Content

• Passos
• Mètode 1 d'1: Configuració de l'agenda
• Consells
• Advertiments

Una agenda és una llista detallada de temes que es tractaran en una reunió o reunió. És una part integral de la planificació i realització de les reunions, ja que descriu el propòsit de la reunió i els temes a tractar, enumera els ponents i estableix el temps per a cada tema a considerar. Si heu de programar una reunió, recopileu tota la informació que necessiteu i organitzeu-la de manera estructurada a l’agenda. Els consells següents us ajudaran a fer-ho bé.

Passos

Mètode 1 d'1: Configuració de l'agenda

1. 1 Notifiqueu la reunió a tots els participants per endavant.
   • Podeu enviar-los correus electrònics o distribuir avisos de servei en format imprès.
   • Incloeu la data, hora, lloc i finalitat de la reunió.
   • Demaneu una resposta als destinataris. Feu-los saber que tothom que accepti invitacions ha de presentar-se a la reunió.
2. 2 Feu que cada participant us comuniqui per endavant quin tema té previst tractar a la reunió.
   • Demaneu a cada company que descrigui l’essència i els detalls del tema que volen tractar a la reunió perquè pugueu posar-lo correctament i amb precisió a l’ordre del dia.
   • Especifiqueu quant de temps trigarà el participant a considerar la seva pregunta.
3. 3 Enumereu tots els punts de l’ordre del dia.
   • Feu una taula de tres columnes amb els encapçalaments "Punt de l'agenda", "Presentador" i "Temps de debat".
   • Enumereu els problemes que es consideren per ordre d’aparició, rellevància o importància.
   • Escriviu una breu descripció de cada tema proporcionada per cada presentador.
   • Al títol, incloeu els detalls de la reunió: data, hora i lloc, finalitat i durada.
4. 4 Consulteu amb cada presentador si estan d’acord amb la seva línia de parla i el temps assignat per a la seva pregunta.
5. 5 Corregiu l'agenda segons sigui necessari.
6. 6 Envieu còpies de l’agenda aprovada a tots els participants a la reunió. Feu-ho amb antelació perquè puguin revisar el contingut i preparar-se per a la reunió. N’hi hauria prou amb dos dies.

Consells

• Si rebeu una sol·licitud per incloure un punt a l’ordre del dia que no estigui relacionat amb el tema de la reunió, convideu el presentador a considerar el tema a la propera reunió.

Advertiments

• Dediqueu el temps suficient perquè cada presentador presenti el seu tema. Tingueu en compte els vostres clients potencials i no intenteu incloure massa informació en una reunió. Tingueu en compte que els participants poden tenir preguntes o desitjar discutir temes addicionals.