Content

• Per trepitjar
• Mètode 1 de 3: utilitzar una llista
• Mètode 2 de 3: utilitzar un horari
• Mètode 3 de 3: Eliminació de les distraccions

Potser sou un estudiant amb un programa complet de càrrega d’estudi i intenteu gestionar millor el vostre temps, o sou un empresari que vol assegurar-se que els seus empleats deixin de perdre el temps. Independentment de quina sigui la vostra funció, probablement us voldreu centrar en la manera de crear una rutina diària que us asseguri que no perdeu el temps i que treieu el màxim partit al dia que pugueu. Les estratègies organitzatives com ara llistes i horaris poden ser útils, així com prendre mesures per eliminar qualsevol distracció que consumeixi el vostre valuós temps.

Per trepitjar

Mètode 1 de 3: utilitzar una llista

1. Creeu una llista de les vostres tasques per al dia. Comenceu amb un tros de paper i un bolígraf. Penseu en les tasques que voleu programar per al dia o les obligacions que teniu i escriviu-les totes. Pot ser una llista com ara "queviures, bugaderia, neteja, deures" o "informes d'estat del client, correus electrònics, reunions, tràmits".
   • Afegiu a la llista tantes tasques com pugueu pensar, des de les més petites fins a les més grans. Intenteu pensar en cada obligació o tasca del dia per assegurar-vos que aparegui a la vostra llista de prioritats.
2. Organitzeu les tasques de major a menor prioritat. Una manera de treballar de manera més intel·ligent és primer centrar-se en la màxima prioritat i després obrir-se camí a través de la llista fins als punts amb la prioritat més baixa. Això s’anomena regla 80/20, per la qual les activitats que us proporcionaran el màxim benefici haurien d’ocupar-vos el 80% del vostre temps. Les activitats que menys us proporcionin haurien d’ocupar-se aproximadament el 20% del vostre temps.
   • Aneu a la llista i doneu a cada tasca un número, de major a menor prioritat. Després, heu de col·locar-los en ordre, de manera que s’ordenin de més a menys, amb prioritat i el que us aporti cada tasca.
3. Creeu grups de tasques relacionades. Un cop tingueu una llista numerada i ordenada de prioritats, creeu grups de tasques més petits que formin un procés concret. Per exemple, creeu un grup de tasques com respondre als correus electrònics i trucar als clients que formen un procés d'una hora i anomenar-lo "contacte amb el client". A continuació, podeu completar fàcilment i fàcilment qualsevol tasca dins del període de temps assignat.
   • Intenteu fer-ho per a totes les vostres tasques, de manera que no hagueu de canviar entre diferents processos ni perdre el temps en esbrinar quina tasca heu de completar a continuació. Agrupar les tasques relacionades us ajudarà a millorar la vostra gestió del temps i a reduir l’estrès mentre treballeu a través de la llista de prioritats.
4. Dediqueu-vos menys temps per a cada tasca. Segons la llei de Parkinson, tenir menys temps per completar una tasca reduirà el temps que necessiteu per fer aquesta tasca. En lloc d’assignar el temps en general, limiteu el temps que allibereu per a cada tasca de manera que us obligueu a completar-la més ràpidament. Podeu començar a fer-ho amb cura, prenent menys temps per a cada tasca, fins arribar al punt ideal en què no tingueu la sensació d’haver de precipitar-vos, però tampoc no tingueu temps de perdre’s ni perdre’s.
   • Amb el pas del temps, haureu desenvolupat un bon sentit de la gestió del temps, sobretot si esteu obligat a dedicar no més d’una quantitat limitada de temps a cada tasca. Això és útil si acostumeu a seguir la mateixa rutina o si teniu una llista similar de tasques cada dia.
5. Premieu-vos quan la llista estigui completa. Un cop hagueu marcat totes les tasques de la llista, normalment al final de la jornada laboral, us hauríeu de donar una petita recompensa. Podria ser un bon sopar, una copa de vi o una estona de diversió i relaxació. Recompensar-se us assegurarà que tingueu la motivació per realitzar totes les vostres tasques cada dia.
   • També podeu determinar quina serà la vostra recompensa abans de començar el dia, de manera que pugueu utilitzar-la com a motivació per completar les vostres tasques. Per exemple, diguem que heu d’estudiar per fer una prova i que teniu previst sortir a sopar amb els amics. A continuació, utilitzeu aquests plans per a aquest sopar com a motiu per continuar estudiant i completar aquesta tasca avui, de manera que no us perdeu el sopar.

