Content

• Per trepitjar
• Part 1 de 3: Creació de focus
• Part 2 de 3: Establir estratègies de treball efectives
• Part 3 de 3: Canviar el vostre estil de vida
• Consells

En el món actual, fer front a la càrrega de treball és realment molt difícil. Qualsevol persona que hagi tingut una feina a temps complet sap que una jornada mitjana no sempre és suficient per obtenir tot el que cal fer.Tot i això, es pot millorar significativament la productivitat cultivant hàbits que us facin més eficients. Un treballador eficient aprofita al màxim cada minut del dia, tot centrant-se primer en les tasques més importants. Ser més eficient a la feina no només augmentarà la vostra productivitat i aconseguirà punts amb el cap, sinó que també us farà sentir com si heu aconseguit alguna cosa, satisfet que heu tingut una jornada laboral completa i productiva.

Per trepitjar

Part 1 de 3: Creació de focus

1. Proporcioneu un espai de treball net i organitzat. De vegades, l'eficiència a la feina pot ser tan fàcil com netejar el desordre a l'espai de treball. Un lloc de treball desordenat és un lloc de treball que pot dificultar la vostra productivitat. Si estàs lluitant constantment per trobar eines o documents específics en un munt de desordre, estàs perdent molt el teu temps de treball. Mantingueu a mà només els articles que utilitzeu cada dia; tota la resta s'hauria d'emmagatzemar allà on no s'interposi, però també "ràpidament".
   • Si treballeu a una oficina, organitzeu-hi l’oficina i l’escriptori perquè pugueu trobar de forma ràpida i senzilla el que necessiteu per treballar. Si no treballeu a una oficina, encara s’apliquen els mateixos principis. Per exemple, si treballeu a una botiga de bicicletes, manteniu les eines netes i organitzades perquè pugueu trobar-les immediatament quan ho necessiteu. Gairebé tots els entorns de treball es beneficien de mantenir-se net i ordenat.
   • Els treballadors d’oficines i altres persones que tractin un gran nombre de documents han de crear un sistema de fitxers lògic i organitzat. Porteu a mà els documents que utilitzeu sovint. Emmagatzemeu altres documents en ordre alfabètic o en un altre ordre lògic.
2. Feu un seguiment del vostre lloc de treball. Assegureu-vos de tenir sempre les eines i els recursos necessaris per fer la vostra feina. En una oficina, això significa coses com perforadors, eliminadors de grapes, calculadores, etc. Fora d’un entorn d’oficina, les eines són molt diferents, però els principis bàsics són els mateixos: assegureu-vos de tenir tot el que necessiteu per començar a treballar. Els científics que treballen amb aplicacions gràfiques complexes, així com els enginyers que treballen amb claus, es beneficien d’eines que ja es poden utilitzar.
   • Assegureu-vos que les eines estiguin ben conservades. Una eina essencial que deixa de funcionar pot afectar greument el vostre flux de treball, sobretot si no podeu continuar sense ell. Estalvieu temps a la llarga netejant i mantenint regularment les vostres eines.
