Gestioneu el vostre temps amb prudència

Content

Per trepitjar
Mètode 1 de 3: saber passar el temps
Mètode 2 de 3: eviteu les distraccions
Mètode 3 de 3: utilitzeu el vostre temps de manera eficient
Advertiments

Tots tenim la sensació que no hi ha prou hores al dia per completar tot el que cal fer. Unes quantes habilitats organitzatives i de gestió del temps senzilles us poden ajudar a aprofitar al màxim el temps que teniu. Apreneu a utilitzar el temps amb prudència per fer més en el temps que teniu.

Per trepitjar

Mètode 1 de 3: saber passar el temps

Feu un seguiment de les vostres activitats diàries. Comproveu el que feu cada dia i anoteu el temps que hi dediqueu. Us pot sorprendre la quantitat de temps que realment perdreu en un dia, en comparació amb la quantitat real de feina que feu.
- No us oblideu de fer un seguiment de les tasques mundanes, com ara esmorzar, neteja, dutxa, etc.
Anoteu totes les vostres activitats en un quadern. Un cop hàgiu sabut què feu cada dia i quant de temps hi dediqueu, escriviu-lo. En recopilar tota aquesta informació i veure-la en una pàgina alhora, podeu veure patrons i, possiblement, fins i tot zones on perdeu el temps.
- Sigues ampli i clar a l’hora de prendre notes. No ajunteu esdeveniments individuals, no oblideu les petites tasques i assegureu-vos d’utilitzar les marques de temps exactes per fer un seguiment de les vostres activitats diàries.
- Pot ser útil classificar certs tipus d’activitats. Per exemple, escriviu les tasques domèstiques en blau, les activitats en vermell i les activitats recreatives en negre. Això us ajudarà a visualitzar com passeu el vostre temps.
Penseu en com passeu el vostre temps. Passes una hora al dia sense fer res? Dues hores per decidir on menjar? Vuit hores navegant per Internet? Cerqueu patrons en com passeu el vostre temps i determineu el que és necessari i el que no.
- Estàs perdent el temps per la teva manca d’autocontrol? Ets un procrastinador? Tens massa responsabilitat sobre les teves espatlles? Totes aquestes preguntes s’han de fer mentre s’avalua com es passa el temps.
- És possible que us trobeu trencant activitats durant tot el dia de maneres que no tenen sentit. Per exemple, probablement no és prudent treballar mitja hora i després dedicar-se 10 minuts a fer coses trivials i després treballar una mitja hora més. Vostè serà més centrat i productiu si treballa una hora i gestiona tasques trivials en una data posterior.
- És millor abordar les vostres tasques dividint-les en "blocs". Aquest és un mètode en què planifiqueu un temps predeterminat per a una sola tasca sense distraccions.
Penseu en els ajustos. Ara que ja sabeu exactament en què passeu el vostre temps, comenceu a fer ajustos actius al vostre horari. Assegureu-vos que pugueu identificar zones on no podeu passar menys temps. El fet que alguna cosa trigui no vol dir que es perdi el temps.
Si dediqueu tres hores al dia a enviar correus electrònics relacionats amb la feina, és poc probable que pugueu reduir aquesta quantitat de temps. Tot i això, si envieu quatre o cinc correus electrònics personals durant els vostres correus electrònics oficials, segur que podeu reduir la quantitat de temps que dediqueu als correus electrònics.
Canvieu els vostres hàbits i estàndards. Sigui quin sigui el vostre problema de gestió del temps, sempre hi ha una solució. Un cop hàgiu decidit on o com passar el vostre temps, haureu de fer un esforç previst per canviar la vostra gestió del temps.
- Si dediqueu massa temps a la neteja o a la cuina dels vostres àpats i us ho podeu permetre, penseu en contractar una neteja o un cuiner. Per a algunes persones, el seu temps val més que els seus diners.
- És possible que passeu gran part del dia navegant per Internet sense rumb. Podeu restringir l'accés a determinats llocs d'Internet o comptes de xarxes socials (mentre se suposa que esteu treballant en una altra cosa).

