Content

• Per trepitjar
• Part 1 de 3: Configuració del SOP
• Part 2 de 3: Escriure el vostre SOP
• Part 3 de 3: Garantir l'èxit i la precisió
• Consells

Un procediment operatiu estàndard (SOP) conté informació sobre com realitzar una tasca pas a pas. Un SOP existent només cal modificar-lo i actualitzar-lo, però també podeu trobar-vos en una situació en què haureu de configurar-lo completament.

Per trepitjar

Part 1 de 3: Configuració del SOP

1. Trieu el format. No hi ha cap manera correcta i incorrecta d’escriure un SOP. Però és probable que la vostra empresa ja tingui una sèrie de SOP que podeu mirar per tenir una idea de la configuració desitjada. Utilitzeu SOP existents (si n’hi ha) com a exemple. Si no n’hi ha cap, teniu algunes opcions:
   • La configuració amb els senzills passos. Això és bo per als procediments rutinaris, que són curts, produeixen pocs resultats possibles i són raonablement concrets. De fet, més enllà de la documentació i les precaucions de seguretat necessàries, no és res més que una llista de punts que indiquen al lector en frases senzilles què ha de fer.
   • La configuració amb els passos jeràrquics. Això funciona bé per a procediments més llargs, amb més de deu passos, que requereixen prendre decisions, es clarifiquen i s’explica la terminologia. Aquesta és generalment una llista dels passos principals i els seus subpassos en un ordre específic.
   • La configuració amb els diagrames de flux. Si un procediment s’assembla més a un mapa, amb molts resultats possibles diferents, un diagrama de flux és la millor solució. Heu de triar aquesta configuració quan els resultats no es puguin predir correctament.
2. Penseu en el vostre públic. Hi ha tres coses importants que cal tenir en compte abans d’escriure un SOP:
   • Què sap el vostre públic? El vostre públic coneix l’organització i els seus procediments? Coneixen la terminologia? El llenguatge que utilitzeu ha de coincidir amb el coneixement i la contribució del lector.
   • Les habilitats lingüístiques del vostre públic. És possible que hi hagi gent que no parli el vostre idioma si llegeix el vostre SOP ""? Si és així, és una bona idea incloure imatges amb subtítols i diagrames.
   • La mida del vostre públic. Si moltes persones (amb funcions diferents) llegeixen el vostre SOP al mateix temps, heu de configurar el document com a diàleg en una obra de teatre: l’usuari 1 fa alguna cosa, l’usuari 2, etc. D’aquesta manera, cada usuari pot veure com és un engranatge en una màquina que funciona sense problemes.
3. Penseu en el "vostre" coneixement. La conclusió és la següent: és la persona adequada per escriure això? Enteneu de què es tracta? Com podria sortir malament? Com ha de ser segur? Si no, és millor que entregueu la feina a una altra persona. Un SOP mal escrit (o pitjor encara, mal escrit) no només comporta una disminució de la productivitat i un fracàs organitzatiu, sinó que també pot ser insegur i afectar tot, des del vostre equip fins al medi ambient. En resum, no és un risc que vulgueu assumir.
   • Si és un projecte que us sentiu obligat a dur a terme, no tingueu por de demanar ajuda a aquells que tracten cada dia el procediment. La realització d’entrevistes és una part habitual del procés de creació de SOP.
4. Trieu entre un SOP curt o llarg. Si escriviu o actualitzeu un SOP per a un grup de persones que estiguin familiaritzats amb el protocol, la terminologia, etc. i que vulguin un SOP breu i concís, com ara una llista de comprovació, podeu deixar-la curta.
   • A més de l'objectiu general i altra informació rellevant (data, autor, número d'identificació, etc.), només conté una llista de passos. Si no calen més detalls ni aclariments, n’hi ha prou.
5. Tingueu present el propòsit del SOP. És clar que teniu en compte un procediment que es repeteix una vegada i una altra a la vostra organització. Però hi ha alguna raó específica per la qual aquest SOP sigui tan valuós? S’ha de posar èmfasi en la seguretat? Mesures de compliment? S'utilitza per entrenar o diàriament? A continuació, es detallen alguns dels motius pels quals el vostre SOP és necessari per a l'èxit del vostre equip:
   • Per garantir que es compleixin les normes de compliment
   • Per maximitzar els requisits de producció
   • per garantir que el procediment no afecti negativament el medi ambient
   • Per garantir la seguretat
   • Per assegurar-se que tot va segons l’horari previst
   • Per evitar defectes de fabricació
   • Per utilitzar-lo com a document de formació
     • Saber què heu de destacar al vostre SOP facilitarà l'estructura del document al voltant d'aquests punts. També és més fàcil veure la importància del vostre SOP.

