Content

• Per trepitjar
• Primera part de 4: mapatge i configuració del briefing
• Part 2 de 4: Descripció de l'assumpte
• Part 3 de 4: Extreure conclusions i recomanacions
• Part 4 de 4: Comprovació del briefing
• Consells

Un briefing descriu un tema concret i els seus antecedents, generalment per a un funcionari del govern o un altre responsable polític. Aquests decisors han de prendre decisions difícils sobre molts temes diferents cada dia i no tenen temps per investigar cada tema en profunditat. Una sessió informativa ajuda a cridar l'atenció d'una persona i exposa detalls importants que hauria de conèixer. A continuació, la sessió informativa proposa solucions i fa suggeriments de millora. Poder escriure una sessió informativa és una habilitat útil per a estudiants, empresaris, polítics i activistes. Una informació convincent és concisa, ben organitzada i inclou els fets i les solucions més importants i rellevants.

Per trepitjar

Primera part de 4: mapatge i configuració del briefing

1. Determineu l’abast de la sessió informativa. L’abast inclou tant la profunditat com la durada del briefing. Amb quin detall tractareu el tema? Quants temes diferents tractareu? Això depèn de la quantitat d'informació que pugueu trobar i de la quantitat d'informació que heu de proporcionar per donar suport a les vostres reclamacions.
   • És important determinar l’abast del briefing perquè permet al lector saber exactament quina informació es discuteix i quina no.
2. Conegueu el vostre públic. Abans de començar a escriure el vostre briefing, és important saber qui el llegirà. Això controla les opcions que faràs al document. Abans de començar, penseu en les següents preguntes i, si encara no coneixeu les respostes, proveu d’esbrinar el següent:
   • Qui llegirà aquest document? Els funcionaris del govern? Els líders empresarials? Periodistes? Una combinació d'aquests?
   • Quant sap el lector sobre aquest problema? Fins i tot en saben alguna cosa? Què haver de el lector ho sap?
   • Quina autoritat té el lector al respecte? Quins canvis pot fer?
3. Planifica els punts principals. Abans de començar a escriure la vostra sessió informativa, haureu de traçar (ja sigui en la vostra ment o en un esquema) els punts principals que voleu assenyalar.
   • Com que la informació general no supera una o dues pàgines, hauria de ser concisa. Els responsables polítics estan molt ocupats i el vostre problema no és l’únic que hi ha a la carta. No hi ha espai per a la informació innecessària ni per a les explicacions llargs. Decidiu per endavant els vostres punts principals per crear un resum breu.
4. Penseu a utilitzar una plantilla. Tot i que el format d’un briefing no ha de ser excessivament complex, podeu estalviar-vos temps descarregant una de les moltes plantilles en línia gratuïtes per crear documents de briefing a MS Word.
   • Una plantilla us pot ajudar a organitzar els vostres pensaments i a preparar una sessió informativa més ràpidament.
5. Penseu amb un nom, una data i unes línies d'assumpte. Si no utilitzeu una plantilla, heu de començar escrivint un nom, una data i unes línies d'assumpte.
   • El nom correspon a la persona a qui va dirigida la sessió informativa.
   • La data correspon a la data de presentació del briefing.
   • L'assumpte hauria de descriure en poques paraules el tema principal de la sessió informativa, com ara "La prevalença de l'assetjament escolar a la regió d'Utrecht". Això permet al lector saber, ni tan sols haver de mirar el document, què el problema és que es tractarà.
6. Penseu a incloure un resum. Algunes sessions informatives inclouen un resum al començament de la sessió informativa, que resumeix el text sencer en uns quants punts. Decidiu si voleu fer això i, si és així, reserveu espai per a aquesta secció.
   • Per a un lector molt ocupat, el resum proporciona els punts principals per endavant, cosa que facilita la revisió de la resta del document.
   • Un briefing ben elaborat sovint és prou breu per fer que aquesta secció sigui redundant. Tanmateix, si hi ha problemes que requereixen una acció immediata, aquesta pot ser una manera d’assenyalar la urgència de la sessió informativa indicant clarament el termini en el resum.
   • El resum no ha de superar els tres o quatre punts.

Part 2 de 4: Descripció de l'assumpte

1. Construeix una introducció que resumeixi l'assumpte. La següent part de la sessió informativa hauria de descriure el problema o problema amb detall. Comenceu amb una obertura breu, que normalment es coneix com a "problema" o "objectiu", descrivint en una o dues frases el tema principal en què es centra el briefing i / o per què heu creat aquest briefing.
   • Per exemple, podeu escriure alguna cosa així: "Hi ha hagut un augment del nombre d'incidents de bullying violent a les escoles de la regió d'Utrecht". És possible que les polítiques disciplinàries actuals no siguin suficients per abordar aquest problema ".
2. Proporcioneu una visió general dels fets / antecedents més importants. La següent secció, "Consideracions" o "Antecedents", hauria de proporcionar informació detallada sobre l'estat del problema o problema, centrant-se en el desenvolupament recent i / o l'estat actual de les coses.
   • Aquesta secció ha d’incloure la informació necessària perquè el lector pugui prendre una decisió sobre aquest tema. Es pot ometre la informació que no sigui necessària per a aquest propòsit, per interessant que sigui.
   • Si encara no ho heu fet, investigueu abans d'escriure aquesta secció. La informació d’aquesta secció ha de ser el més precisa, específica i actualitzada possible.
   • Si cal, traduïu la informació per al vostre públic perquè aquesta secció sigui clara i senzilla. Eviteu l'argot, el llenguatge tècnic o la informació que no sigui d'interès directe per al públic.
   • Utilitzeu estadístiques i dades quan correspongui, però expliqueu les coses en termes que el vostre públic pugui entendre de forma ràpida i senzilla.
3. Deixeu de banda la vostra pròpia opinió. La vostra opinió sobre aquesta situació i / o el que s'hauria de fer al respecte no pertany a aquesta secció. Fixa’t en els fets.
   • Tot i això, podeu optar per discutir els pros i els contres de les diverses accions proposades o actuals, identificant els punts forts i els punts febles de cadascuna.

