Autora:
Laura McKinney
Data De La Creació:
1 Abril 2021
Data D’Actualització:
1 Juliol 2024
Content
De vegades, hem de demanar una extensió per molts motius de la vida. Potser esteu a la universitat i necessiteu més temps per acabar el vostre assaig, potser teniu problemes per acabar un projecte a la feina.Una carta de renovació eficaç i adequada sempre és important. Hauríeu de dedicar una estona a pensar amb precisió sobre les vostres necessitats: quant de temps necessiteu sol·licitar una extensió i per què? Després, escriviu una carta formal, envieu-la i feu un seguiment per a la tranquil·litat.
Passos
Mètode 1 de 3: seguiu la convenció d'escriure una carta formal
Presenta la capçalera de la pàgina. La data d’enviament es troba a l’extrem superior dret de la pàgina. Deixeu una fila a sota en blanc i escriviu la vostra adreça, també alineada a la dreta. A continuació, buideu una fila i escriviu l'adreça completa del destinatari a la part esquerra de la pàgina.
- Si envieu un missatge de correu electrònic, podeu ometre la data i l'adreça, començant per salutacions. Tot i això, heu d’assegurar-vos que el títol sigui clar i eficaç. Per exemple, si envieu una carta al vostre professor, podeu escriure l'assumpte "Carta d'extensió - Nguyen Hoang Minh - classe B2 K34".
Escriu felicitacions completes i formals. Comenceu per la paraula "Benvolgut", seguit del títol i del nom complet del destinatari. Per exemple, "Benvolgut senyor Nguyen Hai Trieu" o "Benvolguda senyora Bui Phuong Mai". Alguns títols poden ser més complicats, com ara "Benvolgut professor Nguyen Duc Cuong" o "Benvolgut president Nguyen Van An".- Es tracta d’una recomanació formal, així que mantingueu el vostre estil i contingut formals, fins i tot si coneixeu aquestes persones íntimament. No escriviu "Hola Hanh".
- Intenteu trobar una persona específica a la qual enviar la carta. En cas contrari, la vostra carta semblarà una carta de mostra. Per exemple, "Benvolgut president Nguyen Van An" seria millor que "Benvolgudes autoritats".
Utilitzeu un disseny breu. El cos de la carta ha de tenir entre 1 i 3 paràgrafs. En molts casos, podeu començar amb 2-3 línies. Si heu d’ampliar els 3 paràgrafs complets, només heu de separar-los a l’obertura, al cos i al final.- Per començar la vostra carta, podeu escriure: "Sóc Nguyen Hoang Minh, estudiant de la classe B2 K34". Això recordarà al professor que ha de recordar i no perdre el temps esbrinant qui és.
Fixeu-vos en el final. No menystingueu la importància d’un final sòlid. Utilitzeu l’última frase per repetir el cas (en una línia) i agraïu al destinatari que s’hagi dedicat el temps a llegir el missatge. Podeu escriure: "Agraeixo la vostra consideració de la meva proposta".- El millor és tancar la carta amb una salutació abans de signar-la. Algunes bones opcions són: "Atentament", "Benvolgut", "Hola".
- Si necessiteu una resposta, heu d’indicar-ho al final. Normalment es pot combinar amb un agraïment. Per exemple, "Gràcies per la vostra consideració, espero tenir notícies vostres la setmana que ve". Tanmateix, tingueu cura de no ser massa atractius.
Introduïu el vostre nom complet i la vostra signatura. A sota de la salutació "Sincerament", mantingueu 3-4 files de distància. A continuació, escriviu el vostre nom complet i alineeu a l'esquerra. Utilitzeu l’espai superior per signar amb tinta. Si teniu previst enviar un correu electrònic, podeu esborrar l'espai i escriure-hi el vostre nom. publicitat
Mètode 2 de 3: discutiu el cos del missatge
Escriviu el més aviat possible. Prepareu-vos per escriure una carta tan aviat com conegueu la necessitat d’una extensió. Heu de donar al destinatari molt de temps per decidir el vostre cas. També heu de demostrar que esteu preparat, tot i que sol·liciteu ajustar el vostre horari.
Determineu quant de temps heu d’afegir. Tingueu en compte tots els factors i feu recomanacions realistes. Si el període de gràcia és massa curt, és possible que hàgiu de tornar a sol·licitar-la. Heu de fer tot el possible per evitar que es compleixin els terminis, de manera que és millor estimar la quantitat de temps extra.
- Segons la situació, és possible que hagueu d’escriure la carta com a part del procés de negociació. En aquest cas, haureu de sol·licitar una data límit superior al temps estimat perquè pugueu posar-vos d’acord i acordar-los pel mig.
- Temps estimat en funció del vostre progrés actual i de les parts del projecte sense acabar. Per exemple, si heu estat treballant en un projecte de consultoria durant tres mesos, probablement obtindreu una estimació de la quantitat de feina que queda.
- També ha de ser conscient del límit de temps al qual també s’enfronta el destinatari del missatge. Potser també estan pressionats a causa dels terminis. Per exemple, els professors universitaris sovint han de presentar notes a mitjà termini i han de basar-se en aquest termini per als estudiants.
Atenció a les lleis aplicables. Cal verificar els terminis actuals abans de sol·licitar una extensió. No deixeu la impressió que us falta organització quan sol·liciteu una extensió sense entendre la situació actual. Per exemple, algunes agències governamentals requereixen que presenteu una petició dins de les 24 hores posteriors al primer contacte. Si això no us funciona, podeu queixar-vos que el temps és massa limitat.
