Autora:
Laura McKinney
Data De La Creació:
2 Abril 2021
Data D’Actualització:
1 Juliol 2024
Content
Teniu problemes amb un banc, una companyia d'assegurances, una agència estatal, un empresari o una escola? Necessiteu enviar-los una carta per convèncer-los de fer alguna cosa o persuadir-los perquè us ajudin a resoldre un problema, però no esteu segur d'on començar a fer-ho? El següent article guiarà com escriure una carta persuasiva eficaç.
Passos
Primera part de 4: Prepareu-vos
Fes idees. Abans de començar a escriure una carta, penseu què voleu transmetre a través de la carta, per què escriviu aquesta carta, així com les objeccions que el destinatari pot oferir després de vosaltres. llegir la carta. Primer tenir una idea en ment us ajudarà a definir amb claredat el contingut principal de la carta i a entendre el tema al qual s’enfronta la carta.
- Obrir la lletra amb un patró de frases: vull convèncer el "lector" del "propòsit". Substituïu la frase "lector" per la persona a qui envieu la carta i el "propòsit" per allò que intenteu convèncer.
- Després de completar el pas anterior, pregunteu-vos: per què? Subratlleu els motius pels quals voleu que el lector estigui d'acord amb els vostres desitjos.
- Un cop hàgiu detallat els motius, organitzeu-los per importància. Poseu tots els motius importants en una columna i els motius que són menys importants que en una altra columna. Aquest pas ajuda a resumir la informació per ressaltar informació important i rellevant.
Coneix el teu propòsit. Assegureu-vos de saber exactament quins són els vostres objectius. Quines coses heu de dur a terme i què voleu que facin els lectors.- Al mateix temps, penseu per vosaltres mateixos sobre les solucions als problemes que esteu pensant.
Comprendre la lletra objectiu. Analitzar i comprendre el tema us ajudarà a configurar la composició de la vostra carta. Si és possible, determineu si és probable que els vostres lectors estiguin d'acord o en desacord amb vosaltres o si estiguin en el costat neutral. Aquest pas us ajudarà a esbrinar on voleu posar més de la vostra ment.- Intenteu identificar la veritable identitat de la persona a qui envieu la carta. Qui són i què us fa creure que us han d’ajudar realment? La vostra carta només serà ignorada o es tractarà? El destinatari està en una posició alta o té la funció de resoldre aquest problema? En funció de la posició del destinatari, hi haurà una redacció diferent.
- Intenteu esbrinar quines són les opinions i les maneres de pensar del lector sobre el tema que es tracta. Podrien sorgir opinions contradictòries entre vosaltres i els vostres lectors? Com podeu presentar aquestes opinions de manera formal?
- Esbrineu quins interessos pot tenir el vostre lector amb el vostre tema. Tenen la capacitat de tractar? Estan directament influïts per aquest tema? Quant de temps necessiten dedicar-se a revisar-los?
- Penseu en els tipus d’evidències que hauríeu de presentar al vostre assaig per persuadir el lector.
Investigueu el tema. Un llenguatge altament convincent hauria d’incloure proves factuals i informació relacionada. Assegureu-vos de veure des d’una altra perspectiva. No només estudieu el problema des del vostre punt de vista, sinó que mencioneu les opinions contràries i els seus fets.- Utilitzeu fets fets, arguments lògics, estadístiques i proves rellevants per donar suport a la vostra reclamació.
- En lloc d’insistir només que la posició del bàndol contrari és incorrecta, expliqueu per què la vostra posició és correcta i mereix ser considerada.
Part 2 de 4: formatar una lletra
Utilitzeu el format de blocs. Les cartes comercials tenen un format únic. Quan llegiu una carta escrita amb el format correcte, el lector no es distraurà d’una manera o altra. Per contra, si no ho feu correctament, la carta deixarà una mala impressió vostra als ulls del lector i pot deixar de banda la vostra carta.
- Comenceu utilitzant salts de línia i paràgrafs separats.
- Alineeu cada paràgraf. En altres paraules, no sagneu el paràgraf com ho faríeu quan escriviu prosa o assaig.
- Una línia entre paràgrafs.
- Utilitzeu un tipus de lletra estàndard, normalment Times New Roman o Arial amb una mida de lletra de 12.
L'adreça es col·loca per separat al començament de la carta. Comenceu escrivint la vostra adreça a l'extrem superior esquerre de la carta. No incloeu el vostre nom, sinó només l'adreça del carrer, la ciutat, la província (utilitzeu "estat" per a països amb estats com els EUA ...) i el codi d'àrea. També podeu introduir el vostre número de telèfon i el vostre correu electrònic a les línies diferents següents. Si viviu al Regne Unit, l’adreça hauria d’estar al costat dret. Després, a una línia.
- Introduïu la data. Els mesos s’escriuen en forma de carta seguits de data i any respectivament. Nota: aquest mètode s’utilitza als països de parla anglesa. A Vietnam, mitjançant l'ordre "Dia ... mes ... any ..."). Una línia.