Part 3 de 4: Extreure conclusions i recomanacions

1. Feu que sigui rellevant. La vostra sessió informativa s'hauria de concloure amb seccions com "Conclusió" i / o "Recomanacions" o "Passos següents". Aquest tancament hauria d’aclarir per què el vostre lector hauria de considerar important aquest tema.
   • Intenteu vincular la qüestió directament a l’interès propi del lector per fer que la vostra informació sigui més convincent.
   • Per exemple, es podria dir alguna cosa com: "Els incidents d'assetjament porten els pares a considerar l'escola privada. Estan relacionats amb puntuacions de proves i percentatges d’aprovats més baixos, cosa que fa que les nostres escoles semblin menys efectives als ulls de la societat. Redueixen les possibilitats de la regió de proporcionar finançament amb subvencions governamentals i finançament privat ".
2. Suggeriu una solució. Moltes sessions informatives ofereixen una solució proposada al problema descrit, que vincula el problema amb un canvi de política per millorar la situació.
   • Alguns informes descriuen les solucions proposades en una secció anomenada "Recomanacions", però alguns escriptors prefereixen "Passos següents" perquè consideren que té una sensació més suau i és menys presumptuosa o agressiva. Recordeu, és el lector qui té la paraula final i pren la decisió sobre l’assumpte, no vosaltres.
   • Aquesta secció no ha de ser "equilibrada" com la secció de fons / consideracions. Aquest pot ser un lloc per expressar la vostra opinió sobre el que s’hauria de fer.
   • Tot i això, cal tenir en compte que no cal que proporcioneu cap solució concreta. Com a alternativa, només podeu enumerar algunes opcions amb els seus pros i contres, i instar el lector a considerar aquestes opcions i a prendre mesures d’alguna manera per solucionar aquest problema. No cal que especifiqueu necessàriament quina acció seria la més adequada.
3. Utilitzeu fets per donar suport al vostre argument. Les vostres propostes en aquesta última secció haurien de derivar lògicament de la informació de les seccions anteriors. Utilitzeu els fets que heu presentat per mostrar per què la solució que proposeu és una bona solució.
   • Assegureu-vos que qualsevol solució que proporcioneu sigui clara i estigui directament relacionada amb el problema tal com l’heu esbossat. Per exemple, suposem que heu mencionat la manca de programes de prevenció de l'assetjament a la secció anterior. En aquesta secció, té sentit proposar aquest programa i potser assenyalar a altres escoles la seva eficàcia. Si encara no heu mencionat cap programa de prevenció, sembla que una solució com aquesta és del no-res.

Part 4 de 4: Comprovació del briefing

1. Feu la informació més concisa. Un briefing no ha de superar les dues pàgines. Si la informació ha estat més llarga que això, primer heu de buscar peces en fase de control que es puguin ometre.
   • Cerqueu informació que no tingui cap relació o que sigui menys important per al tema i elimineu aquest material, especialment si no està relacionat amb les solucions que oferiu.
   • De la mateixa manera, no hauria de faltar informació important necessària per fer que el vostre argument sigui clar i convincent. És possible que hagueu d’intercanviar determinades informacions per una altra.
   • Intenteu posar-vos a la pell d’un polític o buròcrata quan editeu el vostre text. Penseu en quanta informació reben aquestes persones cada dia. No contribueixi al problema. Formeu part de la solució proporcionant la informació necessària per prendre una decisió, ni més ni menys.
2. Elimina el llenguatge tècnic. Durant la fase d’edició, presteu atenció al llenguatge tècnic o a l’argot que faran que el vostre briefing sigui menys accessible. Fins i tot si heu intentat evitar-ho quan escriviu el briefing, és possible que alguns termes complexos hagin entrat al document.
   • Especialment si sou experts en un tema sobre el qual escriviu, és fàcil oblidar per un moment que el llenguatge quotidià per a vosaltres pot ser difícil d’entendre per als altres.
   • Tingueu en compte que per a les persones que no estiguin massa familiaritzades amb un tema, tampoc no sempre queda clar per què alguna cosa és important. Normalment, els responsables polítics no poden ser experts en tots els temes que necessiten per prendre decisions.
3. Assegureu-vos que l’estructura tingui sentit. Assegureu-vos que els fets principals que heu registrat sorgeixen lògicament del tema a mesura que ho heu resumit. Comproveu també que totes les solucions que proposeu responen realment a les consideracions més importants.
4. Comproveu detingudament el vostre treball si hi ha errors. Després de comprovar la durada i el flux del briefing, reviseu acuradament el text una vegada més per assegurar-vos que no hi hagi cap error.
   • El lector fa menys greu una informació amb errors ortogràfics, d’estil o gramaticals. Podeu fer més bé que mal fent un escrit tan breu, ja que pot desacreditar la vostra perspectiva.

Consells

• Mireu briefings escrits per destacats líders i professors per conèixer el seu estil de persuasió.
• Tingueu en compte que, tot i que la vostra sessió informativa pot estar dirigida a una persona concreta, altres persones (personal, col·legues i fins i tot mitjans de comunicació) poden llegir-la. Aquesta és una bona raó per mantenir el vostre idioma el més accessible possible, fins i tot si el lector previst té algun coneixement del tema.