i intenteu no desviar-vos-en.
   • Si teniu problemes per dir el que voleu dir, escriviu alguns punts per assegurar-vos que no oblideu res del que vulgueu dir.
   • Feu un descans conscient abans de parlar. Sovint tenim la tendència a submergir-nos cap endavant en una conversa, però fer una pausa deliberada i prendre un moment per organitzar els nostres pensaments abans de parlar augmenta la probabilitat que la nostra comunicació sigui clara i que els espectadors estiguin disposats a escoltar-los.
2. Cridar l'atenció. Tenir l'atenció d'una persona significa assegurar-se que escolta i entén el que està dient. Feu contacte visual i assegureu-vos que la persona escolta. Si l’altra persona està distreta o està ocupada amb una altra cosa, demaneu la seva atenció o proveu-ho en un altre moment. Si l’altra persona sembla distreta per una altra cosa, demaneu atenció dient: "Vull assegurar-me que enteneu" o "agrairia la vostra plena atenció".
   • Si la persona sembla distreta, digueu-li que parlarà més endavant quan estigui més disponible.
   • Per exemple, si necessiteu parlar amb algú però està fent una altra cosa, feu-li saber que heu de parlar i que voleu la seva atenció.
   • No crideu ni crideu a algú per cridar l’atenció; aneu a aquesta persona i adreceu-vos-hi personalment quan sigui possible.
3. Comproveu els vostres supòsits. Podeu suposar que tothom entén el que dieu o el que demaneu que facin, però només per estar fora de perill, aclariu tot allò que potser la persona no estigui segura. Per exemple, si esteu donant instruccions, expliqueu què més ha de fer la persona per preparar-se. Podeu sobreestimar o subestimar els coneixements o les habilitats d’algú, de manera que és millor que ho demaneu.
   • Això és especialment cert quan es parla amb algú d’una cultura diferent de la seva. Podeu suposar que entenen l'argot o un altre idioma, però no us fa mal preguntar-ho. Si algú sembla confós, intenteu explicar-ho millor.
4. Ser cortès. Ser educat en la comunicació significa ser obert, honest i amable. No dius res que pugui ser passiu-agressiu, sarcàstic o perjudicial per a la persona amb qui estàs parlant. Centreu-vos en ser amables i en dir què voleu dir d’una manera fàcil d’entendre. Si interrompes, ets groller o faltes de respecte amb altres persones, no et comunicaràs eficaçment.
   • El sarcasme es pot malentendre fàcilment. Tot i que pot ser divertit, encara pot conduir a malentesos si dieu el contrari del que realment voleu dir. La gent es pot confondre amb el que realment vol dir. El sarcasme també pot significar involuntàriament.
5. Comproveu si hi ha comprensió. Assegureu-vos que la persona us hagi entès. Ho feu simplement preguntant: "Està clar?" O "Teniu alguna pregunta?" Això li dóna a la persona l'oportunitat d'expressar qualsevol dubte o inquietud que pugui tenir.
   • Això pot ajudar les persones a sentir-se còmodes fent preguntes o demanant aclariments.
   • Quan doni instruccions, demaneu a la persona que les repeteixi perquè sàpiga que ho entén.
   • En alguns casos, és adequat proporcionar un breu resum.
     • Per exemple: "Per tant, per tenir-ho clar, abordarem primer el compte Ramaker i, després, tindrem una reunió ràpida sobre com solucionar els problemes de comunicació. Entès?'
6. Segueix. Contacteu amb la persona amb qui us comuniqueu per assegurar-vos que us heu comunicat amb claredat. Per exemple, si heu enviat un missatge de correu electrònic, envieu-ne un altre preguntant: "Com esteu?" Teniu alguna pregunta? "Si heu parlat amb algú, pregunteu-li uns dies després". Comproveu-ho. Tot bo?'
   • Si creieu que us heu comunicat incorrectament, utilitzeu aquest moment per transmetre-ho tot clarament i aclarir allò que pot ser confús.