- 4 de juny de 2013
- Escriviu el nom i l'adreça del destinatari. Intenteu especificar la identitat del destinatari. Una línia.
Obriu la carta amb una salutació. "Benvolgut" amb el nom del destinatari és una forma familiar d'introducció acceptada. Assegureu-vos que el nom del destinatari s’escrigui correctament perquè el nom de la felicitació coincideixi amb el nom del destinatari a la capçalera del missatge.
- Utilitzeu títols com Mr. (Mr.), Ms (Ms), Professor (Dr.) juntament amb el nom del destinatari quan feu referència al cognom. Si no esteu segur de quin nom podeu trucar a una dona, utilitzeu "Sra. (Sra.)"
- Utilitzeu sempre dos punts després d’un títol.
- Deixeu una línia entre la salutació i el primer paràgraf
- Benvolgut professor Brown:
Tanqueu la carta amb una conclusió. Abans d’escriure la frase final, penseu en el to de la carta. "Gràcies" és un dels tipus bàsics de frases finals, mentre que frases com "Salutacions cordials" són més amigables. Penseu si la vostra carta coincideix amb un final respectuós o amable. Independentment del tipus de conclusió que trieu, heu de seguir la regla segons la qual la primera paraula s’ha de posar en majúscula i la següent paraula en minúscula. Després de l'oració final hi ha una coma.- Trieu "Salutacions cordials (Respectuosament vostre)" per al format de correu electrònic formal. "Sincerament", "Salutacions cordials", "Gràcies" ("Gràcies") o "De debò", són formularis finals. estàndard per al correu electrònic empresarial. "Millor respecte" ("Millor"), "Millor respecte" o "Que tingueu un bon dia" són expressions íntimes. i una sensació menys distant.
- Deixeu espai a quatre línies per a la vostra signatura abans d’escriure el vostre nom.
- Gràcies,
Part 3 de 4: Escriure cartes
Breu i concís. Les lletres persuasives han de ser curtes i educades. Els empresaris poques vegades llegeixen una carta de més d’una pàgina o una carta amb un to molest. No passegeu, esteneu-vos. Intenteu utilitzar frases clares i coherents. Eviteu fora del tema i proporcioneu informació innecessària, obsoleta o excessiva.- Eviteu utilitzar frases massa detallades. Cal utilitzar frases explicatives molt convincents. Les frases han de ser curtes, fàcils d’entendre i de llegir.
- No escriviu paràgrafs massa llargs. No inclogueu massa informació a cada paràgraf, ja que farà que el lector se senti deprimit en llegir la carta, no deixeu de parlar del tema ni intenteu que el tema sigui més confús. Seguiu la informació estretament relacionada a cada paràgraf i passeu-ne a un altre a mesura que comenceu a desenvolupar una idea nova.
Digueu la idea principal a les dues primeres frases. Comenceu amb una frase inicial lleugera i directa. Indiqueu els vostres desitjos (és a dir, la idea principal) a les dues primeres frases.- El primer paràgraf ha de constar només de dues a quatre frases.
El segon paràgraf ha d’emfatitzar l’objectiu de la carta. En aquest paràgraf, descriviu els vostres pensaments, requisits o objectius. En lloc d’explicar motius, informació o contingut específics, expliqueu completament la vostra posició, els vostres punts, interessos o sol·licituds i expliqueu la importància del problema. la vostra influència que us obliga a actuar.
- Recordeu organitzar el contingut d’una manera raonable i educada amb frases realistes. Eviteu l’ús d’un llenguatge excessivament emocional, no utilitzeu paraules coercitives, no utilitzeu frases descorteses amb els lectors (aquí els lectors poden ser persones o organitzacions), així com no mostra rudesa amb el partit contrari.
Feu punts de suport als paràgrafs següents. Els següents paràgrafs justificaran el vostre punt proporcionant informació acompanyant i detalls addicionals. Assegureu-vos de proporcionar detalls lògics, fets, raonables, pràctics i legals. No només oferiu opinions que siguin emocionals, creences o simplement desitjos personals. No facis que el lector llegeixi una història llarga; els punts s’han de fer de manera ràpida i precisa. Aquí teniu algunes petites tàctiques per ajudar-vos a aconseguir-ho:
- Citant estadístiques i esdeveniments reals per atraure els lectors. Assegureu-vos que les estadístiques i els fets presentats provenen de fonts legítimes i fiables i que les estadístiques i els fets els apliqueu honestament en el seu context original. .
- Citeu els experts en investigació per demostrar que tenen una visió similar vostra sobre aquest tema i s’oposen a les opinions de la part contrària. Aquests experts han de tenir una posició de confiança en el camp que estan investigant i ser capaços de fer un assumpte sobre el tema en qüestió.