Mètode 2 de 3: eviteu les distraccions

Identifiqueu les distraccions de la vostra vida. L’amenaça més gran per utilitzar el vostre temps de manera útil és la distracció constant. Intenta identificar quines activitats o persones tendeixen a perdre el temps. Ja sigui un amic que continua parlant o un hàbit tossut que et mantingui fora de la feina, pots trobar maneres d’evitar aquestes pèrdues de temps.
- Si dediqueu molta part del vostre temps a fer alguna cosa que no us produeixi un resultat desitjable, probablement només haureu d’evitar una distracció de la vostra vida.
- En un entorn d’oficina, és probable que vegeu molts dels vostres companys com a distraccions. Eviteu xerrades o converses sobre el temps quan necessiteu fer alguna cosa. Tot i això, tingueu en compte que la vostra actitud al despatx és tan important per a la vostra carrera professional com la gestió del temps, de manera que no sigueu groller.
Eviteu les trucades telefòniques llargues. Si creieu que passeu molt de temps en trucades telefòniques llargues, hauríeu de canviar els vostres hàbits de telèfon. Sovint es pot aconseguir més parlant en persona que no pas per telèfon, així que deixeu de parlar per telèfon.
- Moltes converses telefòniques consisteixen en xerrades innecessàries i innecessàries, sobretot al començament o al final de la conversa. La gent sol perdre el focus i perdre’s per telèfon, així que tingueu en compte això. En les converses cara a cara, cal més centrar-se exclusivament en qüestions laborals. Això es deu al fet que cap de les parts està envoltada de distracció durant una reunió.
No navegueu excessivament per la web. Molta gent utilitza Internet com a eina crucial per dur a terme tasques que cal fer. Tanmateix, de la mateixa manera que moltes persones són culpables d’anar a articles de notícies inútils, reportatges esportius i fotos de famosos, gatets o cadells. Estigueu concentrats quan estigueu en línia. Hi ha programes disponibles que bloquegen determinades aplicacions, llocs web i dominis, cosa que contribueix a reduir la distracció relacionada amb Internet.
- Eviteu Facebook, Twitter i altres llocs de xarxes socials si se suposa que feu una altra cosa.
- Cercar diversos temes en google també és una perillosa pèrdua de temps. Podeu pensar que anireu a buscar alguna cosa, però abans de saber-ho heu acabat als racons més llunyans d’internet durant més de tres hores.
Publiqueu un signe "No molesteu". Probablement esteu familiaritzats amb el rètol que podeu penjar a la porta de la vostra habitació d’hotel. Aquest signe pot ser igualment eficaç en un entorn d’oficina o en un lloc de treball. Podeu imprimir aquest rètol vosaltres mateixos i penjar-lo a la porta de l’espai de treball si cal. D’aquesta manera s’acabaran les xafarderies que no et permeten treballar.
- Si treballes des de casa és fonamental tenir un espai de treball dedicat. No treballeu a les zones comunes de casa, ja que la televisió, el telèfon o la consola de jocs us poden evitar fàcilment.
Dediqueu temps a distraccions inevitables. Hi ha tipus de distraccions que de vegades no podeu evitar. De vegades és el vostre cap que passa temps de la jornada laboral per xerrar o potser un membre de la família més gran que necessita ajuda constant amb tasques senzilles. Sigui quines siguin aquestes inevitables distraccions, si us deixeu lloc per endavant, us eliminaran el temps vital que necessiteu per a altres projectes i activitats necessaris.

