Content
Hi ha moltes situacions diferents en què un client ha de contactar amb empreses o fabricants per a diversos problemes comercials. Però, quan arriba el moment d’enviar un correu electrònic al servei d’atenció al client, és possible que algunes persones se sentin desconcertades. Sovint es plantegen preguntes sobre com escriure aquestes cartes en format electrònic, ja que generalment s’escriuen en paper, i quines normes generalment acceptades s’apliquen més sovint a les cartes d’aquest tipus. Tot i que aquests estàndards varien segons la indústria, la regió i la cultura, hi ha algunes directrius generals per garantir que el correu electrònic enviat al servei d’assistència sigui efectiu. A continuació, es mostren les recomanacions principals dels que han conegut aquest tipus de correu electrònic abans.
Passos
Mètode 1 d'1: escriviu un correu electrònic al servei d'atenció al client
1 Consulteu el lloc web. Assegureu-vos que l’empresa encara no ha resolt el vostre problema abans d’enviar el vostre correu electrònic. Això estalviarà temps i esforç a tothom, inclòs vosaltres, i serà molt agraït. - Mentre esteu consultant el lloc, busqueu els millors canals de comunicació. El correu electrònic no sempre és el millor canal i heu de respectar aquestes polítiques de l’empresa i posar-vos en contacte amb ells d’una altra manera. Moltes empreses ofereixen assistència telefònica i serveis de suport addicionals, com ara una bústia de correus.
2 Cerqueu recursos en línia dedicats a Internet. Moltes empreses ofereixen adreces de correu electrònic personalitzades per a problemes especials, com ara el seguiment de l'enviament, la devolució de productes o l'assistència tècnica. És possible que l’ús dels canals de comunicació proporcionats sigui molt més eficaç que una carta estàndard al correu electrònic general de l’empresa. A més, si ignoreu les comunicacions proporcionades, el procés d’enllaç amb l’empresa pot trigar molt més. 
3 Incloeu informació d'identificació personal a la vostra carta d'assistència. L’empresa ha de saber quins productes o serveis heu comprat, així com la data de compra i les dates d’entrega previstes per al producte o servei. És possible que l’empresa també hagi de conèixer la vostra adreça de casa i el nombre d’articles comprats. Assegureu-vos que tot això aparegui al vostre correu electrònic. 
4 Utilitzeu un to adequat. Alguns experts assenyalen que es poden ignorar les cartes dirigides al servei d'atenció al client sense tenir en compte l'etiqueta o la seva eficàcia serà molt inferior.Intenteu adherir-vos a un estil d’escriptura determinat que mostrarà el vostre nivell d’educació i coneixement, sense utilitzar afirmacions excessivament provocatives. 
5 Demana el que vols directament. Molts redactors experimentats de correus electrònics d’atenció al client troben que és millor ser franc sobre les vostres expectatives. L’empresa pot estar d’acord o no amb els vostres requisits, però proporcionant informació clara, ajudareu el representant de l’empresa no només a entendre el vostre punt de vista, sinó que també mostrarà la vostra opinió sobre tots els problemes emergents, productes o altres problemes relacionats amb l’atenció al client. - Obteniu més informació sobre la política de l'empresa. Quan escriviu la vostra sol·licitud, primer podeu fer la vostra investigació per comprendre quins requisits és més probable que es compleixin. Depèn de vosaltres com resoldre el problema sorgit, però entendre la posició de l’empresa us ajudarà a fer que els vostres missatges siguin més eficaços.
