Redacta una proposta de gestió

Content

Per trepitjar
Primera part de 2: Redacció de la vostra proposta
Part 2 de 2: enviar la vostra proposta

Preparar una proposta de gestió és útil si veieu oportunitats per millorar els processos, augmentar la facturació o obtenir estalvis. També podeu escriure una proposta si veieu alguna cosa que s’hauria de canviar o que es pugui canviar als vostres ulls. Si voleu preparar una proposta per a la direcció de la vostra empresa, preneu-vos el temps per recollir la informació necessària. Comenteu la proposta amb els companys per veure si hi estan d’acord. Aproximació adequada a la gestió.

Per trepitjar

Primera part de 2: Redacció de la vostra proposta

Identifiqueu el problema. Tant si voleu fer una proposta sobre la racionalització dels processos com sobre la reducció de costos, heu de tenir una idea clara de quin és el problema. Sovint en teniu una idea, però si voleu fer un punt i resoldre alguna cosa, assegureu-vos que pugueu descriure el problema de manera concisa.
Feu la vostra recerca. Abans de començar a escriure la vostra proposta, és important que comproveu tots els fets. Parleu amb els grups d'interès. Podrien ser col·legues, supervisors o clients. Llegiu sobre empreses comparables i què poden fer de manera diferent.
- Per exemple, si creieu que la vostra empresa hauria de canviar de càtering, parleu amb els empleats de la cuina que treballen per al càtering actual. Què en pensen? Potser han treballat amb altres càterings d’altres llocs? Quines diferències veuen? Què opinen els vostres companys del càtering? Si no esteu satisfet amb el menjar, podria ser el vostre gust personal en lloc de la qualitat inferior.
Escriviu una descripció del problema. Per presentar la vostra proposta, descriviu quina és la situació actual. Indiqueu tots els fets rellevants. Per exemple, qui participa, dates i ubicacions. No feu encara un judici de valor en aquesta secció; limiteu-vos a un esbós objectiu de la situació actual.
- A l'exemple del càtering podeu escriure per exemple: "L'empresa X treballa amb el càtering Y des de fa set anys. Durant aquest període, el nombre de menjars entre els quals es pot triar ha disminuït de cinc a dos. El nombre de plats vegetarians ha disminuït i alguns dies no s’ofereixen plats vegetarians ”.
Expliqueu quina és la vostra solució. Després d’identificar el problema, descriviu la solució que proposeu. Si la vostra proposta consta de diversos elements, comenceu per l'element més important de la vostra proposta. Demostreu que els vostres resultats es basen en investigacions.
- Per exemple, podeu escriure: "Aconsello a l'empresa X que canviï a un servei de càtering diferent. L’empresa X té diverses opcions aquí. Caterer W i Caterer Z ofereixen més opcions en els àpats i tenen un nivell de cost comparable al proveïdor actual. A més, Cateraar Z pot satisfer millor les necessitats dels nostres empleats, ja que tenen una àmplia gamma de plats vegetarians, vegans i sense gluten. Tot i que Cateraar W ofereix plats menys vegans, també serien una bona opció. La investigació a principis d’aquest any demostra que el 40% dels nostres empleats són vegetarians, el 10% són vegans i el 2% dels nostres empleats segueixen una dieta sense gluten ".
Fer un pla. Descriviu cada pas que cal fer per implementar la proposta. Indiqueu per a cada pas quins costos s’associen a aquest pas i quin és el termini de lliurament. Sigueu transparents en què els costos són certs i que depenen de determinats factors. Si ho desitgeu, podeu numerar els passos. A continuació, proporcioneu informació més detallada. No sobreestimeu els rendiments de la vostra proposta. Indiqueu el més objectivament possible quins són els rendiments esperats.
- ”Per canviar de proveïdor, és necessari: 1. Cancel·lar el contracte actual amb el proveïdor Y; 2. Convideu Caterer W i Caterer Z a una sessió de prova; 3. Escolliu un dels dos càterings; 4. Feu un contracte amb el càtering seleccionat. S'espera que els costos del nou contracte siguin comparables als costos del contracte actual amb Caterer Y. Si ens complim amb el termini de preavís acordat en el contracte actual amb Caterer Y, no hi haurà costos associats a la cancel·lació. El canvi a un servei de càtering diferent pot ser, doncs, neutral en costos, amb possibles efectes positius en la satisfacció dels empleats perquè s’incrementa l’oferta al menjador ”.
Indiqueu quines objeccions hi podria haver. Demostreu que us adoneu que hi ha possibles objeccions a la proposta. Per exemple, cal esperar resistència dels empleats? Potser alguns companys són grans fans de l'actual càtering. Indiqueu què es pot fer per eliminar qualsevol objecció i minimitzar els riscos.
Indiqueu què és necessari per implementar la proposta. Si la vostra proposta significa que cal comprar articles o haver de desplegar empleats addicionals per a la implementació, indiqueu-ho. Indiqueu també quin temps de treball es requereix. Podeu fer-ho en forma de llista de comprovació. Per exemple:
- "Obligatori: grup de treball que avalui els diferents proveïdors (4 empleats de diferents parts de l'organització), 2 hores per a la sessió de prova, 3 hores per preparar l'informe d'avaluació."
Acabeu amb els principals avantatges. Qualsevol canvi que proposeu, repetiu-lo al final. Resumeix els tres punts més importants i conclou amb una frase resum. Penseu en això com en el resum executiu. Per exemple:
- Com mostra aquesta proposta, Caterer Y ha reduït la gamma de plats en els darrers 7 anys. Caterer W i Caterer Z ofereixen una gamma més gran al mateix cost. Recomano organitzar una sessió de prova amb aquests dos proveïdors amb l'objectiu de seleccionar un proveïdor nou per a la nostra empresa. S'espera que això augmenti la satisfacció i la retenció dels empleats ".
- Identificar beneficis financers i quantitatius. Per exemple, la vostra innovació suposa un estalvi de costos? Després indica-ho.
- Identificar beneficis qualitatius. De vegades, els avantatges d’una proposta no es poden indicar amb xifres dures. Per exemple, si la vostra proposta augmenta la satisfacció dels empleats, indiqueu-ho. Els beneficis qualitatius poden ser tan valuosos com els quantitatius.

Part 2 de 2: enviar la vostra proposta

Feu llegir la proposta a un company. Demaneu a un company que us doni comentaris sobre la vostra proposta. Potser el vostre company està totalment d'acord amb la vostra proposta. Si el vostre company no està totalment d'acord amb la vostra proposta, penseu en les seves objeccions. Si creieu que les objeccions estan justificades, ajusteu la vostra proposta. Si creieu que les objeccions estan justificades per si mateixes, però no condueixen a una conclusió diferent, indiqueu les objeccions a la secció en què expliqueu les possibles objeccions a la proposta.
Raspa. Un cop la vostra proposta estigui llesta i algú altre l’hagi revisat, torneu-la a revisar a fons. Totes les frases funcionen bé, no hi ha errors ortogràfics, és prou concisa? No voleu que la vostra proposta sigui massa llarga, perquè és possible que la direcció no la llegeixi. Un màxim de dues pàgines té una bona extensió.
Envieu la proposta a la direcció. Un cop finalitzada la proposta, determineu a qui la voleu enviar. En algunes organitzacions és clar qui té la seva opinió sobre un tema concret. Això és menys clar en altres organitzacions. Pregunta a qui contactar. Sovint els secretaris en són ben conscients.
- Un cop trobeu la persona adequada, intenteu programar una reunió física per discutir la proposta. D’aquesta manera obtindreu més atenció a la proposta que quan l’envieu en paper o per correu electrònic.