3. Feu un horari clar. Si esteu acostumat a volar per tot arreu, qualsevol esforç per planificar el dia probablement augmentarà la vostra eficiència. Per mantenir un calendari realment eficaç, haureu de limitar-vos a "una" agenda completa (possiblement complementada amb un calendari a la vostra oficina o gabinet per a objectius a llarg termini). No compliqueu la feina innecessàriament mantenint més d’un horari o conservant una enorme col·lecció de notes que inevitablement perdrà. Voleu poder veure "un" lloc específic per veure què fer.
   • Organitzeu-vos cada dia fent una llista de tasques pendents. Comenceu amb les prioritats més altes del dia per assegurar-vos que s’acabin. Col·loqueu les coses menys importants al final de la llista. Comenceu a la part superior al principi del dia. Si no podeu completar la llista, proveu de fer la resta l'endemà.
   • Establiu un calendari i un termini per als vostres projectes més importants i sigueu realistes sobre la quantitat de temps que trigaran. No us voleu preparar per a un fracàs: és millor demanar més temps a l'inici d'un projecte en lloc de just abans de la data límit.
4. Eliminar la distracció. Els diferents entorns de treball tenen distraccions diferents: en algunes feines hi ha un company molt xerraire que no marxa. Altres poden ser opressivament silenciosos i us distreuen fins i tot amb els sons més suaus. Feu el que pugueu per mantenir-vos concentrats en la vostra feina. Si el vostre treball us permet escoltar música amb seguretat, porteu-vos un reproductor de MP3. Fins i tot podeu enganxar notes al vostre lloc de treball per deixar clar als vostres col·legues que no us voleu molestar. Pot semblar groller, però no ho és, és un mètode raonable i eficaç per aconseguir que la gent us deixi sol mentre treballeu. Recordeu que podeu fer-ho al vostre cor durant els descansos i els àpats. Una distracció "molt" comuna és passar temps en llocs recreatius d'Internet. Un estudi va trobar que aproximadament dos terços dels empleats perdien almenys una mica de temps "cada dia" en llocs web que no estan relacionats amb la seva feina. Afortunadament, la majoria dels navegadors tenen eines gratuïtes disponibles per augmentar la productivitat que us poden ajudar a resoldre problemes. llocs web. Cerqueu un "bloquejador de llocs web" o "ajuda a la productivitat" a les extensions del navegador disponibles. Com a mínim obtindreu uns resultats eficaços i gratuïts. # * Altres bones maneres d’evitar la distracció és vigilar les trucades (per evitar fer trucades telefòniques innecessàries) i minimitzar l’abandonament de les reunions.
5. Utilitzeu pauses per als vostres assumptes personals. Curiosament, les pauses poden "augmentar" l'eficiència del vostre lloc de treball en lloc de ser un obstacle. En primer lloc, un descans us ofereix un descans molt necessari. Sense ella, podríeu cansar-vos, alentir-vos o alentir-vos. En segon lloc, el descans us dóna l'oportunitat de "gestionar" les vostres distraccions. Utilitzeu les pauses per fer qualsevol cosa que us agradi la vostra feina. Et trobes a somiar despert amb algun membre de la família que et vulgui trucar quan realment hagis de treballar? Truqueu-los durant el vostre descans i elimineu les distraccions.