Part 2 de 3: sigueu un bon oient

1. Comprendre el llenguatge corporal. Gran part de la comunicació no és verbal. Parar-hi atenció; pot ser molt important. Mantingueu el contacte visual i observeu els canvis en el vostre propi contacte visual o en el contacte visual de l’altra persona. Presteu atenció a la postura i a les expressions facials d’una persona i comproveu si hi ha incoherències. Si observeu alguna diferència, torneu-ho a demanar o demaneu aclariments.
2. Escoltar amb atenció. Presteu tota la vostra atenció quan algú parli. Molta gent intenta pensar què dir a continuació, però continua relacionada amb la persona que parla. La gent ho agraeix quan se sent escoltat i entès, i una de les millors maneres de fer-ho és escoltant activament. Gireu el cos cap a ells i inclineu-vos cap a ells. No us deixeu distreure (com ara per telèfons mòbils) i mantingueu-vos present amb la persona.
   • No només escolteu les paraules que diu la persona, sinó també escolteu la informació i la manera de comunicar-se. Per exemple, la veu de la persona pot canviar quan parla d’alguna cosa emocional o se sent incòmoda.
3. No interrompis l’altre. Si algú parla, fes el possible per no interrompre’ls. Deixeu que la persona acabi els seus pensaments abans d’afegir o dir res més. D’aquesta manera demostres que escoltes i que valors el que diu la persona. Si tendeix a interrompre la gent sovint, és possible que se senti frustrat i no digui tot el que vol dir.
   • Deixar que algú acabi els seus pensaments significa que escolteu completament i que no us preocupa les vostres paraules. D’aquesta manera, la persona se sentirà més còmoda compartint-ho tot i no oblidarà alguna cosa que volia dir perquè la conversa s’ha desviat.
4. Fer preguntes. Si alguna cosa no està clara o si no entén bé alguna cosa, assegureu-vos de fer-hi una pregunta. Proveu de dir alguna cosa com ara: "Voleu aclarir què voleu dir amb ___?" O "no estic segur d'entendre ___. Pots explicar-ho?
   • Si la persona continua parlant i no la voleu interrompre, escriviu la pregunta perquè no us oblideu de fer-la.

Part 3 de 3: Comunicar-se electrònicament

1. Organitzeu la informació. Si intenteu transmetre informació, heu d’assegurar-vos que la informació arriba a la persona amb eficàcia. Per exemple, si esteu planejant un esdeveniment, heu de proporcionar detalls importants: lloc, hora i allò que la gent hauria d’aportar. Proporcioneu indicacions o passos clars per a la gent i assegureu-vos que la informació sigui clara.
   • Abans d’enviar la informació o la invitació, assegureu-vos que contingui tota la informació necessària.
2. Utilitzeu menys paraules. Quan us comuniqueu mitjançant missatges de text o correu electrònic, aneu al punt. Un correu electrònic llarg pot confondre el que voleu transmetre. Per exemple, si feu una sol·licitud, aneu directament al punt i feu la vostra sol·licitud. Podeu dir per què s'ha de fer la sol·licitud, però no continueu indefinidament. Digueu el que necessiteu i finalitzeu el correu electrònic poc després.
   • Si tendeix a escriure correus electrònics o missatges de text llargs, és probable que la gent els explori en lloc de llegir-los a fons. Si no us podeu allunyar de les llargues cartes, penseu a posar les coses més importants a la part superior.
   • Tingueu en compte que els correus electrònics no envien senyals socials, com ara expressions facials i to de veu. Per tant, utilitzeu un llenguatge clar i eviteu el sarcasme.
     • Els emojis són útils als correus electrònics socials, però no a la majoria dels correus empresarials.
3. Centreu-vos en un tema. Mantingueu el missatge el més senzill possible. No tragueu ni entreu en molts detalls addicionals i no tracteu diversos temes en un correu electrònic. És millor centrar-se en un tema o tema alhora que moltes coses en un sol correu electrònic. Si teniu diverses qüestions a discutir, discutiu-les d'una en una per correu electrònic. D’aquesta manera, la persona pot esborrar tots els correus electrònics quan hagi acabat amb cada tema i no oblidar-se de fer alguna cosa o d’adreçar-se a alguna cosa.
   • Si voleu tractar diversos temes alhora, doneu una clara demarcació. Utilitzeu punts vius o reordeneu-lo per ajudar a aclarir el contingut.
4. Aneu directament al punt. Tot i que està bé començar els vostres correus electrònics amb "Com estàs?" O algun altre tipus de diversió, no dediqueu massa temps a parlar d'alguna cosa que no té res a veure amb el que voleu transmetre. Centreu-vos en la vostra sol·licitud o en la informació que vulgueu compartir amb la persona. No batreu la brolla ni doneu una llarga introducció. En lloc d’això, arribeu al cor del que voleu o necessiteu dir.

Consells

• Eviteu l'ús de sarcasme als xats, missatgeria instantània o correus electrònics sense emojis. El sarcasme sovint no es comunica correctament mitjançant text, per la qual cosa és millor fer-ho personalment.