Doneu una explicació raonable. Us dediqueu temps a redactar la carta de renovació i el destinatari també es dedicarà a llegir; per tant, cal que escriviu correctament la carta. Penseu detingudament en la veritable raó per la qual necessiteu més temps i presenteu al destinatari honestament. No mentiu ni exagereu, ja que això només us perjudicarà.
- Una bona raó per això és que voleu que la feina es faci amb cura i cura. Per exemple, si esteu treballant en un projecte en què es pugui veure afectada la seguretat d'altres persones, és possible que tingueu simpatia per presentar-ho.
- Si teniu més d'un motiu per sol·licitar una extensió, trieu el que sigui més rellevant i concentreu-vos en això. Per exemple, en cas que es retardi a acceptar el treball ofert, digueu-los que voleu obtenir més informació sobre els costos d'enviament (si és cert) en lloc de fer-los saber que esteu esperant una paraula. convidar-ne un altre.
Assenyaleu alguns detalls acuradament seleccionats. Les dades proporcionades ajudaran a que la vostra carta sembli legítima i hàbil. Això és especialment important si envieu una carta a una agència governamental o a una altra organització que mai no heu conegut.
- Per exemple, si el vostre avi va morir dos dies abans que es presentés el seu assaig, el millor és presentar-lo com una "emergència familiar" en lloc de simplement "urgent". També podeu esmentar la seva mort i alguna informació sobre els vostres plans.
- Organitzeu la vostra documentació abans d’enviar la carta de renovació. És possible que necessiteu una descripció del treball i les aplicacions que heu fet, especialment quan treballeu amb agències governamentals o altres organitzacions oficials. És del vostre interès demostrar que heu seguit tots els passos del procés en aquest punt.
Mantingueu estil i contingut positius. Ningú vol llegir una carta plena de queixes. En lloc d’això, només cal fer una presentació ràpida i breu de fets negatius i, a continuació, exposar solucions positives. Per exemple, si creieu que el salari inicial és massa baix, podeu escriure: “Necessito més temps per considerar la vostra oferta. Tot i això, crec que un sou més alt em pot ajudar a treballar de manera més eficient.
Torneu a llegir el missatge abans d'enviar-lo. Dediqueu uns minuts com a mínim a rellegir el missatge abans d’enviar-lo. Comproveu si hi ha errors d'edició i d'escriptura. Executeu programes de correcció gramatical i ortogràfica al vostre ordinador. Envieu-lo a un amic de confiança perquè els torni a llegir. No us precipiteu ni ometeu aquest pas; en cas contrari, el destinatari del missatge tindrà la impressió que sou descuidat i això afectarà el resultat final. publicitat
Mètode 3 de 3: envieu un missatge al destinatari
Feu una còpia o deseu la carta. Quan hàgiu acabat de llegir l'esborrany de la carta i abans d'enviar-la, feu una foto (convertiu-la a pdf), deseu el manuscrit en línia o copieu-lo de la manera tradicional. També podeu registrar la data de l'enviament si no coincideix amb la data que es mostra a la part superior del missatge. Deseu aquesta còpia en un lloc segur per al vostre registre personal.
Introduïu-lo a la bústia normal. Porteu-lo a l’oficina de correus, doneu-lo al carter o poseu-lo a la bústia. Si voleu assegurar-vos que el correu arribi al destinatari, podeu sol·licitar un servei de seguiment per un càrrec addicional.
- Si voleu enviar correu en paper, heu d’imprimir-lo amb una impressora i tinta de bona qualitat. Generalment no s’accepten renovacions manuscrites.
Envieu un correu electrònic per renovar-lo. Aquesta és probablement la millor manera d’enviar renovacions amb menys temps i certesa. Cal que verifiqueu l’adreça de correu electrònic del destinatari abans d’enviar-la i assegureu-vos d’incloure el vostre identificador a l’assumpte, si escau.
- El destinatari sabrà exactament quan vau enviar el correu electrònic. Tingueu en compte això si voleu enviar correus a altes hores de la nit.
- El vostre correu electrònic hauria de ser formal, inclosa l'adreça de correu electrònic que utilitzeu per enviar-lo. Hauríeu d'enviar aquest correu electrònic amb un compte professional. Per exemple, la carta enviada des del compte de correu electrònic [email protected] és adequada.
- Si envieu el correu per fax, assegureu-vos de conservar la pàgina de confirmació per demostrar que heu enviat el correu amb èxit i que el missatge s’ha rebut.
Fer trucades telefòniques en lloc d’escriure cartes. Si heu de sol·licitar una extensió d’última hora, és millor que parleu amb la persona per telèfon. En aquest cas, també heu de ser formal i presentar el vostre cas amb claredat. publicitat
Consells
- Intenteu escriure lletres de fins a una pàgina. D'aquesta manera, la vostra carta se sent completa i fàcil de mirar.
- Tingueu en compte si el destinatari del missatge envia una resposta, com ara un missatge de confirmació.
Advertiment
- Sigues realista sobre les promeses. No sol·liciteu una extensió només per dedicar temps addicional a completar altres missions addicionals.
- Feu un bon ús del temps ampliat. Probablement no voldreu tornar a intentar sol·licitar una extensió.
- Comproveu que hàgiu inclòs els formularis necessaris al missatge. A més, algunes organitzacions us demanaran que utilitzeu el formulari de carta.
