Content

• Per trepitjar
• Primera part de 3: sol·licitud de permís al vostre empresari
• Part 2 de 3: Sol·licitud de permís a la vostra universitat o escola
• Part 3 de 3: formatar la carta

L’excedència és un període en què teniu permís per estar lliure de la feina o de l’escola. Pot ser necessari un permís per diversos motius, com ara quan vostè està malalt o si un membre de la família està malalt, o per unes llargues vacances. En alguns casos, els empleats tenen dret per llei a determinades formes de permís, com ara la maternitat o la baixa quan adopteu un fill o quan hagueu de tenir cura d’un familiar proper. La definició de permís depèn de la durada de l’absència. En alguns casos, com ara una absència breu del treball o de l’escola inferior a un mes, no es considera baixa, mentre que en altres casos fins i tot una absència d’una setmana es considera baixa. Abans de sol·licitar la llicència, és important determinar què defineix l’empresari o escola com a llicència, ja que la vostra absència proposada pot no ser prou llarga perquè la sol·liciteu formalment.

Per trepitjar

Primera part de 3: sol·licitud de permís al vostre empresari

1. Aviseu amb antelació al vostre supervisor. Quan sol·liciteu l’excedència al vostre empresari, és important avisar-lo aviat. Per descomptat, l’alerta primerenca no sempre és possible en determinades circumstàncies, com ara la mort inesperada d’un ésser estimat. Tanmateix, si és possible un avís precoç (per exemple, si el temps lliure que voleu és a poques setmanes o mesos), escriviu la carta tan aviat com sigui possible perquè el vostre empresari i els membres de l’equip a la feina ho puguin tenir en compte. Una bona manera d’avisar aviat és discutir la proposta de permís amb el vostre cap abans de sol·licitar-la. D'aquesta manera, podeu fer referència a la vostra conversa anterior a la primera frase i la carta no sorprendrà al vostre cap.
2. Especifiqueu una data específica. Incloeu les dates específiques que voleu mantenir fora. No siguis imprecís sobre quan vols estar absent. En alguns casos, pot ser que no sigui possible proporcionar dades específiques, però les dades específiques ajudaran el vostre empresari i els vostres col·legues a planificar amb antelació com poden gestionar la vostra feina en absència. Per tant, si és possible, sigueu el més específic possible a la vostra carta sobre les dates en què teniu previst mantenir-vos fora de la feina.
3. Sigues transparent cap al teu empresari. Sigueu el més transparent possible per què voleu descansar. Això no vol dir que hagueu de revisar tots els detalls sobre per què us voleu allunyar. En molts casos, el vostre empresari ni tan sols té dret a conèixer determinats detalls sobre la vostra vida privada. Tanmateix, ser el més transparent i honest possible amb el vostre empresari per què voleu deixar baixa minimitza la possibilitat de conflicte amb la direcció.
4. Comenteu com es transferirà el vostre treball en absència. A la vostra carta, heu d’indicar que sou conscients de les vostres responsabilitats i entendre que, abans de marxar, voldríeu parlar de com es transferirà la vostra feina en absència. Podeu proporcionar informació a la vostra carta sobre com creieu que s’hauria de lliurar el vostre treball (per exemple, deixant notes detallades per als membres de l’equip sobre els projectes actuals que cal fer en absència o proporcionant les vostres dades de contacte perquè els membres de l’equip puguin contactar amb vosaltres en cas d’emergència).
5. Conegueu a quins tipus de permisos teniu dret. Sabeu que teniu dret a determinats tipus de permís per llei. És important fer una distinció entre l'excedència que tingueu dret i l'excedència que només pot autoritzar el vostre empresari.
   • Als Països Baixos, per exemple, teniu dret a almenys 16 setmanes de permís de maternitat no remunerat (però encara podeu rebre prestacions) després del naixement d’un fill o, com a màxim, 22 setmanes després de l’adopció d’un fill.
   • Si escriviu una carta per sol·licitar l'excedència a la qual teniu dret segons la llei, podeu basar-la en això. Per exemple, es podria dir: "Com tots dos sabem, tinc dret a una excedència. Espero tenir temps lliure entre (introduïu dates). Com podem garantir que la productivitat continuï? "A més, preguntar al vostre empresari sobre com mantenir la productivitat demostra que us importa el benestar del vostre empresari i que pot reforçar la vostra posició al treball.
   • Si sol·liciteu una llicència per la qual no teniu dret automàticament segons el vostre contracte, ajusteu el to de manera que demostreu que sentiu les molèsties i prometeu recuperar el temps perdut el millor possible.
   • Feu saber al vostre cap si heu acumulat dies de vacances o dies de malaltia.
   • La inclusió d’aquesta informació a la carta també fa que les coses siguin més clares per al responsable de recursos humans, en cas que el vostre cap decideixi rebutjar la vostra sol·licitud i hagueu d’apel·lar.
6. Proporcioneu idees sobre com voleu delegar el vostre treball en absència. Tot i que el vostre cap probablement tingui l'última paraula sobre això, podeu proporcionar suggeriments útils sobre quin dels vostres empleats creieu que és millor assumir diversos aspectes de la vostra feina en absència. Tot i això, no ho doneu tot a una sola persona, ja que seria injust per a aquell company en particular.
7. Utilitzeu un to respectuós. Siguin quines siguin les circumstàncies, és important que sol·liciteu el permís de manera cortesana. En altres paraules, hauríeu de sol·licitar-la en lloc de requerir-la, fins i tot si la llei hi té dret. Preguntar educadament pot evitar l’enfrontament amb la direcció.

