Autora:
Lewis Jackson
Data De La Creació:
5 Ser Possible 2021
Data D’Actualització:
1 Juliol 2024
Content
L’organització d’esdeveniments sembla una tasca molt difícil i les coses es compliquen encara més si no teniu un pla i teniu previst. Per tant, intenteu evitar-ho, preparant-vos mesos abans i mantenint la calma durant l’esdeveniment.
Passos
Mètode 1 de 4: planifiqueu mesos abans de l'esdeveniment
Determineu el propòsit de l'esdeveniment. Determinar el propòsit de la vostra organització us ajudarà a mantenir el vostre esdeveniment en bon camí. Esteu planejant un esdeveniment per educar la comunitat? Convenceu els possibles patrocinadors? Lloeu un determinat individu o grup? Detalleu aquest propòsit tant com sigui possible. No importa el que estigueu fent (educar, persuadir, elogiar, etc.), Per què ho fas de nou
- Penseu en això com a la vostra declaració de missió o com a premissa del vostre èxit. Un cop sàpiga el que voleu segur, ho trobareu molt més fàcil!
Fixar objectius.Exactament Què vols aconseguir? No el nombre de persones que apareixen a l’esdeveniment, ni el fet que hagi passat: com voleu que sigui l’esdeveniment? 5 membres nous a la vostra organització? Ha augmentat 20 milions de dongs? Voleu canviar la mentalitat d'altres persones? Feu que tothom s’emocioni?- Penseu en els 3 resultats que voleu obtenir més de l'esdeveniment i concentreu-vos a fer-los realitat. Podeu pesar un objectiu financer, un objectiu social i un objectiu personal: depèn de vosaltres.
Reuneix voluntaris. Necessiteu bons i bons membres en moltes àrees diferents del comitè organitzador. Poden ajudar-vos amb tot, des de la programació, el pressupost fins a l’enviament d’invitacions, el disseny de pòsters, la benvinguda dels clients i la neteja després de l’esdeveniment. En altres paraules, us ajudaran a fer la feina. Si és possible, busqueu voluntaris de confiança.- Assegureu-vos que els organitzadors i els gestors d’esdeveniments treballin d’acord amb l’horari establert al pla. La col·laboració entre les parts us facilitarà la feina. Quan demaneu ajuda a algú, tingueu clar des del principi les vostres expectatives i la magnitud de la seva participació a l’esdeveniment.
- Si no trobeu un voluntari, contracteu un equip per a esdeveniments. Això depèn completament del tipus d'esdeveniment que organitzeu. Podeu llogar el lloc amb l'equip de l'esdeveniment o contractar-lo a un tercer.
Pressupost estimat. Totes les despeses, ingressos, subvencions i altres despeses extraordinàries s’han d’incloure al pressupost. Si no pressuponeu, finalitzareu l’esdeveniment amb una factura gruixuda i una cartera buida sense entendre el que acabeu de gastar. Sigues realista des del primer dia perquè no et sorprendràs més endavant.- Cerqueu maneres de reduir els costos. Es poden contractar voluntaris per treballar gratuïtament? Teniu en compte ubicacions més barates de llogar (per exemple, la casa d'algú)? Recordeu que una reunió petita, senzilla però reeixida és molt millor que una festa de luxe que falla.
Determineu l'hora i la ubicació de l'esdeveniment. Aquest és el factor el més important de l'esdeveniment. Quin ha de ser el moment i el lloc del vostre esdeveniment perquè la gent digui "Sí, hi seré!"? Voleu organitzar l’esdeveniment en un moment en què tothom és lliure i en un lloc convenient on tingueu prou lloguer!
- Consulteu l’horari de la comunitat on viviu i considereu qui participa a l’esdeveniment. Si esteu dirigit a mestresses de casa, organitzar esdeveniments de dia i de barri són la millor opció (podeu proporcionar serveis de mainadera addicionals). En el cas d’un participant participant, realitzeu l’esdeveniment al centre de la ciutat un vespre durant la setmana. Si és possible, heu d’anar al seu lloc muntatge.