Mètode 2 de 3: utilitzar un horari

1. Feu un horari per a cada hora del dia. Escriviu-ho en un tros de paper o utilitzeu un calendari a l’ordinador per crear capses per a cada hora de la vostra jornada laboral o les hores del dia que estigueu desperts. Pot ser de nou a cinc o de deu a set. Tot i que no haureu d’omplir tots els períodes de temps amb precisió al minut, pot ser útil assegurar-vos que cada hora del dia estigui inclosa al vostre horari.
   • Comenceu omplint cada hora del dia amb la tasca necessària per a aquell dia. Podeu començar amb les tasques més importants i després continuar treballant fins arribar a les tasques menys importants. Si us considereu un matí, podeu decidir programar les tasques més difícils al principi del dia, però si sabeu que normalment només comenceu després de dinar, podeu decidir fer les tasques més complicades una mica més tard al dia dia. Intenteu adaptar el vostre horari a les vostres pròpies necessitats i hàbits de treball, ja que d’aquesta manera, si comenceu a utilitzar-lo, les possibilitats d’èxit de l’horari seran més altes.
   • Podeu crear una plantilla per a la vostra programació en una pissarra o un calendari (al vostre dispositiu mòbil), de manera que pugueu actualitzar-la cada dia, en funció de la vostra programació per a aquell dia.
2. Dediqueu-vos un descans de 10 minuts cada una o dues hores. Pot ser difícil centrar-se en una tasca o un grup de tasques durant més de 1-2 hores. Assegureu-vos de fer una pausa de 10 minuts cada hora o cada dues hores perquè no us senti excés de treball ni de feina. Durant aquest mini descans, hauríeu d’aixecar-vos i passejar per l’oficina o parlar amb un company a la cafeteria. Podeu prendre una tassa de cafè o fer un petit passeig per fora. Proveu de fer les pauses no més de deu minuts o menys perquè no us molesteu l’horari.
   • També podeu fer 10 respiracions profundes cada hora per aclarir la ment i fer un descans. Això us pot ajudar a adquirir una perspectiva diferent sobre la tasca que esteu fent o que realitzareu i mantenir-vos concentrats en vosaltres mateixos durant un temps, malgrat la vostra ocupada jornada laboral.
3. Intenteu completar cada tasca correctament la primera vegada. És millor que us prengueu el vostre temps i que cada tasca es faci correctament de seguida que corregir-vos pel calendari i saltar-los un cop d'ull a cada tasca. Llegir els correus electrònics ràpidament pot provocar intercanvis de correu electrònic persistents, especialment si envieu correus electrònics críptics o confusos als clients. Passeu els frens i preneu-vos el temps per escriure correus electrònics clars o per llegir les vostres notes des de l’escola. Aconseguir una tasca bé la primera vegada us pot estalviar molt de temps perdut a la llarga.
4. Demaneu a un amic o company de feina que us mantingui concentrats de tant en tant. De vegades, necessitem el suport d’altres per mantenir-nos centrats en les tasques que cal fer. Demaneu a un amic íntim, pare, germà o company de feina que revise de tant en tant el vostre horari.
   • A continuació, us poden portar una tassa de cafè o dir alguna cosa agradable perquè pugueu passar un moment per somriure o riure i tornar a les tasques diàries. Tot i que podeu estar ocupat, només socialitzar amb un amic us pot millorar l’estat d’ànim i us permetrà gestionar millor el temps.

Mètode 3 de 3: Eliminació de les distraccions

1. Eviteu revisar els vostres correus electrònics de manera aleatòria. Si comproveu aleatòriament el vostre correu electrònic, podreu crear un patró de "inici-parada-inici" a la vostra jornada laboral i us conduirà a perdre el temps. Eviteu obrir constantment el programa de correu electrònic durant tot el dia, sobretot si se suposa que us heu de centrar en una tasca completament diferent. Programa 3 vegades durant el dia per consultar el teu correu electrònic: a primera hora del matí, després de dinar i a mitja tarda. Això garanteix que no us distregui un flux continu de correus electrònics durant tot el dia i que hàgiu reservat el temps dedicat a gestionar els vostres correus electrònics.
   • El mateix principi es pot aplicar a altres formes de comunicació, com ara el missatge de veu, els missatges de text o les trucades telefòniques. No intenteu ser accessible sempre, a menys que espereu un missatge o una trucada telefònica importants. Això limita les interrupcions del vostre flux de treball i us ajuda a mantenir-vos al dia.
2. Apagueu el telèfon i la connexió a Internet. Si és possible, trieu com a mínim una hora del dia laborable que el telèfon i la connexió a Internet estiguin apagats. D'aquesta manera, podeu concentrar-vos completament en el vostre treball quan sigui necessari, sense cap distracció del vostre telèfon o Internet.
   • Estalviar-se aquesta distracció també us pot ajudar a redactar una tesi o un informe exhaustiu. En silenciar el telèfon, assegureu-vos que no teniu cap excusa per comprovar-lo cada cinc minuts o que us deixi desplaçar per les xarxes socials.
3. Feu saber als altres que us envolten que no us voleu molestar. Intenteu no animar els altres a distreure-vos o distreureu-vos amb els altres, fent saber a tothom que esteu treballant.Això pot significar tancar la porta o posar un cartell que digui que no us vol molestar. També podeu enviar un correu electrònic a l’oficina per recordar a tothom que certs horaris són horaris d’oficina tranquils.
4. Intenta no distreure't de la teva rutina. Un cop feta una llista de tasques (o calendari de treball), incloses les precaucions de seguretat per evitar la distracció, utilitzeu la vostra força de voluntat i concentració per seguir la vostra rutina. La majoria de la gent sap la diferència entre el temps ben utilitzat i el temps perdut, així que tingueu cura de no caure en una trampa que perdi el temps. Utilitzeu el vostre horari com a suport i, al final del dia, gaudireu de la sensació d’acompliment i del temps ben dedicat.