Content

• Per trepitjar
• Mètode 1 d'1: redactar el vostre propi comunicat de premsa
• Consells
• Advertiments

Un comunicat de premsa és un missatge escrit als mitjans de comunicació. Un comunicat de premsa pot anunciar diverses notícies, com ara esdeveniments, promocions, premis, nous productes i serveis, xifres anuals, etc. Un comunicat de premsa pot fer que aparegui un article en un diari o revista. És més probable que els periodistes treballin amb una història si han rebut un comunicat de premsa. És una part fonamental del vostre PR, tothom es pot beneficiar d’un comunicat de premsa si esteu disposat a utilitzar l’estructura i el format adequats. Us mostrarem com fer-ho.

Per trepitjar

Mètode 1 d'1: redactar el vostre propi comunicat de premsa

1. Escriu el titular. El titular hauria de ser breu, clar i fins al punt: una versió ultracompacta del que tracta el comunicat de premsa. Molts professionals de les relacions públiques aconsellen no escriure el titular fins al final, després d'haver escrit la resta del comunicat de premsa. Si seguiu aquest consell, llegiu primer i torneu al titular quan la resta estigui acabada.
   • wikiHow és àmpliament acceptat com la font d’informació més fiable. Veieu com funciona això? Ara en voleu saber més! Els titulars de les notes de premsa sempre han de tenir alguna cosa enganxosa per captar l’atenció del periodista o de l’editor, de la mateixa manera que un títol està destinat a “captar” els lectors. El títol podria descriure el que ha aconseguit la vostra empresa, un esdeveniment recent amb un valor de notícies determinat o un producte o servei nou.
   • Els encapçalaments s’escriuen en negreta Un títol en negreta sol tenir també una mida de lletra més gran que el cos. Tradicionalment, els titulars dels comunicats de premsa s’escriuen en temps present, no contenen articles i ometen el verb "ser" en determinats contextos.
   • Primera paraula sempre en majúscula. Això també s'aplica a certs substantius. La majoria de les paraules d’un títol tenen lletres minúscules, però en alguns casos, un tipus de lletra estilitzat “minúscula” pot crear un aspecte gràfic, semblant a una notícia.
   • Extraieu paraules clau importants. El mètode més senzill per crear un titular per al vostre comunicat de premsa és extreure les paraules clau més importants del comunicat de premsa. Intenteu crear una afirmació lògica amb aquestes paraules clau que cridi l'atenció immediatament. L’ús de paraules clau us proporciona una millor facilitat de cerca als motors de cerca, a més, les paraules clau faciliten la comprensió immediata del contingut del comunicat per als periodistes i altres lectors.
2. Escriu el text del cos. S’ha d’escriure un comunicat de premsa tal com voldríeu veure en un article de notícies. Recordeu, la majoria dels periodistes estan molt ocupats i no tenen temps per investigar a fons tots els anuncis de la vostra empresa, de manera que gran part del que escriviu al vostre comunicat de premsa simplement el copiarà el periodista. Per tant, poseu exactament el que vulgueu que publiqui al text del cos.
   • Comenceu per la data i la ciutat d’on va sortir la nota de premsa. La ciutat es pot ometre, per exemple, si el comunicat de premsa està escrit a Rotterdam mentre el missatge tracta de la sucursal local d’Amsterdam.
   • La primera frase o "plom" hauria d'atreure immediatament l'atenció del lector i dir de manera succinta el que està passant. Per exemple, si el títol és: "L'editor Zeus publica una nova novel·la de guerra", la primera frase podria ser: "L'editor Zeus B.V. publica avui la seva primera novel·la de guerra, escrita per la famosa escriptora Ercee Kaa. "Amplia el titular aportant una mica més de detalls i serveix per introduir el lector en la història. La següent frase o les dues frases següents tornen a ser una extensió de la primera frase.
   • El cos d’un comunicat de premsa ha de ser compacte. No utilitzeu frases o paràgrafs massa llargs. Eviteu la repetició i l’ús freqüent d’argot alegre o hippie. Procureu la simplicitat, sense una paraula massa.
   • El primer paràgraf (de dues a tres frases) és un resum de la nota de premsa, tot el que afegiu és elaboració. En el ràpid món actual, ni els periodistes ni altres lectors llegiran un comunicat de premsa si el començament d’un article no suscita interès immediatament.
   • Utilitzeu fets reals: esdeveniments, productes, serveis, persones, objectius, objectius, plans, projectes. Aprofiteu al màxim els fets concrets. Una manera senzilla d’escriure un comunicat de premsa eficaç és fer una llista de les següents explicacions: qui, què, quan, on, per què i com.
