Content

• Per trepitjar
• Primera part de 2: Redacció d’una agenda
• Crea una agenda des de zero
• Utilització d’una plantilla de calendari
• Part 2 de 2: pràctiques recomanades per utilitzar un calendari
• Consells

Una reunió ordenada requereix una agenda ben escrita. No deixeu que la vostra reunió esdevingui tan tediosa i eficient com semblen moltes reunions. En adherir-vos a una agenda detallada però flexible, podeu mantenir la reunió racionalitzada i centrada de manera que pugueu assolir tots els objectius de la reunió en el menor temps possible. Tant si voleu escriure el vostre propi calendari, utilitzar una plantilla o aprofitar al màxim un calendari que ja teniu, consulteu el pas 1 següent per començar.

Per trepitjar

Primera part de 2: Redacció d’una agenda

Crea una agenda des de zero

1. Comenceu donant títol al vostre calendari. Des de la literatura més fina fins al full de càlcul més sec, gairebé tots els documents importants necessiten un títol i les agendes de reunions no són una excepció. El títol hauria de dir al lector dues coses: en primer lloc, que està llegint una agenda i, en segon lloc, sobre el tema de què tracta la reunió. Quan t’hagis decidit, posa el títol a la part superior del document en blanc. El títol no ha de ser florit ni complicat: en un context empresarial, els títols directes i senzills solen ser els millors.
   • Resistiu l’afany d’utilitzar tipus de lletra separats o grans per al vostre títol. En la majoria dels casos, voldreu utilitzar un tipus de lletra senzill i digne com Times New Roman o Calibri i fer que el títol tingui la mateixa mida que la resta de lletres del document (o simplement una mica més gran). Recordeu que el propòsit del vostre títol és informar els lectors sobre allò que miren, no necessàriament per entretenir-los o distreure'ls.
2. Afegeix "OMS?’, ’cert?"i"Quan?"dades a la capçalera. Després del títol, les agendes de reunions solen tenir una capçalera que pot variar detalladament en funció del grau de formalitat del vostre lloc de treball. Aquesta capçalera sol estar sobre una línia per sota del títol. Normalment, a la capçalera, enumereu breument informació factual sobre la reunió que no té res a veure amb el tema que es tracta. Això és perquè les persones que no hi siguin presents sabran quan i on va tenir lloc i qui hi va ser. A continuació es mostren algunes coses que podeu afegir; independentment de les dades que trieu, assegureu-vos d’identificar clarament cada informació (fent que el text de l’etiqueta en negreta funcioni bé aquí):
   • Data i hora. Aquests es poden agrupar junts o en seccions pròpies.
   • Ubicació. Si la vostra empresa té diverses ubicacions, podeu escriure l'adreça, però si només hi ha una ubicació, podeu anomenar la sala on us reuniu (per exemple, sala de reunions núm. 3).
   • Assistents. Els títols de feina solen ser opcionals però no obligatoris.
   • Assistència de persones especials. Aquests poden ser convidats especials, ponents o líders de conferències.
3. Escriviu una declaració breu amb objectius. Les reunions que no tenen un propòsit clarament definit corren el risc de perdre un temps valuós a mesura que els assistents decideixen de què parlar. Omet una línia després de la capçalera i fes servir text en negreta o subratllat per designar la secció d'objectius amb un títol com a "Objectiu" o "Objectiu" seguit de dos punts o una línia nova. A continuació, descriviu, en poques frases concises i agudes, els punts a tractar per a la reunió. Feu que el vostre objectiu sigui escriure aquí entre 1 i 4 frases.