- Per descomptat, hi haurà molts llocs d’esdeveniments que cal reservar amb antelació. Contacteu per llogar aquestes ubicacions el més aviat possible. Pot ser que siguin més cars del que es pensa!
Penseu en la logística. Cal pensar en la logística en tots els aspectes. Com serà l'aparcament? La capacitat de les persones amb discapacitat per participar? Què podeu fer amb l'espai de l'esdeveniment? Quin equip necessiteu? Necessiteu alguna cosa més per una tarifa (per exemple, begudes per a altaveus, insígnies, publicacions)? Quantes persones caldrà perquè l’esdeveniment vagi sense problemes?
- És molt important reflexionar i debatre amb els membres dels organitzadors per tenir en compte tots els aspectes de l'esdeveniment. Hi ha algun obstacle que pugui preveure i evitar? Els hostes necessiten un lloc per allotjar-se? Quines excepcions es requereixen?
Penseu en màrqueting i publicitat. Mentre prepareu l’esdeveniment, creeu un esborrany del pòster. Aquest pòster ha d'incloure informació sobre la data, l'hora, la ubicació, els convidats principals, el nom de l'esdeveniment i el tema o eslògan de l'esdeveniment. Com que el temps de preparació és massa aviat, podeu passar molt de temps pensant en aquestes coses amb cura, però hauríeu de crear un esborrany inicial per veure quines són les seccions.
- Penseu en altres maneres de promoure l'esdeveniment. Vols enviar correus electrònics? Voleu enviar correu? Proporcionar informació a Facebook, Twitter o una sèrie de llocs d'esdeveniments en línia (més informació sobre aquests més endavant)? Què necessites abans esdeveniments per atraure la gent i el que necessiteu dins esdeveniments per frenar-los?
Reorganitzar el treball. Potser ara mateix us sentiu molt confús. Respireu profundament i obriu el programari Excel. Prepareu un esborrany de programa d'activitats a l'esdeveniment. Utilitzeu uns quants fulls de càlcul d'Excel per organitzar els vostres pensaments. En aquest moment pot semblar un tràmit innecessari, però en els propers dos mesos us agraireu que us cuidéssiu.
- Elaborar un calendari de treball (amb terminis) per a cada activitat. Anoteu tots els membres dels organitzadors, quan i on els necessiteu. D’aquesta manera, podeu programar el vostre treball i evitar preguntes més endavant.
Mètode 2 de 4: programa el treball durant 2 setmanes abans de l'esdeveniment
Assegureu-vos que tot estigui a punt. Identifiqueu l'hora, la ubicació, els convidats clau, l'organitzador d'esdeveniments, el nom de l'esdeveniment i el slogan. Hi haurà qualsevol cosa Podem desviar-nos? Es poden produir canvis d’última hora? En aquest punt, tot hauria de quedar tan clar com ho és en paper blanc i negre.
Reunió amb membres dels organitzadors. Demanar aprovació al pressupost, calendari, etc. tant d’organitzadors com de gestors d’esdeveniments. Ara és el moment adequat per tractar les preguntes. Tothom ha entès les seves obligacions encara? Estan còmodes amb tot?
- Un cop més, reuniu-vos amb els organitzadors i els voluntaris per pensar en possibles problemes. Aquest és també el moment perfecte per planificar la vostra acció.
- Assegureu-vos que els organitzadors no tinguin cap problema intern. Mantingueu-vos en contacte amb tots els caps de departament, organitzadors i voluntaris.
Dividiu el treball entre diferents persones i deixeu que una persona amb experiència coordini totes les activitats. Si es tracta d’un esdeveniment particularment a gran escala, assigneu diverses persones per coordinar diferents activitats sota la supervisió d’una persona. Els membres dels organitzadors han de confiar en aquest líder.