Mètode 3 de 3: utilitzeu el vostre temps de manera eficient

Anota-ho tot. No confieu en la vostra memòria per fer les vostres tasques. Escriviu tot el que heu de fer en un sol lloc i consulteu aquesta llista sovint per assolir els vostres objectius.
- Fins i tot si una tasca sembla menys gran o mundana, anoteu-la. El vostre calendari hauria d'estar ple de petits comentaris com ara "Truca a Stefan", "Consulteu els marges de benefici" o "Envieu un correu electrònic al xef".
- Assegureu-vos de tenir sempre un quadern amb vosaltres i anoteu les tasques a mesura que passen. Creieu que recordareu d’escriure-les més endavant, però és probable que ho oblideu.
Utilitzeu una agenda. La simple incorporació d’un calendari o planificador a la vostra col·lecció d’eines d’organització us ajudarà a organitzar el vostre temps de manera eficient. Anoteu cada nou termini, assignació o reunió que s’afegeixi al vostre horari. Preneu-vos un moment cada matí per revisar l’agenda del dia per saber el que teniu al davant.
Eviteu les dobles obligacions. Organitzeu el vostre horari evitant preguntar-vos massa i no assumir massa projectes o esdeveniments alhora. Consulteu el calendari abans d’acceptar res per assegurar-vos que teniu temps. D’aquesta manera, el vostre temps s’organitzarà sense perdre la pista del vostre horari habitual.
Eviteu les distraccions. Gestioneu el vostre temps de manera productiva eliminant elements que us podrien distreure o que us fessin desviar i quedar-vos enrere en el vostre horari. Mantingueu la televisió i els jocs allunyats d’on estudieu o feu els tràmits per centrar-vos en les tasques que cal fer primer i guardar les coses divertides per després.
Organitzeu les vostres tasques segons la importància. Gestioneu el vostre temps amb prudència fent primer les tasques més importants o limitades en el temps. Marqueu-los a la vostra planificació amb un marcador de color especial o un adhesiu petit. Planifiqueu primer les tasques de màxima prioritat i doneu-vos prou temps per completar-les i, a continuació, treballeu en coses menys sensibles al temps al voltant de les tasques més importants identificades.
- Estigueu disposats a canviar les vostres prioritats de tant en tant. Les coses poden entrar a l’últim moment i requereixen la vostra atenció immediata. Haureu d’aturar el que feu de tant en tant i centrar la vostra energia i temps en aquestes tasques inesperades. Assegureu-vos que no passi massa sovint.
- Si us trobeu reordenant constantment les vostres prioritats durant tot el dia, aleshores alguna cosa no funciona. Tot i que es poden esperar canvis menors a la vostra programació, és probable que els ajustos continus facin que no tingueu les vostres prioritats en ordre.
Sigues realista. Dediqueu-vos un temps realista per completar cada tasca. Si creieu que alguna cosa trigarà mitja hora a hora, doneu-vos una hora completa. Sigues realista sobre el temps que triga alguna cosa a evitar que s’aclaparin o es retardin.
- Sempre és més segur estar segur i donar-se més temps del que necessita. Si acabeu la tasca abans, podreu afrontar la següent tasca, que al final no ha d’afectar la vostra productivitat.
Planifiqueu les vostres necessitats bàsiques. No oblideu programar temps per a coses quotidianes com menjar i dutxar-vos. Pot semblar obvi, però és important reservar temps per a aquestes coses, a més de la resta de tasques programades, per assegurar-vos que no les salteu i que aquestes coses no us endarrereixen.
Utilitzeu un sistema de recordatori. Utilitzeu recordatoris senzills a més del vostre planificador diari per ajudar-vos a recordar tasques o terminis importants. Utilitzeu alertes post-it o de veu o de text al vostre telèfon mòbil per recordar-vos les coses que heu de fer en aquell moment o si teniu alguna cosa previst. Aquest sistema de còpia de seguretat us ajudarà a no oblidar-vos de les coses.
- Eviteu la dependència d'altres persones per pensar alguna cosa. Probablement siguin tan oblidades com tu.
- Si alguna cosa és extremadament important, configureu diversos recordatoris. Pot faltar una alarma post-it o telefònica, però no diverses.
Demanar ajuda. Demaneu ajuda a una altra persona i delegueu tasques més petites si cal. El vostre horari general serà beneficiós si podeu empassar-vos l’orgull i demanar a algú que us ajudi amb algunes petites tasques a la casa o cuineu el sopar durant una nit molt ocupada.
- Assegureu-vos de delegar responsabilitats a persones qualificades. No n’hi ha prou amb demanar a algú una tasca en concret. Voleu que facin bé aquesta feina.
- No prengueu l’hàbit de deixar la feina amb altres persones. No reflecteix les habilitats de gestió del temps. Més aviat, es presenta com si només fos mandrós i desmotivat.
Avalueu la vostra productivitat. De tant en tant, cal mirar el vostre treball des de la distància i analitzar el que heu aconseguit, el vostre rendiment i el temps que heu trigat. Conèixer aquests aspectes del vostre treball i de la vostra vida us pot ajudar a fer canvis en l’horari i en el patró dia a dia de la vostra manera de treballar, produint resultats sorprenentment efectius.
Recompensa’t. Treballar massa o massa temps pot provocar esgotament, cosa que dificulta la concentració fins i tot en les tasques més senzilles. Preneu-vos uns moments per celebrar el que heu aconseguit i premiar-vos amb alguna cosa que realment us agradi.
- Assegureu-vos que el temps de descans es dediqui al gaudi. Apagueu el telèfon de la feina i no respongueu als correus electrònics. Si barregeu la feina amb el vostre temps d’oci, no us recompensareu i no podreu evitar un esgotament.
- Si treballeu de dilluns a divendres, mantingueu el cap de setmana lliure. Si heu estat treballant en un projecte durant tres mesos, preneu-vos unes vacances curtes quan hàgiu acabat.