Com escriure una carta d’agraïment a un client

Content

Passos
Primera part de 3: Composició de la carta
Part 2 de 3: triar el to adequat
Part 3 de 3: Dissenyar adequadament

Independentment del tipus de negoci en què tingueu, és molt important desenvolupar una forta relació amb el client perquè la gent us pugui tornar una vegada i una altra. Cada carta d’agraïment ha de ser individual, de manera que no trobareu exemples amb exemples en aquest article. En el seu lloc, trobareu instruccions que us ajudaran a escriure aquestes cartes de manera eficaç. Si voleu saber com escriure una carta d’agraïment per expressar el vostre agraïment per un client, seguiu llegint.

Passos

Primera part de 3: Composició de la carta

1 Introduïu el nom del client correcte a la felicitació. Moltes investigacions de mercat mostren que gairebé tots els missatges dirigits a un client són completament ineficaços si el seu nom s’escriu incorrectament. Per tant, és extremadament important comprovar que no hi hagi errors en contactar amb el client.
2 Indiqueu el motiu de la carta d’agraïment. Feu-lo el més específic possible. Per descomptat, només podeu escriure "gràcies per la vostra compra", però és millor si especifiqueu quin tipus de compra va fer el comprador i quin tipus de lliurament va triar. Per tant, el client estarà més centrat en tractar amb la vostra empresa, ja que estarà satisfet amb aquest enfocament individualitzat. Ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref>
- El vostre agraïment hauria de sonar el més sincer possible. Si escau, podeu fer referència a una conversa amb un client.
- Feu un esforç perquè el vostre correu electrònic no sembli trivial, o semblarà que envieu el mateix missatge a centenars de clients.
3 Afegiu algunes línies de comentaris. En una carta d’agraïment, convé fer algunes preguntes per assegurar-se que s’han satisfet totes les necessitats del client i que el client està satisfet amb la qualitat. Aquests aclariments augmenten les possibilitats que el comprador torni a respondre, cosa que significa que els beneficis també augmentaran. No us heu de deixar portar amb demanar comentaris, però prestar atenció a les necessitats dels clients és una part fonamental per a un negoci amb èxit.
- Expresseu la vostra esperança que el comprador estigui satisfet amb la seva compra i afegiu que esteu preparat per respondre a totes les preguntes i suggeriments que li interessin.
- Pregunteu al comprador si heu de fer alguna cosa més per millorar la seva satisfacció.
4 Incloeu el nom de la vostra empresa a la carta. La carta d’agraïment sempre ha d’incloure el nom de l’empresa, el seu logotip o qualsevol altra informació que identifiqui la vostra marca. Una vegada més, això augmenta la visibilitat del vostre negoci.
- Si escriviu la vostra carta d’agraïment en una postal, no oblideu incloure el nom del vostre negoci.
- Si escriviu en capçalera, el logotip i el nom de la vostra empresa seran visibles de totes maneres, de manera que no cal incloure el nom a la mateixa carta.
- Si envieu un correu electrònic, nota d’agraïment, el nom i el logotip de l’empresa han d’estar sota la vostra signatura.
5 Utilitzeu una conclusió adequada. Hauria d’expressar l’esperança de continuar cooperant amb el client i expressar el vostre sincer interès per ell. Per exemple, "amb respecte" de vegades pot semblar massa formal i, després, s'ha de substituir per "sincerament vostre" o "millors desitjos". Exploreu finals de cartes comercials populars i tingueu en compte les especificitats del sector.
6 Signa la carta a mà. Si és possible, signeu la carta a mà. Les grans corporacions solen utilitzar-ho per fer que la carta sembli més personalitzada. Fins i tot una signatura creada amb un ordinador i inserida en una lletra sovint fa una impressió millor que només un nom escrit, ja que crea l’efecte d’una carta escrita en persona.

