Content

• Passos

Els informes empresarials són un dels mitjans més eficaços per comunicar les operacions comercials actuals. Tot i els seus objectius generals, s’utilitzen generalment quan una empresa o un individu necessita prendre decisions importants. Per escriure informes empresarials eficaços, primer heu d’entendre què són i com es poden utilitzar.

Passos

Primera part de 2: determineu el tipus d'informe que cal escriure

1. 

   Presentar idees. Aquest és el tipus informes / propostes explicatives. Aquests informes es poden utilitzar per fer recomanacions a l'administració clau o als responsables de presa de decisions d'una empresa, que normalment es compon de dues parts: resum i contingut. El resum ressalta el vostre suggeriment. La secció de contingut (cos) analitza a més els beneficis, els costos, els riscos, etc. vine amb ell.
   • Suposem que voleu oferir una impressora 3D per al vostre departament. Per tal de convèncer el vostre gestor perquè aprovi la compra d’aquest dispositiu, heu d’escriure un informe d’explicació / recomanació per sol·licitar formalment la direcció.

2. 

   
   
   Descriviu els riscos associats a una oportunitat concreta.Informe d’investigació ajudant a determinar el grau de risc associat a un determinat curs d’acció. Aquest tipus d’informe és extremadament útil per ajudar una empresa a predir possibles conseqüències. Inclou una introducció, contingut investigatiu i conclusions. La introducció posa en relleu el tema que s'està considerant. El contingut de l'enquesta s'utilitza per discutir fets i resultats de la investigació. La conclusió s’utilitza per resumir el problema.
   • Suposem que Pharmaceutical Company X vol treballar amb Pharmaceutical Company Y però encara té dubtes. L’empresa X no vol cooperar amb una empresa amb problemes financers presents o passats. Aquesta empresa durà a terme una investigació i utilitzarà l'informe d'investigació per discutir a fons la informació financera de l'empresa Y i dels seus directius.

3. 

   
   
   Presenta informació sobre el compliment d’una agència reguladora en particular. Això és informe de compliment, s’utilitza per ajudar una empresa a demostrar la seva responsabilitat. Demostra el compliment de les lleis / regulacions i la despesa raonable de l'empresa davant dels òrgans de govern (ciutat, província, govern, etc.). Aquest informe inclou la introducció, el contingut de l'informe i la conclusió. La introducció sol contenir una visió general del contingut principal de l'informe. La secció de contingut representa dades, esdeveniments, etc. Les agències executives ho han de saber. Les conclusions s’utilitzen per resumir.
   • Per exemple, Nestle ha de mostrar al seu consell rector que han seguit les directrius de política i lleis del país d’acollida al llarg dels anys. Com a resultat, han utilitzat els seus informes anuals de compliment per ser transparents sobre les seves activitats durant l'any.

4. 

   
   
   Presentació de la viabilitat de la idea o projecte proposat. Es denomina informes d’exploració que s’utilitzen per determinar si una idea és pràctica o no possible informe. Aquest informe s’ha d’estructurar en dues parts: el resum i el contingut de l’informe. El contingut mostra els avantatges, possibles problemes, costos implicats, etc. de la idea proposada. Una empresa pot utilitzar un informe de viabilitat per explorar qüestions similars a les següents:
   • Aquest projecte es pot completar dins del pressupost?
   • Serà rendible aquest projecte?
   • Es pot completar aquest projecte dins del període de temps assignat?

5. 

   
   
   Presentació dels resultats de la investigació.Informe d'investigació investigadora presentar investigacions sobre un problema o problema. Normalment es tracta d’una mirada en profunditat d’un tema concret i ha d’incloure seccions: resum, introducció, metodologia d’investigació, resultats obtinguts, conclusions i recomanacions. En aquest informe també s’han d’incloure investigacions rellevants.
   • Per exemple, una empresa pot fer investigacions a tota l'empresa sobre si prohibeix o no fumar al vestíbul dels empleats. L'operador elaborarà un informe d'investigació.

6. 

   
   
   Ajudeu la vostra empresa a millorar la seva política, producte o procés de negoci mitjançant un seguiment continu. Formulat a intervals fixos, com ara setmanes, mesos, trimestres, etc., Informes periòdics el rendiment, pèrdues i guanys o qualsevol altre criteri es pot revisar detalladament durant un període de temps determinat.
   • Per exemple, cada mes, un representant de vendes de productes farmacèutics probablement crearà una taula que resumeixi el nombre de trucades de vendes.

7. 