- Haureu d'assignar un a dos membres per passar el temps rebent convidats i xerrant abans de l'esdeveniment.Bàsicament, són la recepcionista, l’encarregada d’elevar tots els convidats i de fer veure a aquests convidats que els atenen.
Assegureu-vos de mantenir actualitzades totes les pàgines en línia relacionades amb l’esdeveniment. Probablement ja coneixeu Facebook i Twitter, però hi ha molts altres llocs en línia que podeu utilitzar per promocionar, com Eventbrite, Evite i Meetup. Si mai no heu sentit a parlar d’aquestes pàgines, cerqueu ara. En cas que el vostre esdeveniment sigui a l'estranger i vulgueu vendre entrades en línia, Ticketbud és molt útil.
- I, per descomptat, actualitzeu la pàgina en línia, el bloc o la pàgina de Facebook de l’esdeveniment, si està disponible. Podeu enviar recordatoris d'esdeveniments, publicar fotos i gestionar les respostes a l'esdeveniment. Com més actiu estigueu en línia, més generalitzat serà l'esdeveniment. Si organitzeu un esdeveniment relacionat amb la jardineria, la decoració de la llar o altres camps creatius, també podeu utilitzar Pinterest.
Reuneix patrocinis i altres fonts de diners dels hostes. Hi ha molts tipus de despeses que sorgiran en les properes setmanes i no voleu pagar-ho tot vosaltres mateixos. Busqueu una mica els costos inicials, ja sigui un lloguer de recinte per a esdeveniments, equipament o una festa per a banquets? És possible que també hàgiu de pagar alguns dels imports anteriors abans de començar a preparar-vos l'esdeveniment.
- Assegureu-vos que heu creat un sistema per gestionar documents, certificacions, factures i altres documents. Heu de conservar tots els documents per a futures consultes, de manera que, com més aviat us organitzeu, més convenient serà el futur, especialment quan el vostre soci treballi de manera poc professional.
Promoció d'esdeveniments. Prepareu publicacions, llanceu anuncis, publiqueu-los a la premsa, envieu invitacions, trucades telefòniques, envieu grups de contacte per correu electrònic, conegueu possibles assistents o patrocinadors. Com sabrà i participarà la gent al vostre esdeveniment? Assegureu-vos que la informació que proporcioneu sigui completa, llevat d'alguns factors de qüestió: també cal estimular la curiositat del client.
- Penseu en el vostre públic objectiu. Si voleu convidar els ancians, no perdreu el temps enviant missatges a través del programari Snapchat. Aneu a llocs on vagin o utilitzeu les eines que utilitza el vostre públic.
Reuneix els elements necessaris per a l’esdeveniment. Aquests articles poden incloure una medalla, un joc, un record, una recompensa o un certificat. Hi ha moltes coses petites i trivials a les quals la gent inexperta no pot prestar atenció, però cal conèixer tots els factors més petits. No oblideu els mobles, els equips de so, les taules, les estovalles i altres articles importants i importants.
- Aquesta és una cosa més sobre la qual heu de dedicar temps a reflexionar. No us atureu fins que no trobeu 5 articles que us heu oblidat de preparar, des de bolígrafs i botigues de primers auxilis fins a bateries, glaçons de gel i cordons extensors. Voldreu estar preparat per a qualsevol situació.
Ordena tot. Organitzeu la gravació de vídeo. Organitzeu el transport per als hostes. Organitzeu menjar per a l'equip de neteja. La llista pot continuar per sempre, però sense ordenar no podreu organitzar l’esdeveniment.
- Prepareu aliments i begudes. Aquest és també un bon moment per organitzar allotjaments especials, com ara allotjaments per a persones amb discapacitat. Comproveu si els convidats són vegetarians o tenen altres menjars específics. Molts llocs de venda d’entrades d’esdeveniments en línia tindran una secció de “preguntes automàtiques”, que us ajudarà a avaluar les sol·licituds especials dels vostres convidats.
