Escriviu una carta comercial als clients

Vídeo: Пучок с ребрышками | Модная прическа на новый год Ольга Дипри | Hairstyle for the New Year. A Bundle

Content

Per trepitjar
Part 1 de 2: Redacció d’una carta comercial
Part 2 de 2: Redacció de la carta comercial
Consells

Quan dirigiu un negoci, probablement haureu d’escriure cartes als vostres clients. És possible que hàgiu d’explicar-los sobre esdeveniments nous o ofertes especials o bé haureu de respondre a un client que tingui una reclamació en nom del vostre negoci. Sigui quin sigui el motiu de la vostra carta, utilitzeu sempre un to professional.

Per trepitjar

Part 1 de 2: Redacció d’una carta comercial

Utilitzeu un paper amb capçalera professional. Una carta comercial representa la vostra empresa. Per tant, ha de tenir un aspecte distintiu i ser d’alta qualitat. El logotip o la marca de l’empresa també hi ha de figurar.
- Podeu fer un capçalera amb els dissenys de Microsoft Word. Assegureu-vos d'utilitzar el logotip o la marca existents al capçal.
Obriu un programa de processament de textos. Sempre heu de crear una carta comercial a un ordinador.
- Creeu un document nou i configureu els marges del document a 1 polzada.
- Utilitzeu un tipus de lletra serif com Times New Roman, Geòrgia o Ariel. Assegureu-vos que utilitzeu una mida de lletra no superior a 12, però inferior a 10. La lletra no hauria de ser difícil de llegir a causa de la mida o la lletra incorrecta.
- Assegureu-vos d’utilitzar un sol espaiat.
Utilitzeu la forma del bloc. El formulari de blocs és el format més comú per a les cartes comercials. També és el més fàcil de treballar. Cada capçalera ha d’estar contra el marge esquerre i hi haurà un espai després de cada capçalera. Començant de dalt a baix, la vostra carta comercial hauria de tenir els títols següents:
- La data actual o la data en què envieu la carta. La data és important, ja que es pot utilitzar per als vostres registres i per al destinatari. També es pot utilitzar legalment. Assegureu-vos, doncs, que la data sigui correcta.
- L'adreça del remitent. Aquesta és la vostra adreça, formatada en un format d’adreça estàndard. Si la vostra adreça ja està al capçal, podeu ometre aquest pas.
- L’adreça del destinatari. Consisteix en el nom i l'adreça de la persona a qui escriviu la carta. L’ús de Mr. / Mrs. és opcional. Per tant, si escriviu a Nina de Vries, per exemple, podeu ometre la part de Mevrouw.
- El preàmbul. Pot ser "Benvolguda senyora de Vries" o "Benvolguda Nina de Vries". Si no esteu segur de qui llegirà la carta, utilitzeu "Benvolgut senyor o senyora". També podeu utilitzar "L.S.", però només com a últim recurs si no teniu idea de qui llegirà la vostra carta.
- El cos de la carta. Ens centrarem en això més endavant en aquest article.
- El tancament de la carta, amb signatura. Pot ser "Sincerament" o "Sincerament".

