Com s’organitzen els fitxers d’oficina

Content

Passos
Primera part de 3: Preneu-vos el temps per ordenar
Part 2 de 3: Ordenació de documents i fitxers
Part 3 de 3: Creeu fitxers mensuals
Consells
Què necessites

Organitzar fitxers d’oficina pot ser una tasca difícil, sobretot si teniu un gran nombre de fitxers i documents. Però no ha de ser un procés dolorós. Planificar amb antelació i prendre decisions sobre el sistema de fitxers us pot ajudar a organitzar els fitxers segons les vostres necessitats empresarials i garantir que cerqueu documents importants de manera més eficient. A continuació, es detallen alguns passos per començar a organitzar els fitxers d’oficina.

Passos

Primera part de 3: Preneu-vos el temps per ordenar

1 Dediqueu prou temps per organitzar els vostres fitxers de manera que no hagueu d’iniciar i aturar diverses vegades. Assegureu-vos que teniu prou carpetes i dreceres per crear fitxers nous abans de començar.

Part 2 de 3: Ordenació de documents i fitxers

1 Dividiu la massa de documents i fitxers que vulgueu organitzar en paquets més petits i més manejables.
- Reviseu cada paquet individualment i llenceu-lo o esquinçeu-ne els documents i fitxers que pugueu desfer per reduir l'espai dels fitxers i minimitzar el desordre.
- Dividiu els documents i fitxers que vulgueu conservar en 2 piles diferents: 1 per als fitxers que cal tractar en els propers mesos i 1 per als fitxers que es poden arxivar i que no necessiten accés en un futur proper.
2 Emmagatzemeu carpetes alfabèticament si teniu fitxers de client. Per exemple, si cada carpeta és el nom d’una persona o l’empresa, podeu plantejar-vos organitzar alfabèticament pel cognom de les persones. Si és així, assegureu-vos que cada pestanya del fitxer estigui clarament etiquetada amb el cognom de la persona, seguit del seu nom. Emmagatzemeu les carpetes per ordre alfabètic i, a continuació, etiqueteu els calaixos del fitxer perquè sàpiga quin calaix conté els cognoms amb quina lletra.
3 Emmagatzemeu informació per categories si teniu fitxers per a diferents parts del vostre negoci. És possible que tingueu alguns fitxers de factures, serveis o contractes, en aquest cas els haureu d’organitzar en diferents categories per organitzar-los. Etiqueu clarament cada fitxer amb la seva categoria correcta i poseu-hi tots els documents rellevants. És possible que hàgiu de crear subcategories, així que utilitzeu la carpeta d'emmagatzematge penjat per designar les categories i les carpetes de fitxers de les subcategories.
- Creeu un fitxer per als documents que cal tractar amb urgència per tal de saber on podeu trobar documents importants ràpidament.
- Col·loqueu els fitxers a l'armari amb fitxers temporals a la part frontal i fitxers comprimits a la part posterior. D'aquesta manera, els fitxers que tracteu amb més freqüència estaran a l'abast immediat.

Part 3 de 3: Creeu fitxers mensuals

1 A més d’utilitzar els mètodes anteriors, afegiu un conjunt de carpetes marcades per Mes (i Any ----). Quan no tingueu temps de fer-ho de seguida, com a mínim poseu els vostres documents a l’arxiu mensual perquè pugueu treballar amb la informació enviada per ordre cronològic. També us garanteix tenir pistes sobre on començar a buscar quan necessiteu alguna cosa.
- Els fitxers mensuals també són un bon lloc per emmagatzemar documents que realment no encaixen en altres categories.
2 Al final de l'any, mireu el que queda a les carpetes mensuals i és possible que trobeu un patró i un nou grup de fitxers (nom de la categoria) que falti al vostre sistema. Crea un fitxer per a ella el nou any.
3 Grapa la resta de la informació del mes. Emmagatzemeu-lo en un fitxer anomenat Divers (Curs ----).

Consells

Un cop organitzats els fitxers d’oficina, mantingueu-vos organitzat. Sigueu coherent amb el vostre sistema de gestió de fitxers i col·loqueu tot allà on hauria d’estar.
Llenceu, recicleu o desfeu documents que no necessiteu per evitar confusions en el nou sistema de gestió de fitxers.