3. Comuniqueu clarament les "5 W" (i les H). Qui, què, quan, on, per què i com expliquen als lectors tot el que necessiten saber. Considereu aquesta llista de verificació en el context dels punts següents, utilitzant l'exemple esmentat.
   • • De qui tracta? Editor Zeus.
     • Quines són les notícies de fet? L’editor Zeus publica un llibre.
     • Quan passarà això? Demà.
     • On té lloc això? Demà a tots els mercats principals.
     • Per què és aquesta notícia? Va ser escrit per un famós escriptor, Ercee Kaa.
     • Com passa? L’esdeveniment principal és una sessió de signatura a Amsterdam, seguida d’una gira pel Randstad.
   • Un cop hàgiu preparat els conceptes bàsics, podeu omplir els buits amb informació sobre les persones, els productes, les dates i altres coses relacionades amb les notícies.
     • Si la vostra empresa no és el tema principal de les notícies, sinó la font del comunicat de premsa, deixeu-ho clar al cos.
   • Mantingueu-lo curt i dolç. Un comunicat de premsa no ha de superar mai les tres pàgines. Si envieu una impressió en paper, el text ha de tenir un interlineat doble.
   • Com més gran sigui el valor de les notícies de la vostra nota de premsa, major serà la possibilitat que un periodista seleccioni la peça per al seu ús. Esbrineu què significa "valor de les notícies" per a un públic objectiu específic i utilitzeu aquest coneixement per atraure el periodista.
4. Afegiu informació sobre l’empresa. Si un periodista selecciona un comunicat de premsa per a un article, sempre mencionarà l’empresa a la peça. Els periodistes poden trobar la informació de l'empresa en aquesta secció.
   • El títol d'aquesta secció hauria de ser --- Quant a COMPANY_XYZ.
   • Després del títol, utilitzeu un o dos paràgrafs de 5 o 6 frases per descriure la vostra empresa. El text ha de descriure l'empresa, l'activitat bàsica i la política de l'empresa. Moltes empreses ja tenen fullets escrits professionalment, presentacions, plans de negoci, etc. El text introductori es pot copiar aquí.
   • Enllaç al vostre lloc web al final d’aquesta secció. L’enllaç ha de ser un URL exacte i complet, de manera que no s’abreuja, perquè quan s’imprimeix la pàgina, l’enllaç encara ha d’estar complet. Per exemple: http://www.website_van_your_company.com, i no clica aquí per anar al lloc web.
   • Si la vostra empresa té una pàgina multimèdia separada al lloc, hauríeu d'enllaçar-la en aquest lloc. Una pàgina multimèdia conté tota la informació de contacte i tota la informació de la premsa.
5. Proporcionar assistència. Proporcioneu alguns enllaços informatius addicionals per donar suport al comunicat de premsa.
6. Afegiu informació de contacte. Si el vostre comunicat de premsa té un valor realment elevat, és possible que els periodistes vulguin més informació o que vulguin entrevistar persones rellevants.
   • Si no us importa que els mitjans de comunicació puguin contactar directament amb la vostra gent, podeu posar-ne les dades al mateix comunicat de premsa. Per exemple, en el cas d'una nota de premsa sobre innovació, podeu afegir la informació de contacte de l'equip d'investigació.
   • En cas contrari, haureu d'inserir les dades del departament de mitjans o de relacions públiques a la secció "Contacte". Si no teniu un equip separat per a aquest lloc, és una bona idea designar algú que pugui ocupar aquest lloc com a enllaç entre els mitjans de comunicació i la vostra gent.
   • Les dades de contacte s’han d’adreçar a aquest comunicat de premsa concret. Les dades han de contenir en qualsevol cas:
     • El nom oficial de l’empresa
     • El nom oficial del departament de mitjans i la persona de contacte
     • Adreça de correu
     • Números de telèfon i fax amb els codis de país i ciutat correctes.
     • Número de mòbil (opcional)
     • Horaris de disponibilitat
     • Adreces de correu electrònic
     • Adreça del lloc web.
7. Si és possible, incloeu un enllaç a una versió en línia del mateix comunicat de premsa. És habitual mantenir un registre de totes les notes de premsa publicades al vostre lloc web. Això fa que sigui més fàcil crear aquest enllaç i que immediatament tingueu un registre per a finalitats d’arxiu.
8. Indiqueu el final d’un comunicat de premsa amb tres marques de hash (###), centrat immediatament a sota de l’última frase del missatge. Es tracta d’un estàndard periodístic.