   • Per exemple, si volem escriure una declaració d'objectius per a una reunió pressupostària, podem utilitzar-los: "Objectiu: Enumereu els objectius pressupostaris clau per a l’exercici 2014-2015 i discutiu les mesures d’estalvi de costos a llarg termini. A més, el director d’R + D, Marcus Feldman, presentarà els resultats d’una enquesta de competència recent ".
   • Si alguna vegada heu escrit en un context científic, penseu en la declaració d’objectius com el resum de la reunió. Bàsicament esteu dient, a grans trets, què cal discutir a la reunió, sense entrar en detalls.
4. Escriviu un calendari per als punts principals de la reunió. Els horaris ajuden a combatre la tendència de les reunions de negocis a durar massa temps. Saltar una fila després de la declaració d'objectius, donar un títol en negreta o subratllat a la seva programació i començar a crear temps (per coincidir amb els punts de discussió clau) a la seva programació. Per facilitar la lectura, doneu a cada període de temps la vostra pròpia línia.
   • Indiqueu cada període de temps amb tampoc l'hora prevista d'inici i finalització, o bé la quantitat de temps que voleu que passi cada part. Trieu un sistema o l’altre i sigueu coherents: barrejar les coses sembla poc professional.
   • Dit d’una altra manera, voleu marcar cada període de temps amb l’hora d’inici i de finalització d’aquest tema de conversa o simplement escriure quant de temps voleu que duri. Per exemple, una línia d'exemple podria ser "14:00 - 14:05: Presentacions i presentació " o bé ’5 min: Introduccions i presència. ”No obstant això, heu d'evitar canviar entre els dos sistemes.
5. Dediqueu temps a l’horari per a convidats especials. Si els convidats venen a la reunió per debatre sobre temes importants, voldreu reservar un temps a la reunió per a aquestes persones. Doneu a cada convidat la seva pròpia franja horària, fins i tot si tenen més d’un tema de conversa. D’aquesta manera, tothom pot organitzar els seus propis temes com vulgui.
   • Per evitar problemes de programació vergonyosos, poseu-vos en contacte amb els clients amb antelació per saber quant de temps necessitaran cadascun d’ells en el tema de conversa.
6. Deixeu temps addicional al final de la reunió per a qualsevol altre negoci. Durant aquest temps, la gent pot demanar explicacions sobre temes de conversa confusos, expressar les seves pròpies opinions, suggerir temes per a futures reunions i fer altres comentaris. Podeu fer explícita aquesta enquesta incloent-la com a darrer tema de la vostra programació o podeu publicar-la vosaltres mateixos després de l’últim punt de la reunió.
   • Si arribeu al final de la reunió i ningú no té cap pregunta o comentari addicional, sempre podeu acabar la reunió abans d’hora. Molts dels vostres assistents probablement us ho agrairan.
7. També podeu proporcionar una visió general dels temes de conversa. Normalment, l’agenda és la part més important de l’agenda de la reunió: la part que la gent busca per guiar la discussió. No obstant això, tot i que no és essencial dedicar-vos a aquest esforç addicional, proporcionar una visió general addicional dels punts clau pot ser molt útil per als assistents distrets. Un esquema recorda als assistents l’ordenació de les idees presentades a la reunió i ajuda aquells que tenen dificultats per mantenir-se al dia amb cada tema esmentat. A continuació es mostra un exemple del tipus de resum que probablement voleu utilitzar:

   • I. Partides pressupostàries d’alta prioritat

     • A. Pressupost de viatge dels empleats

       B. Tarifes dels distribuïdors

       • jo. Voleu negociar un acord millor?

       C. Costos de pressió

     II. Mesures per millorar la facturació

     • A. Acords de serveis alternatius

       • jo. Presentar opcions als clients

         ii. Obteniu comentaris

       B. Reinversió en tecnologia mòbil

     ...etcètera.

8. Comproveu si hi ha errors al calendari abans de repartir-los. Com que alguns assistents poden confiar en gran mesura en l’agenda de la reunió, és molt bona idea comprovar si hi ha errors abans de repartir-la. Fer això no és només un favor per als assistents, sinó que també reflecteix positivament la vostra atenció als detalls i el valor que teniu per la vostra posició.
   • A més, comprovar que no hi hagi errors al vostre diari us pot ajudar temps i et salvarà cara Passar temps explicant una agenda plena d’errors pot confondre la reunió i ser vergonyós per a vostè, sobretot quan hi ha persones importants.

Utilització d’una plantilla de calendari

1. Utilitzeu una plantilla inclosa amb el processador de textos. Molts programes de processament de textos, com ara Microsoft Office, Pages per a Mac, etc., tenen plantilles estàndard per a tot tipus de documents personals i professionals, incloses les agendes de reunions. Amb aquestes plantilles podeu crear un document d’aspecte professional de manera sorprenent de manera ràpida i senzilla. Normalment, aquest tipus de plantilles s’organitzen en seccions lògiques amb un disseny estèticament agradable; només cal que escriviu les dades rellevants als espais corresponents i ja hi podreu anar.
   • Tot i que cada processador de text és lleugerament diferent, la majoria amb l'opció de plantilla us permetrà anar a les plantilles des de la barra de menú a la part superior de la finestra del programa.
   • Si el processador de textos pot utilitzar plantilles, però no té plantilles d’agenda de reunions adequades, podeu descarregar-ne una des del lloc web del fabricant del programa. Les plantilles per a Microsoft Word, per exemple, estan disponibles a office.microsoft.com, mentre que les plantilles per a Pages per a Mac es poden trobar a la botiga d'aplicacions d'Apple.
2. També podeu descarregar una plantilla des d’una font externa. Si el vostre processador de textos no inclou plantilles de calendari per defecte i no les podeu obtenir al lloc oficial, no us preocupeu: hi ha moltes plantilles gratuïtes disponibles en línia. Una simple cerca al motor de cerca preferit de, per exemple, "plantilla d'agenda de reunions" us proporcionarà desenes de resultats rellevants. Tanmateix, com que no tots aquests resultats provenen de fonts oficials i fiables, és important fer una distinció a l’hora de triar quines plantilles utilitzar. A continuació es mostren alguns llocs externs que és possible que vulgueu visitar:
   • Desa les plantilles de Word: aquest lloc professional ofereix moltes plantilles de qualitat per a Microsoft Word.
   • Plantilles de Word en línia: un altre recurs excel·lent per a les plantilles de Word. Tanmateix, aquesta pàgina només ofereix algunes opcions.
   • iWorkCommunity: una bona plantilla de calendari per a Pages. Tanmateix, aquesta plantilla és per a versions anteriors de Pages (abans del 2009).
   • L'App Store també té un munt de plantilles per a Pages. Malauradament, no tots estan disponibles de forma gratuïta.
3. Empleneu els camps de la plantilla. Un cop hàgiu trobat una plantilla adequada al processador de textos o n’heu descarregat una que us agradi, només cal que empleneu la plantilla amb la informació necessària. La majoria de les plantilles tindran àrees ben marcades per escriure noms, hores, temes de conversa, títols de seccions, etc. Empleneu tots els camps rellevants per completar l'agenda i comproveu si hi ha cap error després. Tan útils com poden ser les plantilles de calendari, no us protegeixen d'errors ortogràfics, gramaticals i de fet.
   • No deixeu cap camp buit. Res no sembla més aficionat que, per exemple, una línia d’un horari que només digui "Escriu aquí". Si per algun motiu hi ha parts de la plantilla que no voleu emplenar, suprimiu-les en lloc de deixar-les buides.
4. Feu canvis menors per adaptar el calendari a les vostres necessitats. Les plantilles d’agenda de reunions poden ser molt útils, però no hi ha cap raó per la qual us heu d’adherir exactament a l’estil i el disseny del calendari per defecte. No dubteu a fer canvis en el contingut i l’estil de la plantilla que considereu convenient per assegurar-vos que el vostre calendari compleixi els estàndards que la vostra empresa ha establert per a vosaltres i que heu establert per a la reunió.
   • Per exemple, si creieu que una plantilla en concret té un aspecte molt bo, però la seva capçalera és tan llarga que distreu, no dubteu a suprimir les seccions innecessàries de la capçalera que considereu oportunes, sempre que ho feu de manera que el disseny del document no està malmès o l’agenda sembla lletja.

