Content

• Passos
• Mètode 1 de 2: Com escriure un pla de gestió del canvi organitzatiu
• Mètode 2 de 2: Com fer un seguiment dels canvis en qualsevol projecte
• Recomanacions

Hi ha dos tipus de plans de gestió del canvi. Un d’ells té en compte l’impacte del canvi en l’organització i té com a objectiu donar suport al període de transició. Un altre tipus de pla us permet fer un seguiment del progrés d’un sol projecte, captar desviacions o canvis en el curs i l’escala del projecte. L'objectiu d'ambdós plans és articular de manera clara i clara el que cal fer exactament.

Passos

Mètode 1 de 2: Com escriure un pla de gestió del canvi organitzatiu

1. 1 Indiqueu els motius del canvi. Enumereu els factors que van influir en la decisió d'implementar el canvi, com ara la baixa productivitat, la nova tecnologia o un canvi en la missió de l'organització.
   • Un enfocament és descriure la situació actual de l’organització i a quin estat conduirà en el futur el pla descrit.
2. 2 Especifiqueu el tipus i l’escala dels canvis. Descriviu breument la naturalesa dels canvis esperats dins del projecte. Indiqueu exactament què afectarà el canvi: responsabilitats laborals, processos, polítiques i / o estructura organitzativa. Enumereu els departaments, equips, sistemes i altres components de l'organització que es veuran afectats pels propers canvis.
3. 3 Indiqueu quines parts interessades donen suport a aquest projecte. Enumereu tots els grups d'interès que es veuran afectats per la implementació d'aquest pla, com ara l'alta direcció, el cap de projecte, el patrocinador del projecte, els usuaris finals i / o els empleats de l'empresa. Per a cada categoria, indiqueu si aquestes parts interessades donen suport al projecte de canvi.
   • Intenteu reflectir aquesta informació a la taula per obtenir més claredat. Per exemple, mètriques com la consciència, el suport i la influència es poden prendre com a plantilla útil i classificar-se com a alta / mitjana / baixa per a cada grup d’interessats.
   • Si és possible, realitzeu entrevistes cara a cara per obtenir suport als grups d'interès.
4. 4 Crear un equip de gestió de canvis. Aquest equip és responsable de comunicar la informació a tots els grups d'interès, d'escoltar les seves preocupacions i de garantir que els canvis s'apliquin de la manera més senzilla possible. Trieu persones que confien i siguin respectades per l’organització i que tinguin bones habilitats comunicatives.
   • Això també s'aplica a l'alta direcció. Destacar l'atenció dels líders que se'ls requerirà que no només acordin el pla, sinó que també promoguin activament el canvi.
5. 5 Desenvolupar un enfocament conceptual per gestionar l'organització. El suport total dels influents de l’organització és fonamental per a la implementació amb èxit del canvi. Deixeu que cada líder digui la seva opinió sobre el canvi i animeu a tothom a jugar un paper actiu per aconseguir un canvi reeixit.
6. 6 Feu un pla per a cada grup d'interès. Avalueu els riscos i les preocupacions de cada grup d'interès, inclosos els que donen suport al canvi. Dividiu les tasques entre els membres de l’equip de gestió del canvi per treballar aquests problemes.
7. 7 Feu un pla de comunicacions. La comunicació és el component més important de la gestió del canvi. Comunicar-se el més sovint possible amb totes les persones que participen en el procés de canvi. Destaqueu sense parar els motius del canvi i els beneficis que comportarà.
   • Les parts interessades haurien de poder comunicar-se personalment per garantir una comunicació bidireccional. Les reunions presencials són essencials.
   • La font d’informació hauria de ser el patrocinador de l’alta direcció, el gerent de línia de cada empleat i qualsevol representant addicional de l’empresa en què els grups d’interès confiïn. Tota la informació s’ha de dur a terme de manera unificada.
8. 8 Resistència de la pista. Els canvis sempre es reben amb hostilitat. Això passa a nivell individual, així que parleu amb els grups d'interès en persona per identificar la causa fonamental de la resistència. Feu un seguiment de les queixes i queixes perquè l'equip de gestió de canvis pugui resoldre els problemes de manera oportuna. Els problemes d'aquesta naturalesa més comuns inclouen:
   • Falta de motivació per canviar o manca de sentit de la urgència.
   • Manca de comprensió del panorama general o dels motius pels quals calen canvis.
   • Manca d’informació al procés.
   • Incertesa sobre el futur, responsabilitats futures o requisits per a responsabilitats futures.
   • Incompliment de la direcció per satisfer les expectatives relatives a la implementació de canvis o comunicació.
9. 9 Elimineu els obstacles. La resposta a la majoria de greuges hauria de ser informació addicional o canvis en l’estratègia de comunicació sobre qüestions específiques. En altres casos, és possible que siguin necessaris passos addicionals que s’han d’incloure al pla o deixar-los a l’equip de gestió de canvis per implementar-los segons sigui necessari. Penseu en quins dels casos següents poden ser rellevants per a la vostra organització:
   • En cas de canvis en les responsabilitats laborals o en els processos de treball, cal centrar-se en la formació del personal.
   • Si espereu una disminució de la moral de l’equip o una transició excessivament estressant cap a un nou entorn, calmeu l’ambient amb un esdeveniment corporatiu o una recompensa per als empleats.
   • Si els grups d'interès no estan motivats per canviar, desenvolupeu un sistema d'incentius.
   • Si els grups d'interès se senten per la borda, celebreu una reunió per obtenir els vostres comentaris i ajusteu el vostre pla en conseqüència.

