Content

• Passos
• Part 1 de 3: Triar l’estil i el llenguatge del memoràndum
• Part 2 de 3: Preparació per escriure una nota
• Part 3 de 3: Escriure una nota

Una nota és una forma acceptada a nivell mundial de comunicar informació dins d’una empresa. Les notes de servei també es poden utilitzar en la correspondència entre dues empreses. La nota hauria de ser professional i transmetre informació amb claredat. No us preocupeu si mai no heu escrit notes: aquest article us ensenyarà com fer-ho.

Passos

Part 1 de 3: Triar l’estil i el llenguatge del memoràndum

1. 1 No utilitzeu un llenguatge informal. El llenguatge de la nota hauria de ser senzill però formal.
   • No escriviu cap nota com "Hola! Per fi és divendres! Vull parlar-vos d’un tema important ".
   • En el seu lloc, escriviu això: "Aquesta nota us mantindrà al dia sobre el progrés del Projecte 319."
2. 2 A la nota, seguiu un to neutre: no sigueu excessivament emotius i subjectius. Feu tot el possible per confiar en fets i proves quan feu una reclamació.
   • Per exemple, no hauríeu d’escriure així: "Crec que tots serem molt més feliços si venim a treballar els divendres amb el que vulguem".
   • En el seu lloc, investigueu si tots els empleats volen vestir-se amb roba informal els divendres i com això afecta l’ètica corporativa.
3. 3 Utilitzeu frases de senyal. Quan proporcioneu proves o citeu una font, assegureu-vos d'utilitzar frases adequades.
   • Per exemple: "Segons les nostres dades, ..." o "Els estudis realitzats demostren que ...".
4. 4 Trieu un tipus de lletra i una mida adequades. La nota hauria de ser fàcil de llegir, així que eviteu utilitzar lletres massa petites; 11 o 12 és la mida de lletra estàndard.
   • També heu de triar un estil de lletra senzill, com ara Times New Roman. No escriviu la vostra nota amb un tipus de lletra divertit o elegant com Comic Sans (es faran riure de vosaltres si ho feu!).
5. 5 Utilitzeu camps estàndard. Els marges de 2,5 cm són l’estàndard de les notes, tot i que alguns editors de text poden incloure plantilles de memòries amb marges grans (per exemple, 3 cm).
6. 6 Les notes de servei s’escriuen amb interlineat d’una sola línia. Deixeu una línia en blanc entre paràgrafs i seccions.
   • No sagneu paràgrafs.

Part 2 de 3: Preparació per escriure una nota

1. 1 Si necessiteu informar diverses persones sobre alguna cosa important (a la feina), envieu-los una nota. Fins i tot podeu enviar-la a una persona si cal documentar el fet d’haver transmès informació.
   • No obstant això, en alguns casos és millor parlar només amb les persones que desitgeu.
   • A més, algunes dades no es poden transmetre per escrit.
2. 2 En funció de la informació transmesa, el contingut i el format de la nota poden variar. La majoria de notes contenen la informació següent:
   • Una nova idea o solució a un problema.Per exemple, si sabeu resoldre un problema amb la planificació dels costos de les hores extres, escriviu-lo en una nota i envieu-lo al vostre cap.
   • Comandes. Per exemple, enviar una nota és una manera eficaç de distribuir responsabilitats en una propera conferència que el vostre departament allotja.
   • Informe. També podeu enviar una nota per informar els companys d’un esdeveniment recent o per informar-los de nova informació sobre el projecte o per enviar un informe sobre els resultats d’un estudi.
3. 3 Potser esteu treballant en molts projectes i voleu compartir-los en una nota. No hauria d'estar fent això. Les notes de servei contenen informació sobre un tema específic (tema, projecte, etc.).
   • La nota ha de ser breu, informativa i fàcil de llegir. Per tant, en centrar-vos en un sol tema, assegureu-vos que la informació es llegeix i es té en compte.
4. 4 El contingut i l’estil de la vostra nota depenen del públic objectiu, així que penseu en qui la llegirà.
   • Per exemple, l'estil de la nota per als vostres companys de feina sobre la planificació d'una data important i l'estil de la nota per al vostre cap amb l'informe de progrés seran molt diferents.

