Content

• Per trepitjar
• Mètode 1 de 3: Respondre als missatges de text
• Mètode 2 de 3: parleu amb algú en persona
• Mètode 3 de 3: respon amb un correu electrònic

La manera de respondre a algú pot afectar la forma en què ell o ella i altres persones et veuen. Afortunadament, podeu aprendre com i quan respondre per millorar-la. Quan parleu amb algú en persona, és important que us fixeu i que permeteu a la persona expressar els seus pensaments abans de donar una resposta informada. En una conversa de missatges de text, hi ha algunes regles no expressades que heu de seguir per comunicar-vos amb èxit. El correu electrònic és una forma més formal de comunicar-se amb l’etiqueta professional que heu de seguir per transmetre informació amb eficàcia i respondre adequadament.

Per trepitjar

Mètode 1 de 3: Respondre als missatges de text

1. Utilitzeu un llenguatge senzill quan envieu missatges de text. Els correus electrònics, cartes i fins i tot converses cara a cara es poden estructurar de manera molt més formal. A causa de la naturalesa breu i limitada dels missatges de text, el llenguatge més relaxat sol ser més adequat i dóna a la conversa un toc més personal.
   • Per exemple, podeu utilitzar "t" en lloc de "it" per estalviar espai, escriure un missatge més ràpidament i transmetre un to relaxat.
   • Les regles de puntuació solen ser molt més indulgents en els missatges de text. Per exemple, el compliment estricte de l’ús de les comes pot fer que la conversa sembli artificial i formal.
   • No sempre suposeu que una conversa de missatges de text pot ser tan informal, però si l’altra persona utilitza un llenguatge informal, podeu respondre de la mateixa manera perquè se senti còmode.
2. Feu preguntes obertes per mantenir una conversa. Si voleu continuar la conversa de missatges de text, fer preguntes obertes pot ajudar l’altra persona a dir més coses i obtenir la seva opinió sobre alguna cosa. Fer preguntes que només necessiten un breu sí o no pot ennuvolar una conversa.
   • Per exemple, si parleu amb algú sobre un tema empresarial, podeu preguntar-li alguna cosa com: "Què en penseu del nou projecte?"
   • Si voleu entendre el que algú pensa sobre un tema, proveu de enviar missatges de text com ara "Estic d'acord, però per què creieu que és el cas?"
3. Eviteu enviar respostes curtes o d'una sola paraula. Els textos han de ser relativament curts, però les respostes curtes o brusques poden fer-vos sentir enfadat amb l’altra persona. Si responeu a un missatge d'una altra persona, doneu-li una resposta real que tingui almenys una o dues frases.
   • De vegades, és perfectament acceptable respondre amb "ok" si té sentit en el context. Però eviteu una sola "k" com a resposta, ja que pot semblar curt i groller.

   Consell: Si generalment responeu breument, pot ser que tingueu sentit continuar fent això.

   
   
4. Utilitzeu la puntuació i les emoticones per transmetre un to. La naturalesa impersonal dels missatges de text permet interpretar un to o una emoció mitjançant abreviatures. Podeu transmetre clarament el vostre significat incloent puntuació i emoticones si el vostre missatge sembla ambigu.
   • Per exemple, podeu respondre amb "Entès, gràcies. :) "perquè el missatge no us faci sentir enfadat ni curt.
   • De vegades, un punt al final d’una paraula o frase pot semblar frustrat. Per exemple, pot semblar molt més relaxat dir "No, no" que dir "No". No ho fa ".
5. Torneu a llegir el missatge abans d'enviar-lo. Abans de fer clic a Enviar, preneu-vos un moment per revisar el missatge. Comproveu si hi ha errors tipogràfics i assegureu-vos que transmeteu la informació correctament i que utilitzeu el to correcte.
   • Un cop hàgiu enviat un missatge, no el podreu recuperar. Per tant, és millor consultar els vostres SMS per endavant.
6. No envieu diversos missatges seguits. Les notificacions múltiples i una sèrie de missatges de text poden molestar i frustrar el destinatari. En lloc d'enviar diversos missatges curts, envieu un comentari que inclogui tot el que volíeu dir.
   • Està bé afegir un altre missatge si heu oblidat mencionar alguna cosa o si voleu aclarir alguna cosa.
   • Si algú no respon a dos missatges consecutius, és possible que no vulgui parlar amb vostè ni allunyar-se del telèfon. Sigui com sigui, doneu a l'altre temps i espai per respondre.
7. Demaneu si cal que la conversa sigui massa complicada per a un missatge de text. Els missatges de text han de ser curts i precisos. Si un missatge de text és massa limitat per expressar adequadament els vostres pensaments, demaneu a la persona que us truqui perquè pugueu aprofundir en el tema o discutir-lo completament.
   • Proveu de enviar missatges de text per exemple: "Això seria més fàcil d'explicar per telèfon. Truca’m si tens temps, gràcies! "