Part 2 de 2: Redacció de la carta comercial

Determineu qui és el vostre públic objectiu. El to de la carta sempre ha de ser professional, independentment del públic objectiu. Però és possible que hàgiu de canviar l’idioma o l’elecció de les paraules en funció del destinatari. Si escriviu al departament de recursos humans d’una altra empresa, haureu de ser més formal en el vostre idioma. Però si escriviu a un client concret, podeu utilitzar un llenguatge una mica més informal o informal.
- Determinar el vostre grup objectiu també vol dir que podeu tenir clar el vostre grup objectiu. Eviteu utilitzar una terminologia que el vostre lector no entengui. Per exemple, un client probablement no coneix les abreviatures que s’utilitzen per al programa espacial de la vostra empresa, de manera que no utilitzeu les de la carta.
- La regla d’or d’escriure una bona carta comercial és ser clara, concisa i educada.
Indiqueu el propòsit de la lletra a la primera frase. Penseu en el propòsit de la carta. És per informar els vostres clients sobre la vostra nova ubicació? És per recordar a un client una factura impagada o un saldo pendent? O per respondre a la queixa d'un client? Amb aquest objectiu en ment, creeu un esborrany de la primera frase que informi immediatament el lector de què tracta la carta. No sigueu imprecís sobre el propòsit de la vostra carta. Sigues directe.
- Comenceu per "Jo" si voleu expressar la vostra opinió com a propietari d'una empresa. Utilitzeu "Nosaltres" quan escriviu en nom d'una empresa o organització.
- Centreu-vos en una declaració directa com ara: "Amb aquesta carta us volem informar" o "Amb aquesta carta us volem sol·licitar". També podeu utilitzar una declaració "Jo" si escriviu la carta com a propietari d'una empresa. Com ara: "Estic en contacte amb vosaltres a causa de" o "Fa poc he sentit això ... i m'agradaria saber més sobre ..."
- Per exemple, si (com a propietari d’una empresa) escriviu una carta a Nina de Vries sobre un compte pendent del mes passat, podríeu començar amb: . "
- O, com a empleat d'una empresa, si responeu a la queixa d'un client sobre el programa espacial de l'empresa, podeu començar la carta amb "Vam rebre la vostra queixa sobre el nostre programa espacial a Mart".
- Potser escriviu la carta per informar un client que ha guanyat un concurs o un lloc en un curs de formació. Comenceu amb una frase com ara: "Estic encantat d'informar-vos ..." o "Ens agradaria informar-vos que ..."
- Si heu de donar males notícies, comenceu per una frase com ara: "Lamentem informar-vos que ..." o "Després d'una reflexió acurada, he decidit no ..."
Utilitzeu la veu activa en lloc de la veu passiva. En el llenguatge general, sovint fem servir la forma passiva. Però la forma passiva fa que el que escriviu sigui avorrit i confús. El formulari actiu és molt més eficaç en una carta comercial perquè estableix un to més assertiu.
- Un exemple de forma passiva és, per exemple: "Quines reclamacions específiques puc resoldre per a vosaltres?" de la frase.
- Un exemple del formulari actiu és, per exemple, "Què puc fer per resoldre les vostres queixes?" Aquesta versió de la frase, en forma activa, és molt més clara i fàcil d’entendre pel lector.
- L’ús del formulari passiu pot ser una manera excel·lent de transmetre el missatge sense parar atenció en cap error o punt qüestionable. Però només utilitzeu això aleshores. En general, la forma activa és molt més eficaç en les cartes comercials.
Assenyaleu un esdeveniment o conversa prèvia amb el lector, si s’escau. És possible que hagueu contactat Nina de Vries a principis d’aquest mes amb un avís sobre la seva factura impagada. O potser un client va expressar la seva frustració amb el programa espacial en una conferència el mes passat. Si ja heu interactuat amb el lector, reconeix-ho. Recorda al lector el vostre contacte anterior i fa que la carta comercial sembli més urgent i important.
- Utilitzeu una frase com ara: "Continuant amb la meva carta sobre la vostra factura impagada" o "Gràcies pel vostre pagament al març". O "Va ser molt útil conèixer la vostra posició al programa espacial a la conferència de maig".
Feu una sol·licitud o oferiu ajuda. Feu un to positiu amb el lector fent una petició educada o oferint-li ajuda en forma de relació de col·laboració.
- Suposem que sou propietari d’una empresa que demana a un client que pagui una factura. Utilitzeu una frase com ara: "Agraeixo que pagueu la vostra factura impagada tan aviat com sigui possible".
- Digueu que escriviu en nom de la vostra empresa. Utilitzeu una frase com ara: "Estarem encantats d'organitzar una reunió cara a cara entre vosaltres i el nostre responsable de recursos humans".
- També podeu oferir resposta a qualsevol pregunta o dubte que puguin tenir els vostres lectors. Utilitzeu una frase com ara: "Estaré encantada de respondre a qualsevol pregunta o dubte que tingueu sobre el vostre compte." O "Voleu que us proporcionem més detalls sobre el programa?"
Tanqueu la carta. Afegiu una crida a l’acció, per a vosaltres mateixos i per al lector. Podria ser una sol·licitud de pagament abans d’una data concreta o una nota sobre com concertar una cita formal amb el lector.
- Afegiu una frase on us adreceu al destinatari en el futur. "Espero veure-us a la reunió de pressupostos de la setmana que ve." O "espero continuar discutint això amb vosaltres durant la nostra visita a la seu".
- Presteu atenció a qualsevol document que vulgueu afegir a la vostra carta. Afegiu una frase com ara "Als fitxers adjunts trobareu la factura pendent" o "Adjunt trobareu una còpia del nostre programa espacial".
- Acabeu la carta amb una frase final. Utilitzeu "Atentament" per a clients o clients.
- Utilitzeu "Atentament" en cartes formals a persones que no coneixeu.
- Utilitzeu "Salutacions cordials" o "Salutacions cordials" només quan escriviu a algú que coneixeu bé o amb qui treballeu.
Torneu a llegir la carta. Tot el format i les paraules exactes seran en va si la lletra està plena d’errors ortogràfics.
- Tingueu en compte qualsevol ús de la forma passiva i intenteu canviar la frase a la forma activa.
- Presteu atenció a qualsevol frase llarga, poc clara i complicada. En una carta comercial, menys sol ser més, de manera que, si és possible, escurceu la durada de les frases.