   
   
   Informar d’una situació concreta. A diferència dels períodes de temps fixats, calen situacions específiques informar de la situació. La situació aquí pot ser tan senzilla com la informació obtinguda d’un seminari o tan complexa com informar sobre una resposta a un desastre natural. Aquest informe inclou seccions: introducció, contingut i conclusions. Utilitzeu la introducció per identificar l'esdeveniment i passeu per allò que es tractarà al contingut de l'informe. La conclusió s’utilitza per afirmar el compromís o l’acció necessaris en aquesta situació.
   • Per exemple, després d’una tempesta important, l’òrgan de govern necessitarà un informe de situació.

8. 

   Presentar la solució al problema o situació.Informe de comparació Penseu en diverses solucions possibles a una situació determinada. A partir dels resultats, l’escriptor proposarà una línia d’actuació específica. Normalment consta de tres parts: introducció, contingut i conclusió. La introducció descriu l'objectiu de l'informe. La secció central descriu la situació o el problema i les possibles solucions / opcions. La conclusió revela la millor solució o alternativa.
   • Penseu en que el fabricant de vehicles ABC vol obrir una fàbrica a Àsia. En funció del que necessiti l’empresa, l’informe podria restringir la selecció a tres països. A continuació, es conclourà quin és el millor lloc de fàbrica dels tres països.
   publicitat

Part 2 de 2: Redacció d'un informe empresarial

1. 

   Definiu els objectius i el format de l'informe. Pregunteu-vos què voleu aconseguir amb l'informe. En funció de l'objectiu desitjat, seleccioneu el tipus d'informe adequat de la llista que es mostra a la llista anterior.
   • Independentment de la resposta, heu de garantir la brevetat del vostre objectiu. Si l'objectiu no és clar, l'informe només confondrà els lectors i, possiblement, comprometrà la seva credibilitat.
   • Per exemple, si voleu obtenir un pressupost publicitari més gran per al vostre departament. A continuació, l'informe s'hauria de centrar en el pressupost actual i en la manera d'utilitzar de manera efectiva el pressupost més gran.

2. 

   Identifiqueu el públic. Els lectors poden incloure persones externes (persones que no treballen a la vostra empresa) o interns. Penseu en el coneixement o familiaritat existents amb el tema objectiu i penseu en com utilitzaran la informació presentada a l'informe.
   • Recordeu que, independentment de qui sigui el vostre públic, no hi ha cap conclusió més convincent que la quantitat de diners que podeu aportar a la vostra empresa o als vostres clients.
   • Suposem que voleu executar un programa de compartició de feines al vostre departament i definir que el públic aquí és el director general de recursos humans, el conseller delegat i el director general. Penseu en el seu nivell d’interès existent en aquest programa. La resposta marcarà el to de l’informe. Si l’empresa mai no ha considerat aquest programa, aquest informe serà tant estratègic com informatiu. En el cas contrari, l’informe hauria de ser menys informatiu i més convincent.

3. 

   Determineu què heu d’aprendre. El més difícil no està en la part d’escriptura, sinó en treure’n la conclusió i recollir les dades necessàries per donar-hi suport. Es necessiten moltes habilitats, incloses la recopilació de dades i l’anàlisi del mercat. Què heu de saber vosaltres i la direcció per prendre una decisió informada sobre quin tema s’està donant?

4. 

   Obteniu les dades adequades per a l'informe. És important que les vostres dades estiguin ben investigades. En cas contrari, pot ser que l’informe no tingui credibilitat. La recollida de dades depèn del tipus d'informe que escriviu. Assegureu-vos que els paràmetres de dades seleccionats siguin concisos i coherents amb el punt de l'informe.
   • Les dades poden ser informació privilegiada, és a dir, podeu recollir-la ràpidament. Per exemple, podeu obtenir xifres de vendes del departament comercial només amb una trucada. En altres paraules, podeu obtenir les dades i ingressar-les a l'informe ràpidament.
   • Les dades externes també es poden emmagatzemar internament. Si certs departaments han recopilat dades d’anàlisi de clients, pregunteu-los. No cal que feu aquesta investigació vosaltres mateixos. Tot i que és inconsistent en diferents tipus d’empreses, sovint l’informador no necessita dur a terme una investigació directa.
   • Suposem que esteu escrivint un informe d’explicació / proposta. A continuació, haureu d'estudiar tots els avantatges derivats dels vostres suggeriments i incorporar-los al vostre informe.

5. 

   Organitzar i redactar informes. La manera de triar un disseny i redactar un informe depèn dels vostres objectius. Per exemple, el disseny de l'informe de compliment serà diferent del de l'informe de viabilitat. Un cop tingueu una idea de com s’ha d’organitzar l’informe, podeu començar amb el vostre contingut.
   • Desglosseu les dades relacionades en parts separades. Els informes empresarials no es poden confondre amb un munt de dades i informació. Organitzar les dades en trossos separats és la clau per obtenir un bon informe empresarial. Per exemple, podeu separar les dades de vendes de les dades d’anàlisi de clients i establir-ne capçaleres separades.
   • Organitzeu l'informe amb els encapçalaments rellevants, que poden aparèixer ràpidament com un estudi independent, però que al mateix temps donen suport al propòsit fonamental de l'informe.
   • Com que algunes seccions poden dependre de l'anàlisi o de l'aportació d'altres, sovint és possible treballar cada part per separat mentre s'espera els resultats de l'anàlisi.

