Content

• Passos
• Consells
• Advertiments

La informació de contacte és simplement insubstituïble per a la cooperació empresarial i la comunicació empresarial. Quan rebeu una targeta de visita amb informació de contacte, tingueu la molèstia d’assegurar-vos que acabi en un lloc on pugueu trobar-la fàcilment tan aviat com sigui necessari. No importa si sou el vostre propi negoci o només us moveu molt en cercles empresarials, posar ordre a les targetes de visita que rebeu us pot ajudar a trobar les persones adequades molt més ràpidament, cosa que us pot proporcionar vendes més altes i més diners a les butxaques. Aquí teniu algunes idees sobre com es poden emmagatzemar aquestes mateixes targetes de visita de manera organitzada.

Passos

1. 1 Mireu la targeta de visita immediatament després de rebre-la. Llegir una targeta de visita amb atenció i immediatament després de rebre-la és una bona manera de recordar el nom del propietari juntament amb la seva cara. El formulari i el títol de sol·licitud també s’escriuen normalment en una targeta de presentació, així que aquí teniu una altra pista que us indicarà qui és i què fa.
2. 2 Teniu un lloc on posar les vostres targetes de visita després de rebre-les. Si porteu una bossa o una llibreta amb vosaltres a les reunions, reserveu-hi un lloc on pugueu posar les targetes de visita rebudes. Sempre que decidiu posar-les, en cap cas les poseu entre els fulls de notes o les poseu a la butxaca; allà definitivament es perdran o es rentaran amb les vostres coses.
3. 3 Emmagatzemeu la informació de contacte de les persones al vostre ordinador. Quan torneu d'un dinar de negocis, fira o reunió, poseu immediatament totes les targetes de visita que rebeu en un lloc segur. És ideal un calaix d’escriptori o un altre lloc on la gent no sol mirar. Tan bon punt tingueu temps, traieu totes les targetes de visita recollides al calaix del vostre escriptori i introduïu-hi tota la informació de contacte a l'Outlook, Excel, Access o fins i tot només Word.
4. 4 Creeu una columna "Notes" a cada fitxer dedicat a una targeta de presentació. Empleneu qualsevol informació que no aparegui a la targeta de presentació: què fa aquesta persona, quina informació o cooperació prometedora us va indicar, quan es va conèixer, etc.
5. 5 Creeu una classificació de contactes empresarials. Dividiu-los en d'excel·lents, més o menys potencials, i que gairebé mai no necessiteu. Per fer-ho, podeu utilitzar la numeració, on 1 és per marcar contactes valuosos, 2 - possibles i 3 - aquells amb els quals és poc probable que tingueu en compte. També podeu utilitzar la codificació de colors: verd per a contactes comercials valuosos, groc per a contactes potencials i vermell per a contactes sense esperança, respectivament. Trieu una opció convenient i memorable per a vosaltres, que us permetrà recordar millor la informació de contacte dels vostres socis.
6. 6 Organitzeu la informació de contacte dels vostres socis perquè pugueu trobar-la més tard fàcilment. Es pot ordenar alfabèticament per la primera lletra del cognom de la persona o per la primera lletra del nom de l’empresa; per la primera carta de la ciutat on vau conèixer aquesta persona (si viatgeu sovint); o la indústria en què treballa la persona. Per tant, només podeu introduir la informació sobre la persona desitjada que recordeu a la barra de cerca i l'ordinador us proporcionarà una llista de contactes que compleixin els paràmetres de cerca especificats.
   • Molts programes especials d’ordinador, el propòsit dels quals és crear una base de dades dels vostres contactes, poden ordenar els contactes de la manera que vulgueu i facilitar-los de trobar si de sobte recordeu només algunes paraules clau que cal cercar. Si utilitzeu un d’aquests programes, estalvieu molt de temps classificant manualment les targetes de visita amb dades.
7. 7 Emmagatzemeu les targetes de visita de la manera antiga. Col·loqueu-los en un fitxer d’adreça o un titular de targeta de visita, disponible a les botigues de material d’oficina.
   • Aquesta forma antiga d’emmagatzemar informació de contacte, encara que només sigui una pila de targetes de visita lligades amb una banda elàstica, és una bona pòlissa d’assegurança per al vostre emmagatzematge electrònic a l’ordinador.
   • Haureu de decidir com preferiu ordenar les vostres targetes de visita: per nom, nom de l’empresa, etc.
8. 8 Tan bon punt rebeu una targeta de presentació d'algú, anoteu immediatament (al cap de pocs dies) a la part posterior del lloc on vau conèixer aquesta persona. Així que definitivament no ho oblidareu. També és millor escriure breument a la part posterior del que vau parlar perquè, més endavant, quan hàgiu de contactar amb aquesta persona, pugueu recordar-li on us heu conegut, preguntar-li com van els nens o recordar qualsevol cosa que hàgiu comentat. a la primera reunió.
9. 9 Llestos.

Consells

• Si rebeu moltes targetes de visita, considereu la possibilitat de comprar programari que us permetrà ordenar-les i emmagatzemar-les. Hi ha escàners de targetes de visita, així com programes que poden llegir, reconèixer i seleccionar la informació que necessiteu d’una targeta de visita en paper. Us poden estalviar una gran quantitat de mà d’obra escrivint manualment aquesta informació al vostre ordinador.
• Si necessiteu saber més sobre els vostres socis comercials que només els seus noms i números de telèfon, cerqueu programari que us permeti emmagatzemar i gestionar grans quantitats d’informació sobre clients o socis.
• Comenceu a actuar ràpidament si heu promès alguna cosa als vostres nous coneguts o si algú està interessat en vosaltres i en la vostra causa.
• No deixeu que s’acumulin les targetes de visita en brut. Ordeneu-los i introduïu les dades a l'ordinador almenys una vegada a la setmana abans d'oblidar completament qui heu conegut i per què.

Advertiments

• Si emmagatzemeu tota la informació de contacte del client o del soci a l'ordinador, recordeu-vos de fer còpies de seguretat periòdiques en cas que es bloquegi l'ordinador o el disc dur. Si és possible, feu una còpia de seguretat de la vostra informació automàticament.