Content

• Passos
• Mètode 1 d'1: redacció d'un pla d'emergència
• Consells

El pla de contingència inclou un conjunt d'accions que s'han de dur a terme en cas d'incident important, com ara una fallada del servidor o un incendi en un edifici. Un pla d’emergència és una guia escrita de les accions necessàries per evitar la pèrdua d’informació crítica i també per reduir l’impacte perjudicial d’un accident al vostre negoci. Moltes organitzacions i empreses que se centren en la qualitat del producte tenen plans de contingència no només per a sistemes individuals, sinó per a departaments sencers.

Passos

Mètode 1 d'1: redacció d'un pla d'emergència

1. 1 Comenceu creant un comitè de planificació de contingències i trieu algú que presidirà el comitè. El responsable del pla de contingència proporciona la informació necessària sobre habilitats, eines i coneixements bàsics perquè cada departament pugui redactar el seu propi pla.
2. 2 Enumereu cada flux de treball de cada departament. Per exemple, el departament de nòmines pot incloure's al pla de recursos humans.
3. 3 Reuneix caps de departament o alts càrrecs i enumera tots els supòsits clau per al teu pla de contingència.
4. 4 Prioritzeu els supòsits i examineu els "si" i les possibles conseqüències negatives per a la vostra empresa. Exploreu quines tendències, esdeveniments o problemes podrien sorgir teòricament.
5. 5 Enumereu les accions que teniu previstes en cas de situacions imprevistes. Com compensareu o ajustareu aquests reptes per mantenir la rendibilitat del vostre negoci?
6. 6 Construïu el vostre pla d'acció de manera positiva. Fer un pla no és una tasca fàcil, així que consulteu el nombre de persones que vulgueu participar, ja que caldrà proporcionar moltes dades.
7. 7 Torneu a llegir el pla. La revisió de nou us ajudarà a trobar preguntes que es van perdre la primera vegada.
   • Podreu fer front a situacions imprevistes en determinats departaments tan aviat com entengueu detalladament les funcions de la feina. De vegades, es produiran situacions inesperades a nivell departamental, a nivell de tasca i també a nivell de procés.
8. 8 Posa a prova el teu pla de contingència. Podeu fer que aquesta prova sigui manejable i rendible executant la prova en 4 passos. Si trobeu deficiències de pla o disputes sobre aquests plans en altres departaments, podeu modificar-lo i tornar-lo a provar.
   • Etapa 1: revisió de l'equip directiu. La direcció tria una data i hora per revisar tots els plans d’acció proposats i identificar les persones que van fer una bona feina.
   • Etapa 2: revisió interdepartamental. Implica un procés on cada departament revisa els plans de l’altre departament. Aquesta fase assigna recursos i identifica desacords.
   • Etapa 3: deficiències del sistema. Aquesta fase de proves es pot concentrar als departaments. Les proves inclouen modelar el sistema i / o identificar deficiències. Podeu desplaçar-vos per tot tipus d’escenaris per al desenvolupament d’esdeveniments sense interrompre ni aturar la feina d’equips o processos importants.
   • Etapa 4: prova a la pràctica. Aquí és on podreu provar completament el vostre pla de contingència. Inclou una aturada de treball en temps real a curt termini.

Consells

• Els desastres naturals (inundacions, tornados, terratrèmols) i la vostra crisi empresarial són alguns dels problemes i desastres que heu de tenir en compte a l’hora de pensar en el vostre pla de contingència. Aquests poden incloure fraus, vandalisme, fallades del servidor, problemes de seguretat i qüestions legals.
• Trobareu algunes situacions en les quals és impossible trobar una solució efectiva acceptable. Per exemple, si es produeix un tall de corrent i no teniu un generador de còpia de seguretat, no podreu continuar funcionant i perdrà beneficis.