Part 2 de 3: Escriure el vostre SOP

1. Descriviu el material necessari. Els SOP tècnics en general, "a més del" procediment en si, consten de quatre elements:
   • Portada. Inclou 1) el títol del procediment, 2) un número d’identificació del SOP, 3) la data d’emissió o modificació, 4) el nom de l’empresa, divisió o departament al qual es relaciona el SOP i 5) les signatures dels que van preparar i aprovar el SOP. Podeu configurar aquesta pàgina com vulgueu, sempre que aquesta informació sigui clara.
   • Índex. Això només és necessari si el SOP és llarg, de manera que pugueu cercar-lo fàcilment. Aquí necessiteu una configuració estàndard senzilla.
   • Control de qualitat i qualitat. Un procediment no és bo si no es pot comprovar. Assegureu-vos que teniu disponible el material i els detalls necessaris perquè el lector pugui verificar que s’ha assolit el resultat desitjat. Es pot presentar en forma d’altres documents, com, per exemple, exemples d’avaluació.
   • Referència. Assegureu-vos de tenir una llista de tots els llibres de referència citats o citats. Quan us referiu a altres SOP, assegureu-vos que la informació necessària s'inclou a l'apèndix.
     • Pot ser que la vostra organització utilitzi altres protocols que no siguin aquests. Si podeu fer referència a SOPs ja existents, deixeu anar aquesta estructura i seguiu allò que ja hi ha.
2. Al mateix procediment, assegureu-vos de complir el següent:
   • Abast i aplicabilitat. En altres paraules, descriviu l'objectiu del procés, els seus límits, però també com s'utilitzarà. Afegiu estàndards, regulacions, funcions i responsabilitats, i aportacions i resultats.
   • Metodologia i procediments. Aquesta és la carn dels ossos: enumereu tots els passos, inclosos els detalls necessaris i tot l’equip necessari. Incloeu procediments posteriors i factors de decisió.Identifiqueu els punts "què ... si" i els possibles incompliments o problemes de seguretat.
   • Clarificació de la terminologia. Identifiqueu abreviatures i frases que no es parlen habitualment.
   • Advertiments de seguretat i salut. Enumereu-los en un capítol separat i enumereu-los al costat dels passos als quals es relacionen. No banalitzeu aquestes coses.
   • Equipament i subministraments. Enumereu què es necessita i quins equips o estàndards d’equips podeu trobar quan i on.
   • Advertiments i problemes. Així que el departament de problemes. Parleu de qualsevol cosa que pugui sortir malament, de què heu de tenir en compte i del que podria ser un problema per al producte perfecte i final.
     • Doneu a cada tema el seu propi capítol (normalment numerat) per evitar que el vostre SOP esdevingui massa lingüístic i confús i per mantenir les coses accessibles.
     • Aquesta no és una llista exhaustiva; aquesta és només la punta de l'iceberg procedimental. La vostra organització pot indicar quins altres aspectes requereixen atenció.
3. Mantingueu els vostres escrits concisos i fàcils de llegir. El més probable és que el vostre públic no els llegeixi per diversió. Deixeu-lo breu i dolç; en cas contrari, perdrà l’atenció o trobareu el document difícil d’aconseguir i difícil d’entendre. Mantingueu les frases el més curtes possible.
   • Aquí en teniu una dolent exemple: Assegureu-vos d’eliminar tota la pols de les entrades d’aire abans d’utilitzar-les.
   • Aquí en teniu una bé exemple ": Abans d'utilitzar, buiteu tota la pols de les entrades d'aire.
   • En general, no parleu de "vosaltres". Parla per si mateix. Parleu activament i comenceu les frases amb l’imperatiu.
4. Si cal, entrevisteu els empleats implicats en el procés sobre com realitzen la feina. L’últim que voleu és escriure un SOP que no tingui sentit. Es posa en perill la seguretat, l’eficàcia i el temps del seu equip i no es tenen en compte els procediments que ja s’utilitzen, cosa que els seus companys no us agrairan. Feu preguntes si cal. Això s’ha de fer bé!
   • Si les coses no estan clares, demaneu a diferents persones que aportin tots els rols i responsabilitats. És possible que un membre de l’equip no s’adhereixi al SOP i un altre només pugui participar en algunes de les accions.
5. Trencar grans trossos de text en trossos amb diagrames i diagrames de flux. Si teniu un o dos passos especialment difícils, podeu facilitar als vostres lectors un gràfic o un gràfic. Es fa més fàcil de llegir i dóna a la ment un descans de tots els esforços per entendre-ho tot. I per a vosaltres us sembla més complet i ben escrit.
   • No només els utilitzeu per condimentar o perquè el vostre SOP sembli més impressionant; feu-ho només si té sentit o si intenteu superar una barrera lingüística.
6. Assegureu-vos que cada pàgina tingui la codificació correcta. El vostre SOP és, sens dubte, un dels molts SOP. Per aquest motiu, la vostra organització hauria de conservar una mena de base de dades en la qual es guarda tot basant-se en un determinat sistema d'indexació. El vostre SOP forma part d’aquesta indexació i, per tant, necessita recuperar algun tipus de codificació. Per això s’ha d’indicar clarament.
   • Cada pàgina ha de tenir un títol curt o un número d'identificació, data i número de pàgina. És possible que necessiteu notes a peu de pàgina; això depèn de la política de la vostra organització sobre aquest punt.