Part 2 de 3: triar el to adequat

1 Resisteix la temptació d’oferir al client un producte o servei nou. Esteu escrivint una carta d’agraïment per l’oferta, de manera que no us heu de publicitar. En aquesta etapa n’hi ha prou amb un bon contacte. Deixeu que el client se senti com si fos.
- Frases com "esperem una nova col·laboració amb vosaltres" semblen un tòpic publicitari i és millor abstenir-se'n. No escriviu res que no escriuríeu al vostre amic.
- No inclogueu descripcions d'altres productes, mencions sobre una propera venda ni cap altra frase que es pugui considerar publicitària a la carta.
2 Envieu la carta amb un segell postal real. Fins i tot si envieu muntanyes de cartes, el millor és no utilitzar una màquina de marcar. De manera que despersonalitzeu la carta, convertint-la en una de tantes, cosa que significa que el client no se sentirà especial. El més probable és que la vostra carta acabi immediatament a la paperera.
3 Si és possible, escriviu l'adreça a mà. I de nou: com més personalitzada sigui la carta, més agradable serà rebre-la. Si no teniu temps per signar els sobres, confieu-ho a una altra persona. Fins i tot si l’adreça no l’heu escrit personalment, el client quedarà gratament impressionat en veure que està escrit a mà.
4 Proporcioneu informació de contacte i estigueu preparats per a futures comunicacions. Assegureu-vos d’incloure el vostre número de telèfon i adreça a la carta i feu saber al client que esteu preparat per escoltar-lo per a qualsevol pregunta. Si un client es posa en contacte amb vosaltres, prepareu-vos per respondre ràpidament a la seva sol·licitud o pregunta.

Part 3 de 3: Dissenyar adequadament

1 Escriviu la vostra carta a mà. Imprimir un formulari estàndard és com enviar un fullet al client. En lloc de fer que el client se senti important i valuós per a vostè, es corre el risc de donar la impressió contrària i només causar irritació. Intenta escriure cartes d’agraïment a cada client personalment i a mà.
- Si hi ha massa notes d’agraïment per escriure a mà, demaneu a un altre company de feina que us ajudi. L’enfocament individual val molt la pena.
- Si no teniu la possibilitat d’escriure manualment notes d’agraïment, heu de trobar una altra manera de personalitzar-les. El mínim que podeu fer és incloure el nom del client i la vostra signatura real a cada correu electrònic.
- En alguns casos, pot ser més adequat escriure correus electrònics en lloc de notes d’agraïment manuals, per exemple, si ja teniu una bona relació amb un client. El més important és que la carta sonava sincera i s’adreçava a un client concret. Si hi ha la possibilitat que la vostra carta es confongui amb una publicitat, és millor escriure-la a mà.
2 Trieu on voleu escriure les vostres notes d’agraïment. Tant les targetes d’agraïment com el paper amb capçalera de la companyia.Si només necessiteu escriure algunes cartes d’agraïment, compreu targetes d’agraïment elegants que permetin al client sentir-se important. També podeu utilitzar capçalera en paper de pes pesat.
- No utilitzeu paper d'impressora normal per a la vostra carta d'agraïment.
- Trieu targetes d'agraïment que siguin adequades en un context empresarial. Si teniu un negoci creatiu o d’entreteniment, podeu utilitzar postals de colors vius que coincideixin amb la imatge de la companyia. Eviteu les postals amb paraules o imatges inadequades o massa personals.
3 Penseu a enviar un regal. Si voleu anar més enllà i mostrar el vostre agraïment, envieu un petit regal amb la vostra carta. Això és opcional, però per a alguns clients pot ser el que necessiteu. El regal ha de ser petit i útil. Pot representar els vostres productes o serveis o estar completament aliè a la vostra àrea de negoci, però de caràcter professional.
- Els petits regals inclouen punts de llibre, imants, dolços, samarretes o certificats de regal.
- El regal no ha de ser més car que els 500-1500 rubles. L'ètica corporativa d'algunes empreses prohibeix l'acceptació de regals cars.