6. 

   Traieu conclusions amb propostes concretes. La conclusió feta ha de ser clara i ha de ser un resultat raonable d’un examen acurat de les dades presentades a l’informe. Si s’escau, proposi clarament la millor línia d’acció basada en aquestes conclusions.
   • Tots els objectius han de contenir accions específiques i mesurables. Anoteu qualsevol canvi a la descripció del treball, el calendari o les despeses necessaris per completar el nou pla. Cada reclamació ha de presentar nous enfocaments directes, els que ajudaran a assolir l’objectiu / solució descrit a l’informe.

7. 

   Redactar un resum del projecte. El resum del projecte ha de ser la primera pàgina del vostre informe, però també ha de ser l’últim que escriviu. Aquest resum presenta els resultats i les conclusions de la investigació, així com una breu visió general del que es presentarà si el lector decideix continuar llegint l'informe complet. És com un tràiler de pel·lícula o una abstracció d’un article acadèmic.
   • El Resum executiu s’esmenta anteriorment perquè és gairebé l’únic que llegirà un membre del consell ocupat. Presenteu aquí tot el que és important per al vostre cap, entre 200 i 300 paraules com a màxim. La resta es pot examinar més de prop si volen saber-ne més.

8. 

   Utilitzeu la infografia per utilitzar les dades si cal. En alguns casos, pot ser útil presentar dades quantitatives a través d’un gràfic o gràfic. Utilitzeu colors a la presentació, ja que atrauran més l'atenció i ajudaran a distingir la informació. Sempre que sigui possible, utilitzeu vinyetes, utilitzeu números o dades de marcs per facilitar la lectura. D’aquesta manera, separareu les dades de la resta de l’informe i mostrarà què significa.
   • En general, els efectes visuals són un factor important, cosa que fa que els informes empresarials siguin més interessants, ja que el text i les figures poden ser relativament rígids. Però no aneu massa lluny, utilitzeu només quan sigui apropiat i necessari.
   • Una pàgina plena de text i que no contingui taules ni figures pot resultar cansada. Si us plau, emmarqueu el contingut allà. El quadre d'informació també pot resumir eficaçment la vostra presentació.

9. 

   Citeu les fonts segons sigui necessari. Segons el tipus d’investigació que s’està duent a terme, potser haureu d’explicar les vostres fonts d’informació. El propòsit de la pàgina del document o font de referència a l'informe empresarial és proporcionar una font d'informació perquè altres persones puguin obtenir més informació o trobar dades si ho desitgen.
   • Utilitzeu el format adequat per informar de cites, en funció de la vostra indústria.

10. 

    Torneu a llegir-lo dues vegades. Els errors ortogràfics o gramaticals poden fer que els lectors considerin que no s’està esforçant prou en l’informe i qüestionar la fiabilitat dels resultats de la investigació. A més, assegureu-vos que heu presentat informació de manera clara i concisa.
    • Per exemple, no exagereu amb paraules elegants ni utilitzeu frases molt llargues.
    • Eviteu l'argot.
    • Si tant l'informe com el lector estan estretament relacionats amb una indústria en particular, podeu utilitzar l'argot tècnic o la terminologia. Però vés amb compte, no els exagereu.
    • En general, els informes empresarials s’escriuen en forma passiva i són un dels pocs casos en què més passiu és millor.
    • Sovint, es poden perdre els errors en rellegir el vostre treball sentint-vos familiars des del moment que escriviu. Penseu en la possibilitat de tenir a la sala algú més que vulgui fer un informe d’èxit. Estigueu obert als comentaris rebuts. És millor quan l’error és assenyalat pels companys de treball en lloc dels superiors. Reviseu cada comentari i torneu a escriure l'informe.

11. 

    Crea una taula de continguts. Formateu els informes empresarials el més formal possible, creant una taula de continguts per facilitar-ne el seguiment i la lectura ràpida. Incloeu totes les seccions importants, especialment el resum i la conclusió de governança.

12. 

    Feu la portada de l'informe del vostre negoci. La millor manera de completar un bon informe d’investigació exhaustiu és cobrir-lo adequadament. Podeu utilitzar l’aglutinant, els punys o un bon paper. La conclusió és que l’informe empresarial hauria de cridar l’atenció i ser fàcil de despertar l’interès dels lectors.
    • Això també s'aplica a totes les taules i gràfics inclosos a l'informe.
    publicitat