Part 3 de 3: Garantir l'èxit i la precisió

1. Proveu el procediment. Si no voleu provar el vostre procediment, probablement no l’heu escrit prou bé. Demaneu a algú que tingui una "comprensió limitada" del procés (o a algú representant del lector comú) que utilitzi el vostre SOP i que el deixi guiar. Amb quins problemes es troben? Si n’hi ha, haureu d’abordar-los i fer els ajustos necessaris.
   • El millor és que el vostre SOP provi algunes persones. Diferents persones es trobaran amb coses diferents, cosa que us donarà moltes respostes (esperem que siguin útils).
   • Assegureu-vos que algú que mai no l’hagi provat. Algú amb coneixements previs es basarà en això per tirar endavant i no en el primer lloc del vostre treball, de manera que es perdi la marca.
2. Feu que els SOP siguin valorats pels que realment realitzen el procediment. Al final no importa de veritat què pensen els vostres caps del SOP. Es tracta dels que hi ha en realitat ha de cooperar. Per tant, abans d’enviar-la als caps de dalt, mostreu el fruit del vostre bolígraf a aquells que faran la feina o que ja la fan. Trobar què ella d'això?
   • En involucrar-los i fer-los partícips del procés, és més probable que acceptin aquest SOP. I, sens dubte, tenen algunes idees fantàstiques.
3. Feu que els vostres assessors i el departament de control de qualitat revisin el vostre SOP. Un cop l'equip estigui bé, el podeu reenviar als vostres assessors. És possible que tinguin menys a dir sobre la feina en si, però us avisaran si la configuració està bé, si heu oblidat alguna cosa i us faran saber com fer que tot sigui oficial i que sigui part del sistema.
   • Utilitzeu els sistemes oficials d’encaminament per obtenir l’aprovació de documents, de manera que podeu estar segur que el procés per donar l’aprovació està tancat correctament. Això difereix d'una organització a una altra. Només voleu assegurar-vos que tothom hagi dit la seva i que s’han seguit totes les normes.
   • Hi ha d’haver signatures a sota. La majoria de les empreses ja no tenen problemes amb la signatura electrònica.
4. Comenceu a utilitzar el vostre SOP tan bon punt sigui aprovat. És possible que primer hàgiu d’organitzar formació per als empleats implicats, però també pot significar que el vostre paper estigui penjat al vàter. Sigui com sigui, assegureu-vos que utilitzeu el vostre treball. Ho vas fer. És hora de fer una mica de reconeixement.
   • Assegureu-vos que el vostre SOP estigui actualitzat. Si això ja no és així, organitzeu una actualització immediatament, assegureu-vos que les actualitzacions estan aprovades i documentades i torneu a enviar el SOP. La seguretat, la productivitat i l'èxit del vostre equip en depenen.

Consells

• Simplement utilitzeu el neerlandès per explicar els passos.
• Recordeu implicar les parts interessades si és possible perquè el procés escrit sigui coherent amb el procés real.
• Comproveu si existeix una versió anterior del SOP. Potser us podeu limitar a alguns ajustaments ràpids. Assegureu-vos que també els documenteu correctament.
• Teniu un historial de documents amb cada nova versió.
• Utilitzeu diagrames de flux i imatges perquè el lector pugui seguir el procés correctament.
• Preste atenció a la claredat. Assegureu-vos que no siguin possibles diverses interpretacions. Mostreu el procediment a algú que no ho conegui i pregunteu-li què en pensen: encara podríeu trobar-vos amb sorpreses.
• Feu que es comprovi el vostre document abans d’aprovar-lo.