Part 2 de 3: Establir estratègies de treball efectives

1. Dividiu les vostres responsabilitats en peces manejables. Els grans projectes poden intimidar: quan són prou grans és fàcil ajornar-los, perdent el temps en treballs menors fins que es veuen obligats a abordar tot el projecte just abans de la data límit. Com a treballador eficient, primer heu de fer un treball important, encara que signifiqui fer una petita part d’una gran tasca. No sembla que valgui la pena fer una petita part d’una gran tasca, ja que és completar una petita tasca, però és un ús intel·ligent del vostre temps. Completareu les tasques més importants a llarg termini més ràpidament si hi treballeu una mica cada dia.
   • Per exemple, si heu de fer una presentació important en un mes, fixeu-vos un objectiu per crear una visió general "avui". No consumeix molt de temps, de manera que no us distraurà de la vostra feina, però és un primer pas important que fa que la resta del procés sigui més ràpid i senzill.
2. Alleugereu la vostra càrrega de treball delegant la feina. Tret que estigueu a la part inferior de l’escala dins de l’empresa, és possible que tingueu l’opció de dividir tasques repetitives entre un o més dels vostres subordinats per estalviar-vos temps. No doneu als vostres subordinats projectes que només vosaltres sàpigueu completar satisfactòriament. En lloc d’això, els doneu les tasques que requereixen molt de temps i que són monòtones i que us impedeixen utilitzar els vostres talents per a treballs més importants. Si delegueu feina, no oblideu donar un termini al vostre ajudant i tornar-hi. Sigueu "sempre" cortès amb els vostres subordinats quan us ajudin; si senten que els aprecieu, voldran treballar molt per vosaltres en futurs projectes.
   • Si sou interns, empleats novells o algú altre amb un estatus baix a l’empresa, podeu provar de distribuir treballs particularment monòtons entre els empleats que funcionen al mateix nivell que vosaltres (amb el seu permís, així com el permís del vostre supervisor, és clar). Si heu utilitzat l'ajuda d'un company, sigueu allà també per al vostre company.
   • Si teniu una bona relació amb el vostre cap, fins i tot podeu preguntar-li si pot delegar part de la feina a d’altres per a vosaltres.
3. Mantingueu les reunions el més ajustades possible. Hi ha una raó per la qual tothom odia les reunions: segons una enquesta de 2012, gairebé la meitat dels enquestats consideren que les reunions són la font més gran de temps perdut a la feina, fins i tot més que el temps dedicat a llocs web personals i recreatius. Les reunions poden ser crucials per debatre objectius i establir una visió de futur. Però si es deixa sense atenció, moltes reunions sovint s’enfonsen en esdeveniments inflats, perdent hores del vostre temps (o en casos extrems, fins i tot dies) sense decidir-vos per res important. Aquests són alguns consells per fer les vostres reunions el més efectives possibles:
   • Creeu una agenda per a cada reunió per aprofitar al màxim el temps assignat. Determineu quant de temps podeu dedicar-hi a cada tema. Seguiu l’agenda el millor que pugueu; si apareixen altres temes, suggeriu-ne parlar més endavant en una conversa individual.
   • Convideu el menor nombre possible de persones a la reunió. En mantenir el nombre d’assistents a les reunions al mínim absolut, reduïu les possibilitats que la conversa es desviï dels temes indicats. També manté a la feina a qualsevol persona que no necessàriament sigui allà al seu escriptori.
   • Mantingueu les presentacions de diapositives al mínim. Hi ha molt debat sobre la utilitat de les presentacions de diapositives (PowerPoint, etc.) i sobre si ajuden o dificulten per fer una reunió més eficient. El següent és clar: si feu servir diapositives / diapositives a la presentació, mantingueu-les el més concises i informatives possibles. Utilitzeu diapositives per mostrar imatges i dades que no es poden transmetre a través del discurs, però "no" per mostrar tot el contingut de la vostra presentació.
   • Finalment, com a principi general, sap què vols decidir abans d’obrir la reunió i prendre aquesta decisió el més aviat possible.
4. Drama d’oficina Nip al brot. Els llocs de treball poden ser llocs terriblement estressants. Quan es produeixi un tremp, adreseu-vos a la font de forma immediata i directa. Això pot significar que vosaltres, la persona amb qui discuteu, o tots dos, hagueu de presentar una disculpa sincera. Feu-ho el més aviat possible. Si deixeu que alguns arguments es converteixin en ressentiment, la vostra eficiència es veurà afectada a la llarga perquè perdeu el temps evitant aquest company de feina. El que és més important, et sentiràs desgraciat: no deixis que els problemes laborals arruïnin la teva eficiència i el teu estat d’ànim.
   • No tingueu por de convocar un mediador / mediador. Les empreses saben que els arguments i les sensacions feridores són dolents per al flux de treball, de manera que sovint contracten persones especialitzades per resoldre conflictes. Poseu-vos en contacte amb els recursos humans del vostre lloc de treball si teniu frustració, tristesa o por a causa d’una altra persona al lloc de treball.
   • Quan tot s’ha dit i tractat, no cal que us feu amics d’aquest company, sinó que només heu de poder treballar amb ell o ella. Sigues educat i amb tacte al lloc de treball, fins i tot amb les persones que no t’agraden.

