Content

• Per trepitjar
• Part 1 de 3: Identificar-se
• Part 2 de 3: Digues la teva
• Part 3 de 3: concloure
• Consells
• Advertiments

Si sovint heu de trucar als clients per obtenir la vostra feina, hi ha moltes possibilitats que sovint hagueu de deixar un missatge de veu. Però, què heu de dir exactament després del pit? Recordar tota la informació pertinent per comunicar pot ser desconcertant, cosa que pot evitar que es diguin detalls importants. En utilitzar un sistema de correu de veu, no haurà de gravar mai més els missatges de veu confosos i improvisats. Executant ràpidament una llista de comprovació al cap, podeu assegurar-vos que heu proporcionat tota la informació necessària i que teniu més possibilitats de tornar a cridar-vos.

Per trepitjar

Part 1 de 3: Identificar-se

1. Utilitzeu l’entonació correcta. Un cop comenci la gravació del missatge, haureu de parlar de manera clara i intel·ligible. No intenteu murmurar ni parlar massa ràpidament. Feu tot el possible per semblar interessat i alegre perquè obtingueu l’atenció de l’oient. Tot i que el receptor no us pot veure, la vostra entonació general la recollirà el telèfon, així que assegureu-vos que esteu transmetent la correcta.
   • Articula tot el que dius. Una mala recepció pot distorsionar la veu i provocar l’abandonament. Fins i tot una veu de parla normal pot semblar un murmuri al telèfon.
   • La vostra veu hauria d’estar en sintonia amb el tipus de trucada que feu. Per exemple, està bé sonar alegre quan deixeu un missatge de veu per felicitar el vostre nebot per haver acabat l’escola secundària. Tot i això, si voleu expressar el vostre condol a un amic en pena, heu d’assegurar-vos que la vostra veu sigui solemne i respectuosa.
2. Inclou el teu nom. El primer que heu de fer és indicar el vostre nom. D’aquesta manera, la persona a qui truqueu sabrà immediatament amb qui tracta. Un simple "això és (el vostre nom)" és suficient per a la majoria de situacions. Si encara no heu conegut algú, podeu escollir "El meu nom és (el vostre nom complet)". Els amics i familiars us reconeixeran sense haver d’identificar-vos. Si es tracta d'una trucada empresarial, l'altra persona té immediatament un nom per associar-lo a la veu i al missatge, potser permetent una forma de comunicació més personalitzada.
   • Aquest pas sembla obvi, però sovint és oblidat per les persones que truquen.
   • Si teniu un lloc de treball específic o una descripció vostra que pot ser útil per al destinatari per al seguiment, incloeu-lo després del vostre nom. Per exemple, "Em dic Dr. Versluis, radiòleg de l'Hospital Universitari d'Amsterdam "o" Aquesta és Ariane Janssens, la mare de Chloe que està a classe amb la teva filla ".
3. Deixa el teu número de telèfon. Incloeu el vostre número de telèfon immediatament després d’haver indicat el vostre nom. La majoria de les persones que truquen esperen al final del correu de veu per proporcionar la seva informació de contacte, però si el destinatari no pot escriure-la correctament la primera vegada, estan obligats a escoltar el missatge complet de nou. Recordeu parlar lentament i articular-ho tot en comunicar el vostre número de telèfon perquè sigui comprensible.
   • Una manera senzilla d’incloure el vostre número de telèfon al principi d’un missatge és dir alguna cosa com ara "Aquest és (el vostre nom), el meu número és (el vostre número de telèfon)" o "El meu nom és (nom) i trucaré al (número) ) '.
   • Tot i que les funcions d'identificació de trucades són omnipresents, sempre es recomana deixar el vostre número de telèfon en cas que la persona que us truqui no hagi desat el vostre número o en cas que sol·liciteu una devolució de trucada a un altre número.
4. Proporcioneu un punt de connexió. Quan escolteu missatges de veu o missatges de veu de remitents desconeguts, la gent es sospitarà ràpidament o perdrà interès si no sap qui sou i per què truqueu. Tranquileu-los mencionant un amic o referència comú que us hagi donat el seu número. Això assegura de nou que la trucada telefònica és més professional. El missatge de veu sonarà menys intrusiu i és més probable que rebeu una trucada.
   • Intenteu incloure una breu introducció que desperti l'interès de l'oient, com ara "He rebut el vostre número de Patrick, que em va dir que teníeu en compte vendre el vostre vaixell".
   • Fins i tot si no feu una trucada empresarial, és important trobar un punt de contacte per tranquil·litzar el destinatari. "Aquest és Bob, el vostre veí al davant vostre" és més personal que "Aquest és Bob Vermeersch".