Part 2 de 2: pràctiques recomanades per utilitzar un calendari

1. Primer seleccioneu els temes més importants. A l’hora de programar reunions, normalment és una bona política posar el tema més important al capdavant de la programació. Amb això s’aconsegueixen dues coses. En primer lloc, permet que tothom pugui debatre sobre aquests importants temes quan estigui al límit i encara no estigui cansat al començament de la reunió. En segon lloc, en cas que la reunió finalitzi abans d’hora o que certs assistents hagin de marxar abans de finalitzar, s’assegura que els temes importants ja s’han debatut.
   • Les reunions no sempre van segons el previst. Si s'acaben els temes petits i poc importants al final d'una reunió, és possible que els resolgueu vosaltres mateixos o que programeu una altra reunió més endavant. Tanmateix, si no podeu tractar els principals temes de conversa, la reunió no va aconseguir una part de l'objectiu, cosa que pot resultar frustrant i vergonyós per a vosaltres. Posar els temes més importants a la part superior de la vostra programació impedeix sobretot aquest problema.
2. Seguiu el calendari del calendari, però sigueu flexible. A l’hora de planificar i dirigir una reunió, un dels majors perills és que triga més del previst. Els empleats solen tenir-ne un no m'agrada reunions massa llargues, i amb raó, ja que poden ser increïblement avorrides i evitar que la gent faci una feina real. Per mantenir la reunió programada, vigileu el rellotge i, si en teniu l’oportunitat, procediu educadament dient alguna cosa com ara: “Hem de passar al següent tema si volem sortir d’aquí a temps. "
   • Tanmateix, les reunions sovint no van segons el previst, de manera que hauríeu d'estar preparats per compensar si alguna part de la reunió dura més del que desitgeu. Sigueu flexible en la discussió tant com sigui possible en el temps limitat que teniu per a la vostra reunió. Per exemple, si una part de la reunió ha quedat endarrerida, podeu retallar el debat per a altres parts de la reunió o ometre parts de la reunió relativament poc importants per assegurar-vos que acabi a temps.
3. Comenceu a escriure l’agenda molt abans de la reunió. Tot i que els calendaris no són necessàriament tan importants com altres tipus de documents empresarials (com ara informes, fulls de càlcul de dades, diapositives de presentació, etc.), encara voleu que el vostre calendari sigui professional i elegant, sobretot si el compartiu amb els vostres col·legues durant la reunió. Per assegurar-vos que teniu prou temps per produir un document de qualitat, comenceu a escriure el vostre diari el més aviat possible.
   • Començar aviat també us ofereix l’avantatge de rebre comentaris sobre l’agenda de la vostra reunió. Compartir una versió preliminar del vostre calendari amb col·legues o supervisors i sol·licitar-ne la informació, us pot ajudar a solucionar defectes i a afegir detalls que falten abans. Si espereu fins a l'últim segon per escriure el vostre calendari, és possible que no tingueu temps de demanar aquest comentari.
   • Tot i que podeu sortir amb l’escriptura d’agendes per a reunions diàries habituals el dia abans de la reunió, podeu trigar setmanes a preparar-vos per a una reunió important.
4. Comparteix l’agenda amb els assistents a la reunió. Per assegurar-vos que tothom vingui a la reunió amb un coneixement complet del tema a tractar, voldreu compartir l’agenda amb tothom per endavant. En funció de la cultura corporativa on treballeu, això podria significar imprimir diverses còpies i lliurar-les personalment o simplement enviar el calendari per correu electrònic com a fitxer adjunt. Tot i que distribueu el vostre calendari, assegureu-vos que estigui lliure d’errors tècnics abans d’enviar-lo.
   • Depenent de la importància de la reunió, és probable que vulgueu donar als assistents l'agenda almenys una hora o dues abans de la reunió. Per a reunions importants i importants, pot ser que sigui necessari enviar l'agenda amb un dia o més d'antelació.
   • Com que la gent sol estar ocupada o oblidar-se, és una idea intel·ligent portar algunes còpies addicionals de l’agenda a la reunió per si algú s’oblida de les seves.

Consells

• Si algú no pot assistir a la reunió, considereu la possibilitat de crear una secció "Absents anunciats" a la part superior de l'agenda, o bé deixeu-hi espai i anuncieu-la durant la reunió.
• Un recurs excel·lent per a un productiu la reunió utilitza "DARV": objectius, agenda, rols i responsabilitats. En primer lloc, la vostra reunió hauria de tenir-ne una objectiu tenir. Si només celebreu una reunió per proporcionar informació, no perdeu el temps de la gent amb una reunió. Envieu-los un butlletí. L'objectiu hauria de tenir un component actiu i, si és possible, un producte per mostrar: "Estableix els objectius trimestrals de l'equip". L’agenda és una llista de temes que tractareu per assolir aquest objectiu, amb un límit de temps per mantenir-vos en pista. Per exemple, "1. Comproveu l'estat dels objectius del darrer trimestre (15 minuts), 2. Qualsevol altre suggeriment empresarial d'objectius (20 minuts), 3. Seleccioneu els 5 objectius principals (10 minuts), etc." Per a funcions i responsabilitats, heu de determinar qui dirigeix ​​la reunió, qui pren notes i qui assigna els elements d'acció que resulten de la reunió.
• Si la vostra empresa té un formulari especial per a calendaris, utilitzeu aquest formulari com a plantilla. Per a alguns llocs, és essencial atenir-se a la fórmula.
• Depenent del que prefereixin els vostres companys, pot ser útil tenir un termini per proposar idees per a l'agenda. Indiqueu una data i hora de tancament i seguiu-hi. Deixeu lloc a les addicions on milloren el calendari o quan els esdeveniments substitueixen el vostre calendari original.