Part 3 de 3: Canviar el vostre estil de vida

1. Assegureu-vos que esteu ben descansats. La fatiga no ha millorat mai la qualitat del treball d’una persona. La fatiga pot alentir la vostra producció, avorrir el rendiment i, si acostumeu a adormir-vos, us pot causar vergonya greu durant les reunions importants. A més, la privació de son greu s’ha relacionat amb diversos problemes de salut. No us adormiu al vostre escriptori ni dormiu-vos massa i arribeu tard a la feina; intenteu dormir almenys entre 7 i 8 hores cada nit per funcionar al màxim.
   • La fatiga en el lloc de treball pot ser una distracció menor en el millor dels casos. En el pitjor dels casos, pot provocar situacions molt insegures. Si teniu una feina on hi ha en joc la vida d'altres persones (per exemple, si sou controlador de trànsit aeri o conductor de camió), és imprescindible que dormiu prou.
2. Feu força exercici. La ciència ha demostrat que un bon règim d’exercici físic millora el vostre estat d’ànim i la vostra productivitat. Això és especialment cert per als treballs d’oficines sedentaris. Si dediqueu la major part del temps a la feina assegut davant de l’ordinador, assegureu-vos de passar una mica de temps movent-vos cada dia; no només serà més fàcil estar quiet durant molt de temps a la feina, sinó que també us farà més feliç, aguda i motivada.
   • Quan comenceu amb una rutina d’exercicis, intenteu combinar el cardio moderat amb una mica d’entrenament de força.
3. Mantenir una actitud positiva. Si intenteu millorar l'eficiència del vostre treball, pot ser temptador prendre's massa seriosament sobre la vostra feina. Sovint, això no és una bona idea: és possible que pugueu millorar la vostra eficiència a curt termini, però si mai us deixeu divertir-vos a la feina, és fàcil cremar-se i provocar fatiga, estrès i manca d’energia, falta de motivació. Intenta mantenir-te alegre: si et sents bé a la feina, serà més probable que et mantinguis motivat i ambiciós. Feu petites coses per millorar l'estat d'ànim que no dificultin la vostra productivitat: escolteu música a través dels auriculars, feu estiraments de tant en tant o porteu el portàtil a la sala de descans per relaxar-vos més.
   • Aprofiteu al màxim les pauses dels àpats: gaudiu de l’oportunitat de menjar bé i xategeu amb els companys de feina que us convingui.
   • No prengueu massa cafè. El cafè pot ser un bon recull en aquells dies en què se senti cremat, però si el pren cada dia en dependrà i ja no se’n beneficiarà.
4. Motiva’t. És més fàcil treballar de manera eficient quan hi ha una bona raó per treballar. Si de tant en tant lluiteu per tirar endavant, penseu en els motius que us van portar al vostre lloc de treball: els vostres objectius de vida, els vostres somnis i la vostra visió per vosaltres mateixos. Intenteu pensar en la vostra feina com un mitjà per aconseguir un objectiu, on "l'objectiu" és la vostra visió ideal de la vostra vida. Si us agrada el vostre treball, intenteu pensar com us fa sentir el vostre treball: us sentiu realitzats i com si hàgiu aconseguit alguna cosa després d’un dia de feina?
   • Penseu en les coses bones que us aporta la vostra feina. Potser heu pogut comprar aquella casa o aquell cotxe amb els diners que vau guanyar amb la vostra feina, o potser la vostra feina és assegurar-vos que els vostres fills no vulguin res. Penseu també en els altres "beneficis" de la vostra feina: atenció mèdica i / o dental per a la vostra família, per exemple.
   • Penseu en les conseqüències de "no" treballar. A què hauràs de renunciar si perds la teva font d’ingressos? Com afectarà la vostra família o altres persones properes?
5. Recompensa’t. Si heu augmentat amb èxit la vostra eficiència laboral, celebreu-ho: ho mereixeu. Desfer-se dels mals hàbits i cultivar-ne de bons no és fàcil, així que premieu-vos pel vostre treball dur. Divendres preneu una copa després de treballar, reuniu-vos amb alguns amics per passar la nit o simplement estireu-vos al llit amb un llibre; feu-ho tot el que us faci feliç després d’una llarga setmana laboral. Recompensar-se a si mateix augmenta el seu sentit de la realització, que és una part important per mantenir alta la seva motivació.
   • La vostra recompensa no ha de ser gran ni grandiosa i, sens dubte, no és una cosa que sigui financerament irresponsable. Les recompenses més modestes i moderades són les millors. Deseu el nou rellotge per a una ocasió més especial.

Consells

Implementeu un sistema de recompensa retardat en què feu primer els projectes menys agradables en lloc d’ajornar-los fins a l’últim moment. D’aquesta manera, no es passa tot el dia tement el projecte i intentant evitar-lo. En fer el molest projecte primer, quedareu més satisfets i podreu acabar el dia d’una manera agradable amb els projectes més divertits o menys estressants.