Content

• Passos

La precisió de la comptabilitat d’inventaris afecta diversos aspectes de les operacions d’una empresa. El departament de compres es basa en les dades d’inventari per iniciar compres periòdiques de materials. Els departaments de fabricació i planificació necessiten dades d’inventari exactes per planificar el procés de producció. Les dades d’inventari inexactes poden provocar escassetat de determinats materials, cosa que provocarà retards en el lliurament de productes als clients i pot provocar la interrupció del negoci. Les empreses poden millorar la precisió de les seves bases de dades d’inventari desenvolupant procediments comptables específics i supervisant el compliment dels empleats.

Passos

1. 1 Desenvolupar procediments de manipulació de materials a l’organització. Han d’incloure una descripció detallada dels passos que han de seguir els treballadors quan els materials arriben a l’empresa i es posen en producció.
   • Els procediments també han de descriure les accions dels empleats en cas que trobin existències danyades, defectes i escassetat.
2. 2 Capacitar el personal perquè treballi d’acord amb els procediments. El personal de l’empresa ha de conèixer a fons tots els procediments.
   • Cada empleat ha d’entendre la importància d’un control d’inventari precís i el seu impacte en l’empresa en el seu conjunt.
   • Per a grups individuals de personal, es poden organitzar sessions de formació separades, centrades específicament en la seva àrea de treball. Per exemple, el personal de fabricació tindrà els seus propis procediments per manipular materials diferents dels del departament de compres.
3. 3 Supervisar el rendiment del personal i realitzar auditories. Els procediments d'inventari només són valuosos si són seguits per treballadors. Assegureu-vos que els empleats segueixen els procediments establerts.
   • Una auditoria dels registres i factures principals pot verificar que els empleats segueixen els procediments de gestió d’inventari.
4. 4 Establir un cicle de comprovacions d’inventari intermedis. La seva freqüència dependrà de la taxa de rotació o del valor dels respectius grups d’estocs.
   • Per desenvolupar un calendari d’inventaris, les existències es poden dividir en grups amb diferent freqüència de recàlcul. Per exemple, una empresa pot decidir inventariar la disponibilitat de peces amb alta facturació cada mes, però inventariar peces amb baixa facturació dues vegades a l'any.
   • L’empresa ha de formar els empleats per mantenir un inventari continu d’estocs. En aquest cas, els comptables d’inventari coneixeran bé la llista d’inventari, les operacions realitzades amb ells i les accions en cas d’escassetat.
   • La comptabilitat contínua d’inventaris també implica identificar els motius de l’escassetat quan es detecten. Això pot aportar un raig de llum sobre els problemes existents en els procediments de comptabilitat d’inventaris.
5. 5 Elaborar un procediment per fer front a l'escassetat. En algunes organitzacions, la direcció ha de certificar el fet d’anul·lar l’escassetat. Si s’identifica una manca, el comptable d’inventaris ha d’adaptar les dades comptables a la disponibilitat real d’inventaris.
6. 6 Programa els inventaris anuals totals. Els inventaris anuals es poden realitzar 1-2 vegades a l'any per recompondre totes les existències i ajustar les dades comptables a l'estat real de les coses.
   • Les discrepàncies entre la quantitat real d’inventaris i les dades comptables trobades durant l’inventari també permeten avaluar l’eficàcia de l’organització de la comptabilitat d’inventaris i dels propis procediments comptables.