Consells

• Envieu la nota de premsa per correu electrònic i utilitzeu poc format. Les lletres grans i molts colors només distreuen les notícies. Introduïu la nota de premsa al cos del correu electrònic i no al fitxer adjunt. Si necessiteu utilitzar un fitxer adjunt, feu servir text pla o un fitxer en format de text enriquit. Normalment s’accepten documents de Word, però deseu-los com a.doc, no.docx (si utilitzeu la versió més recent). Els diaris, en particular, recentment han hagut de reduir i sovint no fan servir la versió més recent de Word. Utilitzeu fitxers PDF només si envieu un kit de premsa sencer amb moltes il·lustracions. I no escriviu el comunicat de premsa sobre papereria i, a continuació, escanegeu-lo i envieu-lo per correu electrònic com a jpeg: una pèrdua de temps i del temps de l'editor. Escriviu la nota de premsa directament al correu electrònic.
• Utilitzeu la capçalera com a tema del correu electrònic. Si ja heu inventat un títol enganxós, el vostre missatge destacarà a la safata d'entrada de l'editor.
• Assegureu-vos que cada missatge estigui dirigit a una empresa de mitjans específica i envieu-lo a l’editor que s’ocupi d’aquests assumptes. Normalment, podeu trobar aquesta informació al seu lloc web. Difondre un comunicat de premsa idèntic a moltes empreses de mitjans de comunicació o a molts editors d’una mateixa empresa és un senyal que us ho preneu amb calma en lloc d’orientar-vos a un mercat específic.
• Investigueu comunicats de premsa existents a Internet per conèixer el to, el llenguatge, l'estructura i el format d'una nota de premsa
• No passeu temps al titular abans que acabi tot el comunicat de premsa. El titular d’un diari o revista finalment serà redactat per un editor, però sempre és bo arribar a un títol o titular atractiu per al comunicat de premsa. Aquest títol pot ser la vostra única oportunitat. Mantingueu-ho breu i factual. Però si intenteu escriure el titular de l’article, perdeu el temps. No saps exactament què diràs tu o la persona a qui entrevistaràs. Un cop hàgiu acabat el primer esborrany del comunicat de premsa, podeu decidir editar la primera frase o no. En aquest moment, i no abans, podeu començar a pensar en el titular.
• Si la nota de premsa és per a la publicació immediata, podeu col·locar "PER A PUBLICACIÓ IMMEDIATA" en majúscules a sobre del titular. Si hi ha un embargament, escriviu "EMBARGO TOT ..." amb la data en què vulgueu distribuir la història. En el cas d’un comunicat de premsa sense data de publicació, se suposa que es permet la publicació immediata.
• Indiqueu el nom de l’empresa a la capçalera, a cada subtítol i al cos del primer paràgraf per trobar els motors de cerca. Si envieu una versió en paper, podeu utilitzar la papereria de l’empresa.
• El moment del comunicat de premsa és molt important. Han de ser notícies recents i rellevants, ni massa antigues ni massa endavant.
• Una trucada telefònica pot garantir que la nota de premsa es publiqui realment.
• Incloeu una "crida a l'acció" al vostre comunicat de premsa. Aquesta és informació sobre el que voleu que faci el lector amb el contingut del missatge. Per exemple, voleu que els lectors comprin un producte? En aquest cas, heu d’indicar on està disponible el producte. Voleu que el lector visiti el vostre lloc web per participar en un concurs o per obtenir més informació sobre la vostra empresa? En aquest cas, haureu d’indicar l’adreça web o un número de telèfon.

Advertiments

• No inclogueu les dades de contacte de tercers sense el seu permís. A més, han d’estar disponibles durant l’horari normal dels dies posteriors a la publicació del comunicat de premsa.
• Tingueu en compte que molts editors tenen un excés de treball i que molts editors tenen poca experiència. Si els ho faciliteu, és més probable que hi facin alguna cosa. Si el vostre comunicat de premsa ja s’assembla a la forma en què l’editor publicarà la peça, pot ser que es publiqui gairebé sense canvis. Però si el farciu de farcit de llana o si no seguiu el llibre verd, l’editor començarà a canviar-ho tot. Tothom afirma que és el millor, així que no perdeu el temps de l'editor. El lloc correcte per publicar una descripció es troba a la secció d'informació empresarial del comunicat de premsa. Però manteniu-lo sempre precís i factual.
• Utilitzeu sempre un pressupost, preferiblement de la persona més important que tracti el tema del comunicat de premsa. No ha de ser una cita real, però hauria de ser una mica versemblant. En qualsevol cas, és important comprovar si la persona en qüestió està d’acord amb el que es posa a la boca. Una cita permet a un periodista ocupat preparar un article sencer sense haver de fer una entrevista addicional.
• Les notes de premsa haurien de ser el més positives possibles. Eviteu frases com "després de la dimissió del president anterior" o "després d'un període de silenci". Un periodista pot decidir investigar aquests assumptes en lloc d’escriure sobre el que diu la nota de premsa. Això pot resultar en un article que no us sigui satisfactori, fins i tot si no hi havia res dolent en l’acomiadament (potser el president estava malalt).
• Quan envieu una nota de premsa per correu electrònic: l'assumpte mai no ha de ser "nota de premsa". Llavors no et distingiràs. Capteu l'atenció de l'editor utilitzant el titular atractiu com a tema del correu electrònic, per exemple "Haas B.V. guanya la licitació de la línia d'alta velocitat ".