Mètode 2 de 3: parleu amb algú en persona

1. Escolta atentament quan algú et parla. Quan algú us parli, poseu-vos en contacte visual i pareu atenció al que us expliqui. Això demostra que escolteu i enteneu el que l’altre intenta dir.
   • Centreu la vostra atenció plenament en l’altaveu perquè se senti còmode.
   • Inclineu-vos cap endavant o demaneu a la persona que continuï parlant en un lloc més tranquil si teniu problemes per escoltar el que es diu.
2. Presteu atenció a les indicacions no verbals. El llenguatge corporal pot dir tant com les paraules. Quan algú us parli, presteu atenció al llenguatge corporal per tenir una millor idea de com respondre.
   • Per exemple, si algú continua mirant al seu voltant o oscil·la als peus, pot estar nerviós o espantat. A continuació, podeu preguntar si la persona està bé, en lloc de respondre al que diu.
   • Escolteu també com es diu alguna cosa. Si algú parla en veu alta o agressiva, pot reaccionar enfadada o agressiva a la conversa. És possible que hagueu d’adoptar un enfocament diferent a l’hora de respondre per evitar que la situació s’incrementi encara més.
3. Eviteu planificar la vostra resposta mentre algú parla. Si esteu tan emocionats o amb moltes ganes de respondre abans que algú hagi acabat de parlar, es notarà i pot enfadar-se o molestar-se. Espereu fins que l'altra persona hagi acabat de parlar i hagueu sentit tot el que la persona volia dir abans de començar a planificar la vostra resposta.
   • És molt groller interrompre algú amb els seus propis pensaments mentre parla.

   Consell: Mentre algú parla, anoteu mentalment els punts principals als quals voleu respondre, però presteu atenció a la resta de la seva història perquè pugueu obtenir una resposta intel·ligent o fluida.

   
   
4. Espereu que l’altra persona acabi de parlar abans de dir res. Si parleu amb algú, feu que acabi la història abans de respondre. D’aquesta manera, teniu tots els fets i la informació que la persona volia transmetre, de manera que pugueu donar una resposta informada i reflexiva.
   • De vegades, la gent afegeix una mica d’informació extra després d’haver acabat amb el seu pensament. Per exemple, poden dir alguna cosa com "Oh, espera, m'he oblidat de dir alguna cosa". Després, deixeu-los acabar el que volien dir.
5. Penseu en la vostra resposta per transmetre-la amb confiança. Abans de respondre, preneu-vos un moment per pensar en tota la informació que se us ha proporcionat. Si doneu una resposta que no està ben pensada, pot mostrar a la persona que realment no esteu escoltant el que ha dit.
   • Prendre un moment per reflexionar sobre la vostra resposta també us permetrà proporcionar una resposta intel·ligent.
6. Feu preguntes si necessiteu aclariments o més informació. Si no sabeu ni entendre el que algú va dir, intenteu no respondre amb una interpretació parcial o incorrecta. Al contrari, pregunteu què va dir o què volia dir l’altra persona perquè pugueu donar una resposta real.
   • Si no esteu segur de què fa algú o si voleu permetre que expliqui què vol dir realment abans de respondre, feu una pregunta de resposta oberta com ara "Què voleu dir amb això?"
   • Mai està malament demanar a algú que torni a dir alguna cosa si no ha entès del tot el que s’ha dit.
7. Parleu de manera directa i clara quan responeu. Després de pensar en el que us ha dit i de pensar com voleu respondre, parleu amb claredat i confiança. No utilitzeu un llenguatge imprecís o contradictori per intentar semblar més intel·ligent o més intel·ligent. La gent valora la sinceritat, així que doneu-li una resposta genuïna que demostri que esteu interessats i que enteneu la persona.
   • Assegureu-vos que prestin atenció perquè no us hàgiu de repetir.
   • Fixeu-vos si algú més vol dir alguna cosa i doneu-li espai per fer-ho.
   • Feu que la persona respongui al que heu dit. No us allunyeu ni finalitzeu la conversa just després que tingueu l'oportunitat de parlar.
8. Tingueu en compte que algú no està d'acord amb vosaltres. Fins i tot si heu estat pensant en el que volíeu dir, sempre hi ha la possibilitat que algú estigui en desacord amb vosaltres. Està bé! Estigueu preparats perquè algú pugui discutir o menystenir les vostres paraules.
   • Mantingueu la calma i no perdeu la calma quan algú intenta provocar-vos.
   • Feu que algú expressi les seves creences i opinions. No intenteu forçar ningú a acceptar la vostra opinió.