- Prepareu escriptoris i cadires, telons de fons, micròfons, altaveus, ordinadors, projectors, podis, tot el que calgui al lloc de l’esdeveniment.
Prepareu la vostra llista de contactes. Cal tenir números de telèfon, adreces i adreces de correu electrònic dels organitzadors. Feu una llista similar amb els VIP (convidats especialment importants) i els proveïdors de béns o serveis. Quan algú no apareix o arriba tard, aquesta és una llista que podeu utilitzar.
- Suposem que l’equip de banquets arriba tard. Què faràs? Obteniu la llista de contactes de seguida i truqueu-los. Oh, pensen que ho faràs al lloc per aconseguir-ho 90 lliures de porc triturat? El que sigui. Doneu la llista al senyor A, ell agafa el camió i va a l’adreça de recollida de carn del paper. Heu evitat un desastre. Ara ja sabeu que no heu de contractar aquest equip de serveis ni donar una direcció més clara.
Aneu al recinte de l'esdeveniment amb els organitzadors. Observeu els voltants i valoreu l’aparcament, els lavabos, les habitacions i les portes. Cerqueu llocs propers on pugueu fer fotocòpies, fer trucades telefòniques i comprar articles bàsics. En general, manteniu el lloc de l’esdeveniment a la mà.
- Parleu amb la persona amb qui us heu contactat per llogar el lloc. Haurien de conèixer millor el lloc que ningú. Hi ha algun problema que hauríeu de conèixer? Temps limitat? La porta està tancada amb pany en determinats moments? Esperem que això no passi, però també heu d’informar-vos sobre els horaris de comprovació d’alarma d’incendi.
Mètode 3 de 4: prepareu-vos les 24 hores anteriors a l'esdeveniment
Estigues tranquil. Tu ho pots fer. És especialment important que mantingueu la calma i no us confongueu ni tingueu ansietat. Ja fa mesos que us prepareu! Tot anirà bé. Com més tranquil estigueu, més tranquils estaran els vostres companys d’equip, millor serà l’esdeveniment. A més, tot acabarà aviat!
- De debò, ho podeu fer. Heu fet tot el possible, pensant en tots els problemes possibles: si alguna cosa surt malament, ja sabeu com solucionar-lo. I recorda: ningú et pot culpar. Un hoste sorollós, el menjar no és bo, la gent entendrà que no es pot controlar tot. Relaxeu-vos. Estaràs bé.
Darrer control amb els membres dels organitzadors. Assegureu-vos de parlar amb tothom sobre les maneres d’arribar al lloc de l’esdeveniment i de quan arribar. El que no voleu més és quan tots els organitzadors us truquen el dia de l’esdeveniment perquè no sabeu on és l’entrada posterior.
- Encara que ningú no digui res ni us faci cap pregunta, feu el possible per mesurar les actituds dels altres. Tots estan satisfets amb la seva feina? Es porten bé? Si no, parleu amb tots i intenteu treure-li el nus. Potser algú encaixarà en un altre departament o treballarà amb altres.
Consulteu totes les invitacions i respostes. Enumereu els convidats en un full de càlcul d'Excel i calculeu el nombre de persones. Per a la majoria d’esdeveniments, el nombre de participants confirmats serà no ho són mostra el nombre de persones que realment participen a l'esdeveniment. Podeu tenir 50 validadors, però al final només n’hi ha cinc o bé hi poden participar fins a 500 persones. Tot i que heu de conèixer el nombre de validadors, prepareu-vos per gestionar la situació quan hi hagi pocs o massa assistents.
- Recordeu als convidats VIP sobre l'esdeveniment. Us sorprendrà la quantitat de persones que diuen: "Oh, oi. Demà no és així?" Amb una simple trucada o missatge de text, podeu evitar-ho.
Aneu al lloc de l’esdeveniment i comproveu si tots estan preparats. La sala està ordenada i preparada? Els dispositius electrònics estan instal·lats i funcionen? Podeu preinstal·lar qualsevol dispositiu, si cal? El personal està completament preparat per a l'esdeveniment?
