Com crear una rutina per deixar de perdre el temps

Vídeo: La fórmula MÁGICA para resolver cada problema (Regla de 15 minutos)

Content

Passos
Mètode 1 de 3: feu servir una llista
Mètode 2 de 3: utilitzeu un gràfic
Mètode 3 de 3: elimineu les distraccions
Articles similars

És possible que sigueu un estudiant a temps complet que intenti millorar la gestió del seu temps o que pugueu ser un empresari que intenteu trobar una sortida perquè els seus empleats deixin de perdre el temps. Sigui quin sigui el vostre paper, probablement us centreu en com crear una rutina diària que us permeti deixar de perdre el temps i aprofitar al màxim el vostre dia. Les estratègies organitzatives com ara llistes i horaris, així com mesures per reduir les distraccions que mengen temps valuós, poden ser útils.

Passos

Mètode 1 de 3: feu servir una llista

1 Enumereu els edificis del dia. Agafeu un tros de paper i un bolígraf. Penseu en les tasques que teniu previst fer aquell dia o les responsabilitats del dia i escriviu-les totes en paper. La llista pot ser similar a una de les següents: "Compres, bugaderia, neteja, tasques" o "Informes per a clients, revisió del correu i enviament de cartes, reunió, treball amb documents".
- Afegiu a la llista tantes tasques com pugueu pensar, de petites a grans. Cal recordar tots els compromisos i les tasques del dia per assegurar-se de posar-los a la llista de prioritats.
2 Prioritzar les tasques. Una manera de treballar eficaçment és centrar-se primer en les tasques amb la màxima prioritat i després desplaçar-se per la llista cap a les tasques amb la prioritat més baixa. Això s’anomena regla 80/20, en què les activitats que proporcionen més beneficis haurien de trigar el 80% del vostre temps i les activitats que proporcionen menys beneficis haurien d’ocupar el 20%.
- Aneu a la llista i assigneu a cada tasca un número que correspondrà a la seva importància. A continuació, organitzeu-los de manera que la llista comenci amb les tasques més prioritàries i útils i acabi amb les tasques amb menys prioritat i rendibles.
3 Agrupeu les tasques relacionades juntes. Quan hàgiu creat i prioritzat la vostra llista de tasques, haureu d'agrupar petites tasques en grups perquè formin un sol procés. Per exemple, podeu agrupar tasques com respondre correus electrònics i trucar als clients en un grup, reservar una hora per a ells i anomenar-los "parlant amb els clients". A continuació, podeu treballar fàcilment i amb calma en cada tasca en el període de temps assignat.
- Intenteu agrupar totes les tasques d’aquesta manera per no haver de canviar a processos diferents i dedicar temps a esbrinar quina tasca heu de treballar a continuació. Agrupar les tasques relacionades us pot ajudar a organitzar el vostre temps de manera més eficient i a reduir el nivell d’estrès mentre treballeu en les tasques de la llista.
4 Dediqueu-vos menys temps per a cada tasca. Segons la llei de Parkinson, atorgar-vos menys temps per completar una tasca redueix el temps que necessiteu per completar la tasca. En lloc de reservar temps restant, limiteu la quantitat de temps que reserveu per a cada tasca de manera que hàgiu de fer-ho més ràpidament. Podeu fer-ho lentament, reduint gradualment el temps que dediqueu a cada tasca fins arribar a la mitjana daurada en què no sentiu molta pressió i presses, però no teniu temps d’ajornar ni perdre el temps.
- En algun moment, desenvolupareu un bon sentit de la gestió del temps, sobretot si només heu de dedicar una quantitat limitada de temps a cada tasca. Això pot ser molt útil si tendeix a tenir la mateixa rutina o una llista similar de tasques cada dia.
5 Premieu-vos després de completar totes les tasques de la llista. Després de creuar totes les tasques de la llista, normalment al final del dia, hauríeu de fer-vos un petit compliment i mimar-vos. Pot ser un deliciós sopar, una copa de vi o un moment de lleure en què pugueu fer alguna cosa divertida i agradable. Una petita recompensa servirà d’incentiu per completar totes les tasques del dia.
- Podeu determinar quina serà la vostra recompensa fins i tot abans de començar el dia, de manera que pugueu utilitzar-la com a motivació per realitzar tasques. Per exemple, suposem que heu de preparar-vos per a un examen i que teniu previst sopar amb els amics. Utilitzeu els vostres plans per al vespre com a excusa per continuar aprenent i completant tasques durant tot el dia, de manera que no us perdeu el sopar més tard.