- Indiqueu els motius pels quals s'ha d'aprovar la vostra sol·licitud. El mètode de convèncer explicant a algú per què creieu que s’ha de fer alguna cosa perquè puguin canviar d’opinió de manera més efectiva que només demanar-li que faci alguna cosa. . Expliqueu la situació actual i per què cal canviar-la.
- Proporcioneu les vostres dades, especificacions i comprensió del problema que parla del requisit. Esmenta els esforços passats per resoldre problemes o la manca d’acció.
- Les proves relacionades amb el tema en qüestió haurien d’anar acompanyades d’un exemple. Presentar proves que faran veure al lector la importància del problema.
- Recordeu limitar el que heu d’esmentar al paràgraf. Feu que sigui senzill exposar el vostre cas i la vostra situació. No massa profund en els detalls, però cal donar prou contingut clau. Trieu només les estadístiques, els experts i els testimonis més rellevants.
Desmentir l'opinió del bàndol contrari. La clau per poder persuadir eficaçment algú és desafiar les opinions contràries. Si voleu predir arguments o preguntes desagradables dels lectors, podeu esmentar-los a la carta. Busqueu punts en comú amb el bàndol contrari o creeu opinions convincents per donar suport a la vostra opinió.
- Assegureu-vos de reconèixer obertament la diferència entre el vostre punt de vista i l’altre costat. Intentar ocultar-los només debilitarà el vostre argument. En lloc d’això, emfatitzeu els valors, les experiències i els problemes que teniu en comú amb el bàndol contrari.
- Eviteu utilitzar un llenguatge de judici. Posar massa emoció en paraules redueix la justícia dels vostres arguments. Una carta amb massa negativitat i criteri pot dificultar el consentiment dels vostres lectors a les vostres opinions.
Tanqueu la carta repetint la vostra sol·licitud. Repetiu la vostra sol·licitud o opinió al final del missatge. En aquest paràgraf, podeu suggerir una solució o prendre mesures per resoldre el problema. Esmenta a la carta que seguiràs aquesta carta per telèfon, correu electrònic o autocontrol.
- Acabar amb una frase ben establerta ajudarà a convèncer el lector perquè s’inclini cap a tu o, si més no, l’ajudarà a veure el problema més clarament des del teu punt de vista.
- Porteu les vostres pròpies solucions o mètodes. Accepteu el compromís o ambdues parts fan un pas enrere. Mostreu al lector què heu fet i què esteu preparant per abordar la situació.
Part 4 de 4: passos finals
Comproveu si hi ha errors. Els errors ortogràfics i les males estructures gramaticals són el primer que dóna als lectors una mala impressió de vosaltres. Només quan l'article no té errors, el lector pot centrar-se en el contingut i la idea que vol transmetre l'article. Torneu a llegir la carta diverses vegades abans de prémer el botó d'enviament. Llegiu la carta en veu alta per saber si surt bé.
- En cas de necessitat, demaneu a algú que comprovi els errors ortogràfics de la vostra carta (o podeu fer servir el programari de correcció ortogràfica).
Firma amb la teva signatura real. Firmeu la carta directament si l’envieu en lloc de fer-ho per correu electrònic. Això ajuda a personalitzar la carta i a verificar que la carta l’hagi escrit.
Copieu altres persones importants. Si altres persones de l’empresa o d’una altra organització necessiten llegir la vostra carta, envieu-ne una còpia. Això significa imprimir el nombre equivalent de persones a enviar, signar realment les còpies i enviar-les.
Els remitents haurien de conservar-ne una còpia. Guardeu sempre una nota del vostre registre amb informació sobre quan es va enviar i la informació del destinatari. Anoteu el que heu de fer a continuació per resoldre el problema fins que no es resolgui. publicitat
Consells
- Ha d’escriure en forma formal. El destinatari de la carta no confiarà en vosaltres si utilitzeu un llenguatge de conversa informal o informal.L’ús del llenguatge formal també ajuda a fer que la lletra sigui més educada que l’ús d’argot sense sentit.
- Utilitzeu un llenguatge suau. La gent tendeix a ajudar els que són amables amb ells.
- No fora del tema. Tingueu cura de no afegir informació addicional que sigui irrellevant per al tema del qual parleu. En lloc d’això, seguiu el contingut rellevant i no compliqueu les coses. Utilitzeu fets reals per destacar-los.
- Utilitzeu només vinyetes al paràgraf central si cal mostrar clarament alguns dels passos, accions o suggeriments.
- Utilitzeu l’anglès estàndard per escriure cartes (per als països de parla anglesa). No es tracta d’un text ni de xarxes socials; Es tracta d’una carta formal. Les abreviatures, l'argot i els emojis poden transmetre el vostre missatge.
- Ajusteu els punts d’enfocament segons les percepcions de les empreses o agents. Una organització sense ànim de lucre i una gran corporació poden pensar de manera diferent.
- No tracteu els lectors com si us deuen alguna cosa i us demanin alguna cosa. En lloc d’això, convenceu-los amb un llenguatge amable i professional.