- Comproveu si l'esdeveniment compta amb prou seguidors. Naturalment, el millor és que tingueu més seguidors dels que necessiteu. És possible que hagueu de demanar una emergència a algú, que necessiteu que algú noti un convidat o resoldre un problema que no us podeu anticipar. O, ja ho sabeu, és possible que necessiteu algú per abocar-vos més cafè.
Prepareu kits per als participants de l'esdeveniment. Aquest kit pot incloure una ampolla d’aigua, una barra de caramel, una nota adhesiva, un bolígraf, un fulletó i qualsevol altra informació que necessitin. També és una bona idea si voleu afegir petits records.Es tracta d’un fet destacat que demostra que l’esdeveniment va estar ben organitzat i, alhora, fa que els convidats se sentin valorats.
- Aquest kit pot ser per a convidats o organitzadors, o per a tots dos. A qui no li agrada una barra de granola i un bolígraf?
Programa informació sobre esdeveniments (full d'execució o full d'execució). Aquí hi ha una llista de tota la informació necessària dividida per temps i / o departament. Prepareu un programa de tasques en qüestió de minuts amb activitats importants. La plantilla del full en execució serà completament vostra la decisió. Intenteu mantenir la informació al mínim per facilitar la lectura.
- Si realment et costa, construeix-los espècies pot ser útil un full de funcionament diferent. És més probable que els parlants vulguin conèixer la llista d’altres convidats que seran on i quan. Els organitzadors voldran una llista d’equips, terminis i plans de neteja. Quan tingueu prou temps per crear el full en funcionament, ho trobareu molt útil.
Feu una llista d’elements per portar al recinte de l’esdeveniment. Què tan dolent serà quan arribes a l’esdeveniment, tot està a punt, tothom hi sou tots i us adoneu que heu oblidat 12.000 tasses a casa? Això és dolent. Ho has arruïnat tot. Així que feu una llista, consulteu-la una vegada més i porteu tots els ingredients per preparar.
- Si els elements estan dispersos en diferents llocs, assigneu una tasca específica a cada persona. En fer-ho, no haureu de passar vuit hores corrent i recollint aquests articles en pànic. "Un arbre no fa un jove, tres arbres s'agrupen de manera que la muntanya és alta" - van dir els antics.
Mètode 4 de 4: controleu la data de l'esdeveniment
Arribeu al lloc de l’esdeveniment aviat amb organitzadors i voluntaris. Assegureu-vos que tothom hi sigui present i que l’electrònica funcioni correctament. Alguna pregunta d’última hora? Si hi ha temps, prenem refrescos, compartim, animem a tothom i descansem! Tu ho pots fer. Estas preparat.
- Assegureu-vos que l’organitzador porti una insígnia especial o porti a mà alguns elements reconeixibles, de manera que els participants de l’esdeveniment puguin obtenir ajuda quan sigui necessari. De vegades, els vestits caqui no són suficients.
Tot tipus de coses, dins i fora. Necessiteu globus a la bústia de correu? Pòsters al racó de la sala? Què passa amb la porta i al llarg del passadís? Si els vostres convidats han de passar per un laberint caòtic per arribar al lloc de l’esdeveniment, haureu de posar molts rètols per guiar-vos.
- Les pancartes de benvinguda i altres taulers d’informació davant de l’edifici seran especialment útils. Voleu que la gent pugui reconèixer el lloc de l'esdeveniment des del carrer. No hi ha res a meravellar-se!
- Hi ha recepció i convidats registrats a l’esdeveniment. Quan els hostes entren a la porta, haurien de veure exactament el que han de fer. En cas contrari, rondaran en un estat d’incertesa i malestar. Recordeu la secció de recepció esmentada anteriorment? Si us plau, assigneu algú que es quedi al costat de la porta per donar la benvinguda i respondre a totes les preguntes del convidat.