Mètode 2 de 2: Com fer un seguiment dels canvis en qualsevol projecte

1. 1 Definiu rols en la gestió del canvi. Enumereu tots els rols necessaris per a aquest projecte. Descriviu les responsabilitats i habilitats necessàries per a cada funció. Inclou com a mínim un gestor de projectes, que ha d’implementar canvis diàriament, i un patrocinador del projecte, que ha de fer un seguiment del progrés general i prendre decisions sobre la gestió de canvis a nivell de gestió.
   • Per a projectes més grans en una gran organització, haureu de dividir la funció de gestió de projectes entre diverses persones amb antecedents diferents.
2. 2 Utilitzeu el tauler de control de canvis. Els projectes del programari solen tenir un tauler de control de canvis al qual poden accedir els membres de cada grup d’interessats. Aquest programari permet la conciliació automàtica de les sol·licituds de canvi, eliminant aquesta responsabilitat del gestor de projectes, així com informant les parts interessades sobre les decisions. Aquest enfocament funciona bé en projectes amb un gran nombre d’interessats, així com en aquells projectes que requereixen una revisió periòdica de l’abast i els objectius del projecte.
3. 3 Desenvolupeu un procés per implementar sol·licituds de canvi. Penseu en com es tradueix la idea en realitat quan algú de l’equip identifica el següent pas necessari. Descriviu aquest procés i coordineu-lo amb tot l’equip per endavant. Aquí teniu un exemple:
   • Un membre de l’equip omple un formulari de sol·licitud de canvi i el reenvia al gestor del projecte.
   • El director del projecte registra aquesta sol·licitud a la llista general de sol·licituds i assenyala l'estat de la sol·licitud quan es pren la decisió d'implementar una idea o abandonar-la.
   • El gerent emet la tasca d’un membre de l’equip d’elaborar un pla més específic, tenint en compte els recursos necessaris.
   • El cap del projecte envia el pla per aprovar-lo al patrocinador del projecte.
   • El canvi s'està implementant. Els interessats reben regularment informació sobre la situació actual.
4. 4 Creeu un formulari de sol·licitud de canvi. Cada sol·licitud de canvi s'ha d'inscriure a la llista general de sol·licituds i incloure el següent:
   • la data de la sol·licitud de canvi;
   • Número de sol·licitud de canvi assignat pel gestor del projecte
   • nom i descripció;
   • nom, adreça de correu electrònic i número de telèfon del sol·licitant;
   • prioritat (alta, mitjana, baixa). Els plans de gestió de canvis immediats requereixen un calendari clar;
   • número de producte i versió (per a projectes de desenvolupament de programari).
5. 5 Registre informació addicional al registre de sol·licituds. El registre de sol·licituds també ha de reflectir la decisió actual i les mesures d’implementació. A més de la informació especificada al formulari de sol·licitud, també s’han de contenir les dades següents:
   • una marca als resultats de l'aprovació (aprovada o cancel·lada);
   • la signatura de la persona que va aprovar la sol·licitud;
   • el termini d'implementació del canvi;
   • la data de finalització del projecte de canvi.
6. 6 Feu un seguiment dels canvis importants. A més de fer un seguiment diari de l’estat del projecte, serà útil fer un seguiment de totes les decisions importants d’un projecte determinat. Aquests registres faciliten el seguiment de projectes o projectes a llarg termini en els quals s'estan produint canvis de lideratge. Aquesta informació també s'utilitza per informar els clients i l'alta direcció. Per a qualsevol canvi en el moment, l'abast o els requisits d'un projecte, prioritats o estratègia, tingueu en compte la informació següent:
   • Qui va prendre la decisió.
   • Quan es va prendre la decisió.
   • Una breu descripció dels motius de la decisió i del procés d’implementació. Adjunteu tots els documents relacionats amb aquest procés.

Recomanacions

• Fomenteu confiança i compromís tant entre els vostres empleats com amb els vostres clients. Els canvis solen fer que la gent se senti incòmoda. Demostrar a la gent que esteu compromesos a actuar en el seu millor interès us pot ajudar a obtenir el seu suport.