Part 2 de 3: Sol·licitud de permís a la vostra universitat o escola

1. Cerqueu un formulari de sol·licitud de permís. Els estudiants que vulguin sol·licitar la baixa a la seva universitat o escola solen emplenar un formulari. Baixeu-vos un formulari de sol·licitud de permís des del lloc web de la vostra universitat. Aquests formularis també han d’estar disponibles al departament del vostre programa d’estudis.
2. Omple el formulari. El formulari demana informació com el vostre nom, número d’estudiant, adreça i programa d’estudis.
   • Probablement, el formulari també us demanarà la vostra nacionalitat o visat. L’excedència pot afectar el visat d’estudiants internacionals. Això es deu al fet que si sou estudiant internacional, se us ha concedit un visat per estudiar. Si us retireu de la vostra formació durant molt de temps, és possible que se us demani que torneu al vostre país d'origen i que torneu a sol·licitar un visat si voleu tornar-hi. Esbrineu quin pot ser l’impacte d’una llicència en el vostre visat si sou un estudiant internacional que posseeix un visat d’estudiant. Aquesta política és diferent per país i la determina el govern.
   • A les universitats dels Estats Units, el formulari us demanarà si rebeu ajuda financera del govern. Si sou estudiant als Estats Units i rebeu un subsidi, normalment teniu un requisit d'assistència per rebre aquest subsidi. L'excedència pot afectar el vostre dret a aquesta bonificació, per la qual cosa és important contactar amb l'Oficina de Subvencions i parlar amb un assessor financer sobre la millor manera de sol·licitar la baixa. Als Països Baixos, com a estudiant a l’escola, també heu de demanar permís per assistència o educació obligatòria.
3. Escriviu una carta per a la vostra sol·licitud de permís com a documentació justificativa. La sol·licitud de permís normalment ha d’anar acompanyada de documents justificatius que la vostra universitat necessitarà per aprovar la vostra sol·licitud. Si sol·liciteu una excedència militar, heu d’afegir la vostra ordre militar. Si sol·liciteu la baixa per motius mèdics, heu d’incloure una carta del vostre metge o proveïdor d’atenció mèdica.Tot i això, si sol·liciteu l’excedència per motius personals, heu d’escriure una carta de sol·licitud d’excedència en què constin les circumstàncies i els motius de la vostra sol·licitud.
4. Sigues transparent sobre els teus motius. Si la vostra sol·licitud d’excedència és per motius personals, és important ser el més transparent possible amb el vostre departament, de manera que el vostre departament pugui determinar si teniu dret a deixar-lo en la vostra situació particular.
5. A la vostra carta, mencioneu qualsevol feina que vulgueu fer mentre esteu fora. Per exemple, podeu ser un estudiant d'investigació que sol·liciteu una llicència per completar el vostre projecte de recerca en un lloc remot. Normalment, els estudiants de doctorat tenen dret a aquest tipus de permís. Tanmateix, haurien de discutir els seus plans amb els assessors d’estudi de la seva facultat abans que s’assigni la baixa, de manera que l’assessor d’estudi pugui confirmar al departament que (l’estudiant) esteu complint els vostres objectius de recerca. A la sol·licitud d’excedència, especifiqueu qualsevol treball que tingueu previst fer durant la vostra absència.

Part 3 de 3: formatar la carta

1. Incloeu l'adreça del remitent. Pot semblar innecessari incloure la vostra pròpia adreça si treballeu al mateix edifici que el vostre empresari, però si feu això, assegureu-vos que la carta es retornarà a l’adreça correcta en cas que l’oficina de correus cometi un error en el lliurament. Al Departament de Recursos Humans també és fàcil arxivar la vostra carta si hi ha escrit la vostra adreça.
2. Utilitzeu la data en què es va completar la carta. Sovint la gent data la seva carta quan la comença, però si trigueu uns dies a acabar-la, no oblideu canviar la data per la data en què es va completar i signar la carta.
3. Indiqueu l'adreça del destinatari. Indiqueu el nom del destinatari i el seu títol personal (per exemple, Dr. Smit, Prof. Luiten).
4. Utilitzeu el nom del destinatari per a la salutació. Fins i tot si coneixeu bé el vostre cap, adreceu-la formalment pel seu títol professional o personal, seguit del seu cognom.
5. Decidiu quin estil de format voleu utilitzar per als paràgrafs. Un estil de format popular segueix aquests costums:
   • Els paràgrafs tenen un sol espai.
   • Les regles estan en contra del marge esquerre.
   • En lloc de sagnar un paràgraf, totes les línies haurien d’estar contra el marge esquerre.
   • Hi ha un espai entre els paràgrafs.
6. Acabeu la vostra carta amb un tancament educat, com ara "Atentament" o "Salutacions cordials".
   • Poseu un espai entre l'últim paràgraf i el tancament "Sincerament".
   • Deixeu quatre línies blanques entre "Sincerament" i la vostra signatura.
7. Signa la carta. Quan hàgiu imprès la carta, signeu amb un bolígraf a l'espai entre les quatre línies blanques.