- Música flotant! La música esborrarà l’ambient tímid de l’esdeveniment.
Assegureu-vos que els participants de l'esdeveniment sàpiguen què està passant. Si un altaveu arriba tard, haureu de notificar-lo amb retard. Si l’àpat dura més del que s’esperava, els convidats a l’esdeveniment haurien de ser conscients de qualsevol canvi en l’horari. És molt estrany que els esdeveniments es desenvolupin segons el previst; per tant, quan no es segueixin els horaris de prop, assegureu-vos que les festes es mantinguin en contacte.
Fer una foto! És possible que vulgueu prendre nota d’això. Al mateix temps, la gent estarà emocionada de veure algú que sosté una càmera per capturar els moments de l’esdeveniment. Feu una foto de la pancarta del vostre patrocinador, la vostra pancarta, la porta de benvinguda, la zona de recepció, etc. També podeu fer servir aquestes fotos per a l’any vinent!
- Si és possible, deixeu que un amic o un fotògraf professional faci la feina. Ja teniu prou feina a fer! Cal xerrar i menjar amb els convidats, de manera que algú altre s’hauria d’encarregar de la sessió de fotos.
Posar documents després de l'esdeveniment. Heu d’haver creat alguna idea en la percepció dels convidats i voleu que marxin de l’esdeveniment amb pensaments, reflexions o determinació específics per actuar. Per tant, prepareu un fulletó o qualsevol element que pugui portar després esdeveniment.
- Podeu considerar les votacions sobre l'esdeveniment recent d'aquesta secció. Proporcioneu un mitjà perquè parlin de la seva opinió, què han de millorar i què volen en el proper esdeveniment. I, per descomptat, com es poden implicar!
Neteja els espais per a esdeveniments. Comproveu el taulell d’energia, traieu pancartes, netegeu mobles i molt més. Voleu que el lloc torni al seu estat original, especialment quan pagueu el lloguer i voleu tornar-hi. També podeu evitar els càrrecs addicionals imposats pel vostre proveïdor de locals. Dividiu el treball de manera uniforme perquè el procés de neteja sigui el més ràpid i suau possible.
- Torneu a comprovar per assegurar-vos que no hi hagi deixat objectes de valor. Si és així, prepareu un formulari de reclamació d’articles perduts.
- Si danyeu alguna cosa, comuniqueu-ho a la persona amb qui vau contactar per llogar el lloc. L’honestedat i la franquesa sempre són la millor actitud.
- Traieu la major quantitat de brossa possible. El departament de manteniment prendrà el relleu després.
Teniu cura de totes les missions posteriors a l’esdeveniment. Segons el tipus d’esdeveniment que organitzeu, és possible que no tingueu res a fer després de l’esdeveniment, o hi haurà una llarga llista de persones per agrair, així com els rebuts pendents. Aquí teniu algunes idees per començar:
- Gràcies a tots els membres del comitè organitzador, especialment als patrocinadors i voluntaris. No es pot organitzar un esdeveniment sense ells.
- Completar i gestionar els assumptes monetaris. Això s’ha de fer el més ràpidament possible, com menys defectes millor.
- Organitzeu una festa d’agraïment a aquells que us han ajudat. Voleu que els vostres companys d’equip se sentin agraïts i, alhora, que els vostres patrocinadors vegin que han aportat canvis i un bon objectiu.
- Distribuir records o altres publicacions a les parts interessades.
- Transferiu factures a patrocinadors i altres.
- Publiqueu fotos a la pàgina en línia de l'esdeveniment.
Mantingueu una reunió per aprendre de les experiències i fer-ho millor la propera vegada. Un cop acabat tot, què desitgeu que feu de manera diferent? Què funciona i què no? Voleu organitzar un esdeveniment així? Que has après?
- Si rebeu una resposta de tothom, llegiu-los tots. Fins i tot si no rebeu cap resposta dels convidats, pregunteu als organitzadors de l'esdeveniment. Com en pensen? Han gaudit d’aquella estona? Probablement només perquè la barra de granola i el bolígraf eren gratuïts, oi?
