Autora:
Christy White
Data De La Creació:
10 Ser Possible 2021
Data D’Actualització:
1 Juliol 2024
Content
Un informe d’estat pot semblar una feina feixuga, però escriure’l pot ser una bona oportunitat per comunicar-se amb la direcció. Independentment del projecte en què estigueu treballant, us heu de centrar a proporcionar detalls específics que descriuen el pressupost i el progrés del projecte. Poseu la informació més important en un resum al principi. A continuació, continueu amb els detalls principals que descriuen el projecte en termes de resultats i reptes. Mantingueu les coses curtes però informatives i la direcció està encantada.
Per trepitjar
Primera part de 2: configuració de l'informe
Centreu-vos en els costos i el calendari. Independentment del projecte en què estigueu treballant, els administradors volen saber com van les coses en termes de pressupost i progrés. Configureu el vostre informe recopilant informació sobre com funciona el projecte econòmicament. A més, feu alguns comentaris sobre si el projecte va o no a bon camí. 
Sigues honest sobre els problemes. Si sabeu que hi ha problemes de cost i progrés del projecte, no els amagueu. Això només comportarà problemes més grans més endavant. En lloc d’això, penseu en com es relacionen aquests problemes amb coses que van bé. - Per exemple, si el vostre projecte implica la producció i l'enviament de 1.000 samarretes per 1.000 dòlars, us pot preocupar si només n'heu guanyat 300, però ja n'heu gastat 500.
- També us podríeu trobar dos dies abans del previst i comentar-ho.
Oferir solucions als problemes. Part de la finalitat d’un informe d’estat és ajudar el gestor a decidir els passos següents. Podeu ajudar-vos suggerint solucions a determinats problemes que observeu. A mesura que configureu l'informe, preneu notes sobre com les vostres solucions són rellevants per als costos i el progrés. - Per exemple, si el vostre negoci de samarretes està per endavant i amb un pressupost endarrerit, és possible que ho vegeu com un motiu per augmentar la producció i equilibrar les coses.
Part 2 de 2: ajuntar-ho tot
Posa títol a l'informe. Comenceu el vostre informe escrit amb un breu resum, títol i data. Com que els informes d’estat han de ser curts, no cal que estiguin en una pàgina de títol independent. Si envieu l'informe per correu electrònic, n'hi ha prou amb tenir un assumpte clar perquè el vostre gestor sàpiga de què tracta el correu electrònic. - Alguna cosa com "Informe Parker Transport agost de 2017" està bé.
- Proporcioneu sempre dades perquè quedi clar quin període informeu.
- Si la vostra empresa utilitza formats d'informes específics, assegureu-vos que també els utilitzeu.
Comenceu amb un resum. Els administradors estan ocupats i necessiten veure la informació més important immediatament. Unes quantes línies al començament de l'informe van al centre de l'assumpte, explicant breument com va el projecte en termes de pressupost i progrés. - Intenteu assegurar-vos que el vostre gestor vegi tota la informació en els primers minuts de lectura de l'informe.
- Per exemple, podeu iniciar l'informe immediatament amb alguna cosa directa com: "El transport de Parker està per davant del previst. Vam gastar el 50% del pressupost i vam produir el 30% del producte. Podem reduir els costos accelerant la producció ”.
- Si els directius estan satisfets amb el que veuen al principi, potser ja en sabran prou. Si hi ha alguna cosa al resum que indiqui un problema, poden passar ràpidament d’allà a la informació pertinent més avall de l’informe.
Proporcioneu els detalls més rellevants. Enumereu els resultats més importants fins ara, centrant-vos en les fites i les dades clau. Informeu el vostre gestor en termes de resultats més que d’activitats. - Per exemple, no escriviu alguna cosa com "Els nostres líders de producció, Frank i Sandra, han fet una bona feina. Frank sempre hi és molt d’hora i Sandra sempre és l’últim que se’n va, per assegurar-nos que tenim tot el que es produeix a temps ”.
- En lloc d’això, recalqueu les dades clau: "Tenim un 20% d’avantatge sobre el previst, ja que els líders de la producció (Frank i Sandra) han augmentat el temps de producció dues hores al dia".
Organitzar els fets. Aquí podeu adaptar l'informe a l'estil del vostre gestor. Si coneixeu la manera de treballar del vostre gestor, podeu adaptar l'informe en conseqüència. Si no n’esteu segur, concentreu-vos en un resum curt i directe amb un estil que conegueu bé. - Si el vostre gestor vol veure la gran història, podeu anomenar un capítol "Resultats", un altre "Desafiaments" i un tercer "Solucions".
- Per a un gestor al qual li agrada veure les coses cronològicament, proveu un capítol "Progressar aquesta setmana" seguit de "Passos següents".
Utilitzeu bales. Els administradors han de proporcionar la informació que necessiten de manera ràpida i fàcil de llegir. Els paràgrafs són massa llargs per llegir i dissimular la informació clau. Però amb les llistes és fàcil escanejar l'informe. - Si el vostre gerent o empresa sol·licita específicament un informe completament escrit, heu de complir aquest desig.
Afegiu elements visuals segons sigui necessari. Alguns gestors consideren útil afegir indicacions visuals per explicar com va un projecte. Per exemple, podeu posar un llum verd al costat d’una bala sobre els costos, si això va bé, però un llum taronja al costat d’un sobre el progrés, si és probable que estigueu una mica enrere. 
Reviseu i modifiqueu l'informe segons sigui necessari abans d'enviar-lo al vostre gestor. Els errors ortogràfics i les frases que no s’executen mai són vàlides, ni tan sols en un informe d’estat curt i relativament informal. No confieu únicament en els correctors ortogràfics i gramaticals electrònics. Per mantenir l'informe breu i directe, tingueu en compte què es pot eliminar (com ara adverbis i adjectius innecessaris). - Per exemple, eviteu frases com "Les vendes d'agost van bé, el millor mes fins ara, gràcies als esforços realment excel·lents de Marie i Sam".
- Podeu dir el mateix de manera molt més succinta: "Les vendes d'agost són les millors encara, gràcies al dur treball de Marie i Sam".
Informeu almenys un cop al mes tret que tingueu altres instruccions. La vostra empresa pot demanar-vos que proporcioneu informes d’estat segons un període de temps específic, com ara setmanals o quinzenals. Informar com a mínim un cop al mes sol ser bo per mantenir informat el vostre gestor. Poseu-vos en contacte amb ell si no esteu segur de quan haurien d’estar els informes d’estat. - Si el vostre gestor vol obtenir informes amb menys freqüència, és clar que feu el que se us demana.