Part 2 de 3: Digues la teva

1. Penseu en què direu prèviament. Abans de deixar un missatge de veu, assegureu-vos de tenir una idea clara del que direu. Això no hauria de suposar cap problema si truqueu per un motiu especial, però escoltar el so a l’altre extrem i adonar-vos que us contesten us pot fer perdre la manera de saber què dir. Divideix la informació en punts separats i cobreix-los tots abans de penjar.
   • Per a missatges de veu molt urgents o importants, penseu a escriure prèviament una versió aproximada del guió.
   • Si us perdeu el cable amb freqüència, només heu de centrar-vos a incloure el vostre nom, un número per trucar i el motiu pel qual esteu trucant en poques paraules.
   • Imagineu-vos enviar un missatge de veu per fer un seguiment de la nit romàntica d’ahir. Redactar mentalment el missatge abans d’enregistrar-lo pot marcar una gran diferència en aparèixer fresc, tranquil, recollit o tartamudegant i nerviós.
2. Mantingueu el missatge concís. Limiteu els vostres missatges de veu a 20-30 segons. No hi ha moltes situacions en què un missatge de veu hagi de ser més llarg. No se suposa que avorrireu el destinatari amb una introducció o història molt llarga. Mantingueu-ho concís. Per cert, un missatge breu pot despertar més curiositat i convèncer algú perquè torni, quan potser no sigui així.
   • D’altra banda, un missatge de veu massa curt pot fer que el destinatari se senti poc important, cosa que els permet esborrar-lo sense ni tan sols escoltar-lo. Això és especialment cert quan truqueu amb un número privat.
   • El propòsit de deixar un missatge de veu és fer que algú us truqui. No és la intenció de proporcionar tota la informació, ja que aquest era el propòsit de la conversa telefònica.
3. Comenceu per la informació més important. Seguiu recte i indiqueu clarament el motiu de la trucada. Si només comproveu, per exemple, quan teniu una proposta per comprar alguna cosa o si feu un seguiment d’una transacció o voleu confirmar una cita, ho heu de deixar clar al destinatari. El vostre oient perdrà ràpidament l’interès si no els expliqueu al principi per què us contacteu.
   • No teniu gaire temps per entendre el vostre punt. Si no ho sou directament, l’oient esborrarà el missatge abans que no hagi escoltat la informació crucial.
   • Millor rebre males notícies com ara "El pare està a l'hospital". Utilitzeu la resta del missatge per reconfortar-vos i proporcionar-vos explicacions. En qualsevol cas, és millor que obviar el tema i deixar que l’oient es preocupi.
4. Sigues personal i genuí. Resisteix la temptació de prendre una "veu telefònica" elaborada i amb un so comú. Sigues amable, sigues tu mateix i parli amb naturalitat. La gent sap quan intenta vendre alguna cosa d’una manera determinada i és més probable que li doni una oportunitat si creu que s’hi està dirigint com a igual.
   • Quan soneu com si llegiu un guió, l’oient sentirà que feu una altra trucada perquè cal.

Part 3 de 3: concloure

1. Feu una pregunta específica o sol·liciteu alguna cosa. A mesura que completeu el missatge, heu d’indicar específicament per què voleu que el destinatari us torni a trucar. Feu una pregunta precisa o sol·liciteu alguna cosa que els inciti a respondre al telèfon. Si després d’escoltar el missatge de veu se senten confosos o desconeguts exactament del que voleu, el missatge de veu ha deixat de tenir marca.
   • Proveu frases com ara "Avisa'm si us ha agradat la recepta que us he enviat" o "M'encantaria escoltar els vostres pensaments sobre aquesta proposta".
   • La gent està més motivada per posar-se en contacte quan teniu una sol·licitud específica en lloc de simplement dir "trucada".
2. Normalment, incloeu el vostre nom i informació de contacte. Completeu el missatge esmentant de nou el vostre nom i la vostra informació de contacte. Repetiu la vostra cançó dues vegades perquè l’oient la pugui escriure correctament i no entengui malament un número. Assegureu-vos d’incloure qualsevol informació que pugui ser útil per tornar a trucar per l’oient, com ara quan estigueu disponible i no disponible i el millor moment del dia per trucar.
   • Esmentar el número de telèfon més de dues vegades al finalitzar una trucada és una exageració i fins i tot es pot interpretar com a descortès.
   • Si és un missatge quotidià a un amic o familiar, no us preocupeu per aquest pas.
3. Eviteu un final llarg. Quan toqui penjar, no estiri el missatge innecessàriament. Tret que sigui una trucada telefònica personal amb un ésser estimat, no cal desitjar-li un bon dia a algú. L’atenció del destinatari desapareixerà a mesura que continuï el missatge, així que intenteu no perdre el focus al final. Agraïu-los el vostre temps i deixeu-los el següent pas de comunicació.
   • Si voleu completar alguna cosa com "Espero escoltar-vos", és més càlid i, per tant, més eficaç que les frases comercials genèriques, com ara "Us desitjo un bon dia".
   • Al final, no podeu resumir ni resumir la vostra publicació. Si el destinatari ha de tornar a escoltar un detall concret, pot reproduir el missatge més endavant.

Consells

• Penseu un moment en els missatges de veu que heu rebut i que us han fet pensar "què vol aquesta persona de mi?". Deixeu un missatge de veu que us agradaria rebre.
• Si és rellevant per al destinatari, també podeu indicar la vostra adreça de correu electrònic o un altre mètode de contacte a més del vostre número de telèfon.
• No oblideu incloure la data si compartiu informació sensible al temps.
• Somriu! Això es pot sentir fins i tot a través del telèfon.
• Si truqueu sobre un tema sensible, heu de limitar la informació que proporcioneu al missatge de veu en cas que la sentin altres persones.
• En cas d’emergència o desastre natural, podeu utilitzar un missatge de veu de sortida per fer saber a la gent que està bé.

Advertiments

• Si intenteu que algú us torni a trucar, no parleu de trucades anteriors sense èxit. Pot semblar molest, cosa que fa que l’oient estigui menys còmode parlant amb vostè.
• En circumstàncies comercials, sempre haureu de deixar un missatge de veu si la persona a qui truqueu no respon. Veure diverses trucades perdudes sense missatges de correu de veu afectarà la importància del vostre negoci.