Mètode 3 de 3: respon amb un correu electrònic

1. Respondre a un correu electrònic en un termini de 48 hores. És important que respongueu a un correu electrònic de manera puntual per cortesia i professionalitat. No haureu de respondre immediatament, sinó en un termini de dos dies.
   • Fins i tot si el missatge de correu electrònic no tenia res a veure amb vosaltres o no va ser enviat de manera incorrecta, és millor respondre al remitent (exclòs el període) perquè sàpiguen que no sou la persona adequada.
2. Utilitzeu una salutació professional en una resposta per correu electrònic. Els correus electrònics solen ser més formals que un missatge de text o una trucada telefònica. Inicieu el correu electrònic amb un "Hola" o "Hola" davant del nom de la persona per obrir-lo correctament.
   • Si la persona a qui responeu prefereix una felicitació en particular o demana que es cridi pel seu nom, feu-ho. Per exemple, si la persona prefereix que feu servir la versió abreujada del seu nom, com ara "Rob" en lloc de "Robert", feu-ho.
3. Utilitzeu els signes d’admiració amb moderació. La vostra resposta al vostre correu electrònic ha de ser correcta en gramàtica, ortografia i puntuació. Tanmateix, l’ús excessiu del signe d’exclamació pot fer que sembli poc sincer o massa entusiasta. Eviteu utilitzar-lo tret que sigui adequat.
   • Un signe d’exclamació és una bona manera de felicitar o transmetre entusiasme, però si els feu servir massa, perdran el seu efecte.
4. Eviteu les fonts estranyes en un correu electrònic. Mantingueu la selecció de tipus de lletra en un tipus de lletra clàssic perquè el vostre correu electrònic sembli professional. No utilitzeu tipus de lletra multicolor ni cap tipus de lletra com Comic Sans quan envieu un correu electrònic.
   • Una opció clàssica és utilitzar un Arial de 10 o 12 punts o un Times New Roman.
5. Presteu atenció a qui més envieu el correu electrònic com a CC (una còpia). Sovint pot ser útil copiar el correu electrònic a altres persones alhora perquè pugueu incloure-les en un debat. Un CC innecessari per a un supervisor o un company de feina pot molestar o enfadar a la persona a qui vau respondre inicialment.
   • Si cal incloure una altra persona a la cadena de correu electrònic, podeu utilitzar l'opció "còpia cega" o "BCC", de manera que els destinataris no sàpiguen qui més ha rebut un correu electrònic.
6. Decidiu a qui voleu respondre en un correu electrònic de grup. Si la resposta correcta és respondre a tots els usuaris del missatge de grup, seleccioneu "Respon a tots" quan envieu la vostra resposta. Però si heu de preguntar o explicar un tema o problema concret a una persona, responeu-hi immediatament.
   • Si hi ha un grup nombrós de persones a la cadena de correu electrònic, però només cal que respongueu a unes quantes persones, només heu de triar les persones a qui respondre.
7. No envieu un correu electrònic només per donar les gràcies, tret que sigui necessari. Els correus electrònics curts que no contribueixen a una conversa no són necessaris. Tret que el remitent us demani que confirmeu que heu rebut i entès un missatge de correu electrònic, enviar un missatge de correu electrònic que digui "Gràcies" és innecessari i tediós.

   Consell: Si el remitent us envia un rebut de lectura, confirmeu que heu rebut el correu electrònic fent clic a l’opció per enviar-los un rebut de devolució.

   
   
8. Reviseu el correu electrònic i comproveu el correu electrònic del destinatari abans d’enviar-lo. Un error ortogràfic o gramatical pot fer que el vostre correu electrònic sembli poc professional. Preneu-vos un moment per llegir la vostra resposta abans de fer clic a Envia. Comproveu l'ortografia i la gramàtica correctes i assegureu-vos que envieu el missatge a la persona correcta.
   • No confieu cegament en el corrector ortogràfic per corregir-ho tot.
   • Llegiu el vostre correu electrònic en veu alta abans d’enviar-lo perquè pugueu sentir com sona.
   • Els programes de correu electrònic sovint introdueixen automàticament adreces de correu electrònic a mesura que escriviu a la barra d’adreces del destinatari, cosa que pot provocar que envieu un correu electrònic a la persona equivocada accidentalment.