Content

• Passos
• Consells
• Advertiments

Per a una correcta organització del treball a l’oficina, és molt important disposar d’un sistema eficaç de comptabilitat i emmagatzematge de documents. Independentment del nombre de persones que tinguin accés als documents, el sistema s’ha d’organitzar de manera que tothom pugui trobar el document requerit. Si el sistema de gravació i emmagatzematge de documents és difícil d’utilitzar, començareu a deixar tots els documents a mà per por de perdre’ls a l’arxiu, de manera que el vostre escriptori estarà ple de munts de papers.

Passos

1. 1 Trieu un sistema de fitxers. Sigui el que sigui, primer de tot, ha de ser lògic perquè conegueu la ubicació exacta de cada document. Possibles solucions:
   • Alfabèticament. Aquest sistema funciona millor si la majoria dels vostres documents contenen noms de clients, pacients o clients.
   • Tema o categories: la majoria dels sistemes s’organitzen per tema o categoria, funcionen molt bé quan s’organitzen correctament, però molt confusos quan no s’organitzen correctament.
   • Numerat / cronològic. Aquest sistema funciona millor per a documents numerats o datats, com ara comandes de compra o receptes.
2. 2 Utilitzeu carpetes penjants als arxivadors. Les carpetes penjants no es poden treure, actuen com a suports dels sobres que traureu de les caixes.
3. 3 Organitzeu els documents en piles per categories. Si la pila fa més de 5 cm d'alçada, dividiu-la en subcategories. Si la pila és massa baixa, combineu-la amb una altra pila i canvieu el nom. Els noms de les piles us permetran determinar fàcilment a quina d’elles voleu enviar un document concret.
4. 4 Col·loqueu cada pila en un sobre de paper i etiqueteu-la clarament. El millor és utilitzar carpetes de pestanyes centrades en lloc de fer-les escalonades per donar un aspecte més net als vostres documents.
5. 5 Col·loqueu els sobres a les carpetes penjants. Per a la majoria de documents, les carpetes penjades habituals funcionaran, però per a documents gruixuts o subcategoritzats, utilitzeu carpetes de fons pla. Podeu organitzar les carpetes en qualsevol ordre, però normalment s’utilitza un sistema alfabètic.
6. 6 Etiqueu les carpetes penjades amb els mateixos noms que els sobres. Organitzeu totes les pestanyes de plàstic del costat esquerre de la carpeta si no feu servir un arxivador vertical. En aquest darrer cas, col·loqueu les pestanyes de la dreta amb les carpetes d’esquerra a dreta en un calaix obert i no pas de davant a darrere.
7. 7 Les carpetes i sobres de recanvi s’han de plegar a prop de l’arxiu de fitxers perquè sempre pugueu afegir ràpidament una carpeta quan tingueu a les mans un document que no pertany a les carpetes existents. No utilitzeu carpetes massa gruixudes o fines. Recordeu canviar els noms de les carpetes quan reorganitzeu els documents.
8. 8 A finals d'any, traieu totes les carpetes, etiqueteu les noves carpetes de paper amb els mateixos noms de categories i col·loqueu-les als arxivadors. Aneu a través de les antigues carpetes per transferir alguns dels documents que necessiteu a les carpetes actuals i envieu la resta a l'arxiu.

Consells

• És possible que vulgueu fer carpetes amb codis de colors imprimint etiquetes de colors a l'ordinador per fer que el fitxer tingui un aspecte més impressionant. Però quan heu de fer canvis, per exemple, afegiu una carpeta, us podreu sentir frustrats quan us quedeu sense carpetes del color adequat i heu de signar la carpeta manualment. La senzillesa és el més segur.

Advertiments

• No creeu mai una pila anomenada "Diversos", en cas contrari mai no classifiqueu aquests documents.
• Després d’organitzar un sistema de fitxers, mantingueu l’ordre al gabinet de fitxers. Preneu-vos temps cada dia per ordenar i treure documents del vostre escriptori. Resistiu la temptació de col·locar una cistella de documents profunda a la part superior del vostre arxivador, en cas contrari l’omplireu i acabareu amb un magatzem desordenat.