Part 3 de 3: Escriure una nota

1. 1 Titula la nota. És una pràctica habitual en la correspondència comercial amb documents de títol.
   • Per exemple, a la part superior de la pàgina, escriviu "Memo" o "Memo".
   • Podeu col·locar el títol al centre o prémer-lo a l'esquerra de la pàgina. El millor és mirar les notes que heu rebut anteriorment i copiar-ne el format.
2. 2 Escriviu un títol per a la vostra nota. Ha d’incloure la informació següent:
   • A: escriviu el nom i el títol de les persones a qui envieu la nota.
   • OT: escriviu el vostre nom i títol.
   • DATA: escriviu la data exacta, inclòs l'any.
   • TEMA: Feu una descripció breu però precisa de què tractarà la nota.
   • Tingueu en compte que en lloc de "Assumpte" podeu escriure "Ref."
3. 3 A la llista de destinataris de la nota, assegureu-vos d’incloure totes les persones a qui l’envieu. Limiteu els destinataris de la nota a les persones afectades per la informació que conté.
   • No envieu cap nota a tothom del vostre departament o empresa si el problema que hi apareix afecta només a algunes persones.
   • Si envieu notes a tots els empleats de l’empresa alhora, seran bombardejats amb notes, o bé no les llegiran atentament, o bé no llegiran.
4. 4 A la llista de destinataris de la nota, incloeu noms i títols complets. Fins i tot si esteu amb una cama curta amb el vostre cap, és millor mantenir un to formal a la correspondència empresarial. Per exemple, podeu anomenar-lo "Vladimir" quan aneu al seu despatx, però, a la vostra nota, referiu-lo com a "Sr. Dmitriev" o "Vladimir Nikolaevich".
   • Tingueu-ho present a l’hora d’enumerar els destinataris de la nota: incloeu el nom complet i el títol.
5. 5 Si envieu una nota a algú d’una altra empresa, és molt important determinar la forma correcta de contactar-hi. Preneu-vos el temps per trobar informació sobre aquesta persona; molt probablement, això es pot fer al lloc web de la seva empresa.
   • Per exemple, si la persona té un doctorat, assegureu-vos d’incloure-la.
   • A més, assegureu-vos de trobar la posició que ocupa aquesta persona i d’incloure-la a la vostra nota.
6. 6 Penseu en el tema de la vostra nota. Ha de ser concís i senzill.
   • Per exemple, "Clients nous" és un tema bastant imprecís i, si algú vol trobar la vostra nota d'aquí a uns quants dies o setmanes, tindrà dificultats per fer-ho.
   • El millor tema és: "Informe d'expansió del client".
7. 7 Com a regla general, les salutacions no s’escriuen a les notes de servei. Però, si voleu, podeu iniciar el text de la nota amb "Benvolgut senyor Dmitriev" o "Benvolguts companys".
   • La nota ha de ser breu i informativa, de manera que es pot ometre la salutació.
8. 8 Escriviu la secció introductòria de la nota. En ell, indiqueu clarament el propòsit d’escriure i enviar la nota.
   • Per exemple, "escric a ...". La part introductòria de la nota hauria de contenir una breu visió general de la informació que s’hi presenta.
9. 9 La secció introductòria ha de ser breu. No cal proporcionar-hi detalls ni altres detalls.
   • Feu la secció introductòria de diverses frases curtes (paràgraf curt).
10. 10 Decidiu l'estil de presentació de la informació principal. S'ha d'incloure en 2-4 paràgrafs. L’estil de presentació dependrà de la informació en si.
    • Per exemple, podeu presentar informació per ordre d’importància o segons els processos en què es desglossa el vostre projecte.
11. 11 La nota de servei s'ha de dividir en seccions (paràgrafs) perquè els seus lectors puguin assimilar fàcilment la informació; a més, les seccions els ajudaran a identificar punts importants de la nota.
12. 12 Titula cada secció; el títol del paràgraf ha d’indicar clarament la informació que conté.
    • Per exemple, podeu dividir la propera nota de trasllat d'oficina a les seccions següents: Ubicació nova de l'oficina, Instruccions per a l'embalatge d'equips i documents i Calendari de trasllats.
13. 13 La primera frase de cada secció hauria de dir als lectors de què tracta aquest paràgraf.
    • Els paràgrafs o seccions individuals de la vostra nota s’han de centrar en un punt específic del tema que s’està considerant.
14. 14 Per ressaltar punts importants, creeu una llista o una llista. Això ajudarà els lectors a centrar-se en els punts clau i a llegir i absorbir la informació més ràpidament.
15. 15 La mida d'una nota no pot superar les 1-2 pàgines.
    • Es tracta d’una mida de memòries estàndard amb interlineat d’una sola línia i una línia en blanc entre paràgrafs.
16. 16 Penseu a incloure un paràgraf que resumeixi la informació presentada. En la majoria dels casos, això no és necessari, sobretot si heu escrit una nota breu.
    • Però si la informació presentada és molt complexa o si la mida de la nota és més que l’estàndard, és millor incloure un petit paràgraf que resumeixi la informació presentada (és a dir, els punts clau).
17. 17 Assegureu-vos d’incloure un paràgraf final, fins i tot si no creieu que el necessiteu. Penseu en el següent:
    • Quins són els objectius de la nota? Animar els lectors a fer alguna cosa? Els empleats han d’informar a temps? Si és així, indiqueu-ho clarament al paràgraf final.
    • Si no cal fer cap altra acció, escriviu la següent conclusió: "Estaré encantat de discutir aquest tema" o "Si teniu preguntes o comentaris sobre aquest tema, estaré encantat de respondre-les".
18. 18 Si voleu, poseu el vostre nom o signatura al final de la nota (però no és obligatori). Si és el cas, mireu les notes que heu rebut d'altres empleats.
    • Si signen notes (per exemple, "Atentament, Ivanov AA), feu el mateix.
    • Si no voleu signar la nota, podeu posar les inicials al final del document.
19. 19 Feu un recordatori sobre els fitxers adjunts si s’adjunten taules, gràfics o informes a la nota. Per fer-ho, al final del document escriviu, per exemple, "Apèndix: Taula 1".
    • Els adjunts s’han d’esmentar al text principal de la nota.
    • Per exemple, si escriviu sobre una propera mudança a una nova oficina, podeu escriure alguna cosa com ara: “Tenim la intenció de completar la mudança al final del trimestre. Consulteu la taula adjunta 1 per obtenir una planificació detallada dels moviments. "
20. 20 Comproveu-ho abans d’enviar la vostra nota. Assegureu-vos que les frases siguin correctes gramaticalment, que no hi hagi errors ortogràfics ni de sintaxi a la nota i que la informació sigui significativa.
    • No envieu la nota després de revisar-la per primer cop (tret que, per descomptat, sigui una nota urgent). Deixeu de banda el document i torneu a comprovar-ho en una hora. Potser trobareu nous errors i inexactituds que us havíeu perdut abans.
    • Si la nota conté informació confidencial, consulteu la política de privadesa de la vostra empresa i esbrineu el nom de la persona que la revisarà i donarà la seva opinió sobre el seu compliment de les normes establertes.