Consells
- Llista de documents a preparar:
- Pressupost provisional
- Calendari d'esdeveniments (hora de cada programa de l'esdeveniment)
- Invitació
- Llista de convidats
- Pla d'Acció
- Calendari de treball (calendari de finalització)
- Documentació per a notes de premsa
- Discurs
- Llista d’assistents
- Discursos de les parts (adjuntar el currículum del ponent)
- Programa de treball
- L’horari es divideix en minuts
- Llista de xarxes de contacte (número de telèfon de l'organitzador)
- Llista d’elements a portar
- Llista de tasques a completar
- Informes d'esdeveniments (per a premsa i altres)
- Abans de l'esdeveniment, assigneu individus / departaments perquè siguin responsables de les següents àrees:
- Donants
- Els assistents
- Convidat important, orador
- Dissenyeu, imprimiu, recopileu articles i avalueu aquests productes
- Recompenses, records, regals, pancartes, certificats
- Vehicles, restauració, arranjaments de llocs per a esdeveniments, decoració, telons de fons, aparcament
- Mitjans de comunicació, relacions externes, màrqueting
- Factors a tenir en compte a l’hora d’escollir una ubicació i negociar preus:
- Capacitat del lloc (nombre de participants, excepte els que no assisteixen oficialment)
- Disponibilitat d'aliments (en cas que hi hagi àpats disponibles en aquest lloc)
- Hora (hora d'inici i finalització de l'esdeveniment)
- Il·luminació (en cas que l'esdeveniment tingui lloc a la nit)
- Hi ha aire condicionat o no
- Es proporciona l'equip necessari (micròfon, altaveus, etc.)
- Mobles (mobles, tovalloles, etc.)
- Es poden celebrar esdeveniments musicals i d’entreteniment al recinte (amb espectacles menys formals)
- Generador
- Fàcil accés al recinte, ja sigui al centre de la ciutat o no (si els delegats poden assistir sense cap dificultat)
- Sala especial per a organitzadors, vestidors, etc.
- cost total
- El dia de l’esdeveniment, assigneu persones / departaments perquè siguin responsables del següent:
- Coordinació general
- Lavabo
- Menjar
- Treballa sobre el terreny
- Amfitrió (MC)
- Ordinadors, projectors
- Fotògraf
- Recepcionista
- Control de multitud i relacions públiques amb la multitud
- Zona d'aparcament
- Protegir
- Distribuir materials i subministraments (regals i certificats a persones específiques, així com a tots els participants a l'esdeveniment)
- Factors a tenir en compte a l’hora de decidir la data de l’esdeveniment:
- El convidat principal i altres convidats VIP estaran disponibles per al dia
- Quin dia és millor per al vostre públic objectiu?
- En tot moment, no podeu lliurar la vostra feina i les vostres responsabilitats a una altra persona.
- El treball és responsable.
- Puntual. Si teniu retard, informeu de forma completa i immediata de la feina a la persona que heu d’informar.
- Quan sorgeixen problemes, no en culpeu els altres, no penseu massa i provoqueu més estrès, busqueu maneres de resoldre el problema.
- Assegureu-vos que disposeu d’un pla d’evacuació per a emergències. Si el vostre esdeveniment és a gran escala, assegureu-vos que la policia i els metges estan de servei.
Advertiment
- No us espanteu ni us estresseu. Una postura tranquil·la donarà millors resultats.
- Estigueu preparats per a qualsevol situació. De vegades hi haurà coses fora del vostre control. Si sou membre dels organitzadors, no us enfadeu quan algú us cridi, és possible que aquesta persona estigui tensa. Si sou el coordinador, no us estreneu ni us espanteu. Feu-ho tot amb calma. Intenteu reflexionar sobre possibles situacions i què faríeu en aquestes situacions.