Mètode 2 de 3: utilitzeu un gràfic

1 Feu un horari per a cada hora del dia. Agafeu un tros de paper o utilitzeu el calendari de l'ordinador per crear cel·les per a cada hora de la vostra jornada laboral o cada hora de vigília. Pot passar de nou a cinc o de deu a set. Tot i que no haureu d’omplir tots els períodes de temps fins al minut, seria útil assegurar-vos que cada hora del dia tingués en compte el vostre horari.
- Comenceu a omplir cada hora amb les tasques que heu de completar. Podeu començar amb les tasques més importants i baixar a les menys importants. A més, si us considereu una persona del matí, proveu de dedicar-vos a la primera meitat del dia per a tasques més difícils. Però si sabeu que teniu un segon vent després de dinar, podeu deixar de banda tasques importants per a aquesta hora del dia. Intenteu dissenyar el vostre horari per adaptar-lo a les vostres necessitats i hàbits de treball. Això us permetrà aconseguir l'èxit i fer que el vostre horari sigui més eficient.
- Podeu crear una plantilla per al vostre horari en una pissarra o calendari de manera que pugueu actualitzar-la cada dia segons les vostres tasques per a un dia concret.
2 Feu un descans de deu minuts cada hora o dues. Pot ser difícil centrar-se en una tasca o un grup de tasques durant més de dues hores. Assegureu-vos de programar una pausa de deu minuts cada hora o dues per no sentir-vos estressats ni desbordats pel treball. Durant aquest mini descans, podeu sortir del vostre lloc de treball i passejar per l’oficina o xerrar amb un company de feina a la cuina de l’oficina. Podeu preparar-vos una tassa de cafè o anar a passejar a l’aire lliure. Intenteu mantenir-vos a 10 minuts per mantenir-vos al dia amb el vostre horari.
- També podeu fer deu respiracions profundes, llargues i profundes cada hora per refrescar-vos la ment i fer un petit descans. Això us pot ajudar a obtenir una nova perspectiva de la tasca que esteu fent o a punt de completar i us assegura que no us oblideu de vosaltres mateixos malgrat un dia ocupat.
3 Proveu de completar la tasca correctament la primera vegada. En lloc d’afanyar-se i intentar superar totes les tasques el més ràpidament possible, preneu-vos el temps que necessiteu per fer correctament cada tasca la primera vegada. Accedir ràpidament al correu pot arrossegar l'intercanvi de correu electrònic, especialment si envieu missatges incomprensibles o foscos al client. Reduïu la velocitat i preneu-vos el temps suficient per redactar correus electrònics clars o tornar a llegir acuradament les notes de l’estudi. Fer-ho bé la primera vegada us estalviarà molt de temps perdut a la llarga.
4 Demaneu a un amic o company de feina que comprovi el vostre progrés de tant en tant per mantenir-vos en la pista. De vegades, necessitem el suport d'altres persones per mantenir-nos centrats en la tasca que ens ocupa. Feu que un amic íntim, un pare, un company de feina, un germà o una germana us consulti cada parell d’hores per assegurar-vos que teniu previst els horaris previstos.
- El vostre company us pot portar una tassa de cafè o animar-vos amb bones paraules perquè pugueu distreure’t, riure o somriure i tornar a les teves tasques diàries. Tot i que podeu estar ocupat, un parell de minuts amb un amic us animaran i us ajudaran a gestionar el vostre temps de manera més eficaç.

Mètode 3 de 3: elimineu les distraccions

1 No haureu de revisar constantment el vostre correu. Això pot crear un patró d’inici-parada-inici durant la vostra jornada laboral i conduir a perdre el temps. Intenteu no obrir el vostre correu durant el dia, sobretot si us heu de centrar en una altra tasca. Deixeu de banda tres franges horàries per consultar el vostre correu al vostre horari: al matí, just després de dinar i cap al final del dia. Això evitarà que el flux continuat de correus electrònics us distregui durant tot el dia i us garantirà temps dedicat a treballar amb els correus electrònics.
- Els mateixos principis es poden aplicar a altres mitjans de comunicació, com ara el correu de veu, els missatges de text i les trucades telefòniques. Intenteu no penjar-vos al telèfon tot el temps, tret que, per descomptat, espereu un missatge de text o una trucada telefònica important. Això us ajudarà a limitar els trencaments del flux de treball i us ajudarà a mantenir-vos a l’hora prevista.
2 Silencia el telèfon i apaga Internet. Si és possible, trieu com a mínim una hora la vostra jornada laboral quan pugueu silenciar el telèfon i apagar la connexió a Internet. Això us permetrà centrar-vos en el treball que requereixi una concentració completa i la manca de distraccions com el telèfon o Internet.
- Eliminar aquests factors, que us poden distreure fàcilment, serà especialment útil quan esteu treballant en un projecte escolar o en un gran informe. Desconnecteu el telèfon perquè no tingueu cap motiu per comprovar-lo cada cinc minuts o deixeu-vos portar per veure notícies a les xarxes socials.
3 Avisa els altres que no et distreguin. Intenteu no animar els altres a distreure't i no distreureu els altres vosaltres mateixos. Feu-los saber que esteu treballant. Podeu tancar la porta o posar un rètol ocupat.També podeu enviar un correu electrònic a la vostra oficina per recordar-vos que un cert temps a l’oficina és un horari laboral tranquil.
4 Intenteu no desviar-vos de la vostra rutina. Un cop hàgiu elaborat una llista de treball o un programa i us hàgiu protegit de les distraccions, utilitzeu la vostra força de voluntat i concentració per complir la vostra rutina. La majoria de la gent entén la diferència entre el temps ben passat i el temps perdut, així que intenteu no caure en el parany de perdre el temps. Construeix segons el teu horari i al final del dia podràs gaudir d’una sensació d’èxit i de temps ben dedicat.